Entschuldigung?! Geschäftliche E-Mail-Etikette, die Sie kennen sollten
Was Sie online tun und wie Sie sich verhalten, kann oft Ihr Verhalten und Ihre Qualitäten im wirklichen Leben widerspiegeln. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die beste Version von sich und Ihrer Marke präsentieren.
Was Sie online tun und wie Sie sich verhalten, kann oft eine Reflexion dieser gleichen Handlungen und Eigenschaften im wirklichen Leben sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie die beste Version von sich selbst und Ihrer Marke präsentieren.
Wie viele Dinge, die mit Manieren und Respekt zu tun haben, bezieht sich E-Mail-Etikette auf eine Reihe von meist ungeschriebenen Regeln. Es sind die Verhaltensrichtlinien und Prinzipien, die höfliches, freundliches und professionelles E-Mail-Verhalten regeln.
Obwohl digitale Missgeschicke unter Freunden etwas sein können, über das man bei Ihrem nächsten gesellschaftlichen Treffen lachen kann, können ähnliche Missgeschicke in einem geschäftlichen Umfeld unverzeihlich sein. Sie können nicht nur Ihre professionellen Beziehungen beschädigen, sondern auch Ihre Marke und Ihren Ruf beflecken.
Einige Aspekte der E-Mail-Etikette können an das Publikum, den Kontext, den Zweck und die Vertrautheit mit den Empfängern angepasst werden, aber es ist nie eine schlechte Idee, die allgemeine E-Mail-Etikette zu beachten.
Seien Sie in geschäftlichen Umgebungen auf der sicheren Seite und befolgen Sie diese 10 einfachen Tipps zur E-Mail-Etikette:
Kenntnis Ihrer Empfänger
Verstehen Sie genau, wer Ihr Leser ist. Zum Beispiel wird eine hippe und mit Slang gefüllte Nachricht, die Sie an einen Musiker im Showgeschäft senden, nicht angemessen sein für einen leitenden Angestellten in der Finanzbranche. Erwarten Sie also nicht, dass Ihr Empfänger sich Ihrem Schreibstil anpasst; passen Sie Ihr Schreiben an die beruflichen Erwartungen Ihres Lesers an.
Weitere publikumsgerechte Dinge, die Sie beachten sollten:
- Seien Sie sich kultureller und sprachlicher Unterschiede bewusst.
- Humor ist sehr subjektiv, also vermeiden Sie ihn, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass Ihr Empfänger ihn schätzen würde.
- Vermeiden Sie Akronyme und Fachjargon, es sei denn, der Empfänger stammt aus dieser Branche.
- Verwenden Sie inklusive Sprache.
- Vermeiden Sie beleidigende oder sexistische Sprache.
Wählen Sie Klarheit anstelle von Niedlichkeit
Das gilt besonders für Ihre Betreffzeilen und den einleitenden Absatz. Verstehen Sie mich nicht falsch, ich liebe kreative und unterhaltsame Texte – das ist mein Ding. Aber in professionellen Umgebungen müssen Sie auf den Punkt kommen und das schnell. Wenn es zu lange dauert, bis Ihre E-Mail-Empfänger Ihre Absicht oder Hauptbotschaft erkennen, machen Sie es ihnen viel zu schwer. Wenn also die Aufmerksamkeit auf Ihnen liegt, reden Sie nicht um den heißen Brei. Machen Sie Ihren Punkt klar und prägnant, werfen Sie das Mikrofon und verlassen Sie die Bühne nach links.
Vermeiden Sie das Thema der Köder-und-Wechsel-Taktik
Obwohl Werbetreibende diese auffällige Technik oft verwenden, um Menschen dazu zu verleiten, ihre Nachrichten zu öffnen, sollten Sie dies vermeiden, wenn Sie direkt mit Kollegen und Kunden kommunizieren.
Ihre Betreffzeile sollte ehrlich den Sinn und die Absicht des Inhalts widerspiegeln, den die Nachricht enthält. Verwenden Sie also nicht “DRINGEND! Sofortige Handlung erforderlich!”, nur um Ihr Team im E-Mail-Text zu fragen, wohin sie am Freitagabend zum Happy Hour gehen möchten.
Dies kann zu mehreren Dingen führen:
- Sie könnten Ihnen die Köder-und-Wechsel-Taktik übelnehmen.
- Es zeigt einen Mangel an Respekt für die Zeit der Menschen.
- Wenn es zu oft gemacht wird, könnte es schließlich den Ernst wirklich dringender Nachrichten verringern.
Antworten... auch wenn Sie nicht können
Kommunikation ist eine Straße mit zwei Richtungen—insbesondere wenn es um Sender geht, mit denen Sie bereits eine etablierte Beziehung haben. Tun Sie also Ihr Bestes, um zu vermeiden, dass die E-Mail eines Kollegen oder Kunden länger als einen vollen Geschäftstag unbeantwortet bleibt (es sei denn, Sie sind außer Haus).
Selbst ein einfaches „Ich melde mich morgen dazu zurück“ trägt dazu bei, den Absender anzuerkennen und die Kommunikationswege offen zu halten. Lassen Sie sie nicht tagelang im Ungewissen und zwingen Sie sie nicht, mehrmals bei Ihnen nachzufragen.
Die Ausnahme von dieser Etikette-Regel sind unerwünschte Nachrichten. In meinem früheren Leben, während ich als Technologie-Journalist arbeitete, erhielt ich täglich Dutzende unerwünschte Nachrichten von PR-Profis, die mich um die Berichterstattung über die Nachrichten ihrer Kunden baten, von freiberuflichen Schreibern, die nach Gastbeitragsmöglichkeiten suchten, und von SEO-Experten mit Anfrage nach Backlinks. Wenn diese Anfragen legitim sind, leiten Teams sie oft über hochwertige PR-Link-Wachstum Partner, um die Bewertung konsistent und respektvoll zu halten. Es war unmöglich, jede von ihnen zu beantworten—oder überhaupt zu antworten.
Stellen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein
Je länger Sie von Ihrer E-Mail-Abwesenheit planen, desto wichtiger ist es, eine angemessene Abwesenheitsnotiz einzurichten. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine wichtige Nachricht an jemanden zu senden - insbesondere wenn eine dringende Antwort erforderlich ist oder Ihre Entscheidungen von ihren Informationen abhängen - und tagelang oder wochenlang nichts zurückzuhören.
Richten Sie also eine ordnungsgemäße automatische Antwortnachricht ein, in der Sie den Absendern mitteilen, wie lange Sie abwesend sein werden. Es wäre auch hilfreich, die Kontaktdaten einer anderen Person bereitzustellen, die möglicherweise helfen kann, während Sie weg sind.
Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung
Erinnern Sie sich, was ich über das Kennen Ihres Publikums gesagt habe? Das Gleiche gilt für Ihre Begrüßung und Einführung – insbesondere beim Versenden von Nachrichten an jemanden, den Sie nicht kennen.
Ich habe mehrere echte geschäftsbezogene Kaltakquise-E-Mails erhalten, die mit Variationen von "Hallo Schatz", "Hallo mein Lieber" oder "Hey Bruder" begonnen haben. Es ist cringe, und sie haben sich damit ein Erstklassicket zum Mülleimer gebucht.
Muß man wirklich “Allen antworten” verwenden?
Eine ursprüngliche Gruppen-E-Mail wurde möglicherweise aus Informationsgründen an mehrere Empfänger gesendet, war aber nur für eine Person gedacht. Wenn Sie diese Person sind, überlegen Sie, ob Ihre Antwort - und die anschließende Diskussion - wirklich alle Empfänger einbeziehen oder nur zwischen Ihnen und dem Absender sein sollte.
Es kann frustrierend und ablenkend sein, in einen langen Diskussionsstrang einbezogen zu werden, wenn Sie nur am Rande mit dem Thema verbunden sind. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um zu überlegen, ob jeder im Gruppenchat Ihre Antwort sehen muss.
Denken Sie nach, bevor Sie weitersenden
Immer wenn Sie eine Nachricht von jemandem erhalten, erwarten sie zu 99,9 % von Ihnen, dass Sie die einzige Person sind, die sie liest. Es ist sehr schlechte Etikette, diese einfach an jemand anderen weiterzuleiten, nur weil Sie sich nicht darum kümmern möchten.
Der Absender kann private oder sogar sensible Informationen enthalten, die er nicht möchte, dass sie von anderen gelesen werden. Wenn Sie die Nachricht wirklich weiterleiten müssen, um Maßnahmen zu delegieren, fragen Sie vorher den Absender oder fassen Sie die Informationen zusammen und senden Sie Ihre eigene Nachricht.
Verwenden Sie Blindkopien, wenn es angebracht ist
Die effektive Nutzung der Blindkopie (BCC) Ihres E-Mails zeigt nicht nur Respekt für die E-Mail-Adressen und die Privatsphäre anderer, sondern ist auch eine kluge Geschäftspraxis.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind mitten im Einstellungsprozess. Einer der wichtigsten Entscheidungsträger ist jedoch nicht im Büro, sodass Sie allen Kandidaten eine Nachricht senden müssen, dass die endgültige Entscheidung leicht verzögert wird. Möchten Sie, dass jeder Kandidat die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Kandidaten sieht? Natürlich nicht. BCC den ganzen Tag.
Vor dem Versenden Korrektur lesen
Eine fehlerhafte Geschäfts-E-Mail ist nicht nur ein Zeichen von Nachlässigkeit, sondern kann auch als völliger Mangel an Respekt für die Person, die die Nachricht liest, interpretiert werden.
Während du in informellen E-Mails an jemanden, den du gut kennst, mit Fehlern davonkommen kannst, kann das in einem geschäftlichen Umfeld sehr schlecht auf dich zurückfallen – und sogar erhebliche Verlegenheit erzeugen.
Ein Story-Pitch über die Dynamik am Arbeitsplatz landete einmal in meinem Posteingang, wo ein einprägsamer Tippfehler lautete: „Die Unternehmenskultur muss kultiviert werden. Es ist ein lebendes, atmendes Orgasmus.“ Ähm, ich glaube, das Wort, das du suchst, ist „Organismus“. Nimm dir also ein paar Minuten Zeit, um deine Nachricht erneut zu lesen, bevor du auf den Senden-Button klickst. Je wichtiger die E-Mail, desto wichtiger sind diese zusätzlichen Minuten.
Abschließende Gedanken…
Sie haben möglicherweise Tausende oder sogar Millionen von Dollar in Marketing, Werbung und Branding investiert, um Ihr Image zu perfektionieren. Lassen Sie dies nicht durch eine achtlose E-Mail oder das Fehlen einer E-Mail zunichte machen. Das Beobachten der richtigen E-Mail-Etikette – eine relativ mühelose, kostenfreie Aktivität – kann viel dazu beitragen, Höflichkeit, Respekt und Professionalität zu zeigen. Und diese Eigenschaften kann man sich nicht kaufen.
