Excuseer?!! Zakelijke e-mailetiquette die je moet kennen
Wat je online doet en hoe je je gedraagt, kan vaak een afspiegeling zijn van dezelfde acties en kwaliteiten in het echte leven. Zorg ervoor dat je de beste versie van jezelf en je merk presenteert.
Wat je doet en hoe je je online gedraagt, kan vaak een weerspiegeling zijn van dezelfde acties en kwaliteiten in het echte leven. Zorg er dus voor dat je de beste versie van jezelf en je merk presenteert.
Zoals bij veel dingen die te maken hebben met manieren en respect, verwijst e-mail etiquette naar een reeks voornamelijk ongeschreven regels. Het zijn de gedragsrichtlijnen en principes die beleefd, hoffelijk en professioneel e-mailgedrag bepalen.
Hoewel digitale blunders onder vrienden iets kunnen zijn om om te lachen tijdens je volgende sociale bijeenkomst, kunnen soortgelijke blunders in een zakelijke omgeving onvergeeflijk zijn. Ze kunnen niet alleen je professionele relaties beschadigen, maar ook je merk en reputatie bevlekken.
Sommige aspecten van e-mail etiquette kunnen worden aangepast aan het publiek, de context, het doel en de bekendheid met de ontvangers, maar het is nooit een slecht idee om algemene e-mail etiquette in acht te nemen.
Wees voorzichtig in zakelijke omgevingen en volg deze 10 eenvoudige tips voor e-mail etiquette:
Ken uw ontvangers
Begrijp precies wie uw lezer is. Een hip en vol slang gevuld bericht dat u naar een muzikant in de showbusiness zou sturen, is bijvoorbeeld niet geschikt voor een executive in de financiële sector. Verwacht dus niet dat uw ontvanger zich aanpast aan uw schrijfstijl; pas uw schrijven aan de professionele verwachtingen van uw lezer aan.
Andere zaken om in gedachten te houden met betrekking tot het publiek:
- Wees bewust van culturele en taalkundige verschillen.
- Humor is heel subjectief, dus vermijd het tenzij u zeker weet dat uw ontvanger het zou waarderen.
- Vermijd acroniemen en vakjargon, tenzij de ontvanger uit die sector komt.
- Gebruik inclusieve taal.
- Vermijd kwetsende of seksistische taal.
Kies duidelijkheid boven schattigheid
Dit geldt vooral voor je onderwerpregels en openingsparagraaf. Begrijp me niet verkeerd, ik hou van creatieve en vermakelijke teksten - dat is mijn ding. Maar in professionele omgevingen moet je ter zake komen en dat moet je snel doen. Als het lang duurt voordat je e-mailontvangers je intentie of belangrijkste boodschap begrijpen, laat je ze veel te hard werken. Dus wanneer de schijnwerpers op jou gericht zijn, geef dan geen eindeloos verhaal. Maak je punt duidelijk en beknopt, laat de microfoon vallen en verlaat het podium naar links.
Voorkom de onderwerpregel bait and switch
Hoewel adverteerders deze opvallende techniek vaak gebruiken om mensen te verleiden hun berichten te openen, vermijd dit wanneer je rechtstreeks communiceert met collega's en klanten.
Je onderwerpregel moet eerlijk de betekenis en intentie van de inhoud van het bericht weerspiegelen. Gebruik dus niet “DRINGEND! Onmiddellijke actie vereist!” alleen om vervolgens je team te vragen waar ze vrijdagavond graag naartoe willen voor de happy hour in de e-mailinhoud.
Dit kan resulteren in verschillende dingen:
- Ze kunnen je kwalijk nemen dat je de bait and switch hebt toegepast.
- Het toont een gebrek aan respect voor de tijd van mensen.
- Wanneer dit te vaak gebeurt, kan het uiteindelijk de ernst van daadwerkelijk urgente berichten verminderen.
Antwoorden… zelfs als je niet kunt
Communicatie is een tweerichtingsverkeer - vooral als het gaat om afzenders met wie je al een gevestigde relatie hebt. Doe daarom je best om te voorkomen dat je een e-mail van een collega of klant langer dan een volledig werkdag onbeantwoord laat (tenzij je niet op kantoor bent).
Zelfs een simpele “Ik kom hier morgen op terug” kan veel doen om de afzender te erkennen en de lijnen van communicatie open te houden. Laat ze niet dagenlang in de kou staan en dwing ze niet om meerdere keren bij je achter te volgen.
De uitzondering op deze etiquette regel zijn ongevraagde berichten. In mijn vorige leven, terwijl ik als technologiejournalist werkte, ontving ik dagelijks tientallen ongevraagde berichten van PR-professionals die me vroegen om het nieuws van hun cliënten te dekken, freelance schrijvers die op zoek waren naar gastblogmogelijkheden, en SEO-experts met backlink verzoeken. Wanneer die verzoeken legitiem zijn, sturen teams ze vaak door via hoogwaardige PR linkgroeipartners om de evaluatie consistent en respectvol te houden. Het was onmogelijk om ze allemaal te beantwoorden - of om dat überhaupt te doen.
Stel uw afwezigheidsantwoord in
Hoe langer u van plan bent om weg te zijn van uw e-mail, hoe belangrijker het is om een goed afwezigheidsantwoord in te stellen. Er is niets erger dan het versturen van een belangrijk bericht naar iemand – vooral als het een dringende reactie vereist of als uw beslissingen afhangen van hun informatie – en dagen of weken niets terug te horen.
Stel dus een goed automatische antwoordbericht in, waarin u afzenders vertelt hoe lang u weg zult zijn. Het zou ook nuttig zijn om de contactgegevens van iemand anders op te geven die misschien kan helpen terwijl u weg bent.
Gebruik een geschikte begroeting
Vergeet niet wat ik zei over het kennen van je publiek? Hetzelfde geldt voor je begroeting en introductie - vooral wanneer je berichten verstuurt naar iemand die je niet kent.
Ik heb meerdere oprechte zakelijke cold outreach e-mails ontvangen die begonnen met een variatie van “Hi schat”, “Hallo mijn lief”, of “Hey bro”. Het is ongemakkelijk, en ze hebben zichzelf een eerste klas ticket naar de prullenbak geboekt.
Heb je echt "alle antwoorden" nodig?
Een eerste groepsmail kan zijn verzonden naar meerdere ontvangers voor informatieve doeleinden, maar was echt alleen bedoeld voor één persoon. Als jij die persoon bent, overweeg dan of jouw antwoord - en de daaropvolgende discussie - echt alle ontvangers moet betrekken of alleen tussen jou en de afzender moet zijn.
Het kan frustrerend en afleidend zijn om betrokken te worden in een lange discutiedraad als je slechts zijdelings betrokken bent bij het onderwerp. Neem dus even de tijd om na te denken of iedereen in het groepsbericht jouw antwoord moet zien.
Denken voordat je doorstuurt
Wanneer je een bericht van iemand ontvangt, verwachten ze 99,9% van de tijd dat jij de enige bent die het leest. Het is zeer slechte etiquette om het gewoon naar iemand anders door te sturen omdat je het zelf niet wilt afhandelen.
De afzender kan privé of zelfs gevoelige informatie bevatten die ze niet willen dat iemand anders leest. Als je het bericht echt moet doorsturen om actie te delegeren, controleer dan eerst bij de afzender of geef een samenvatting en verstuur je eigen bericht.
Gebruik blind carbon copy wanneer dat gepast is
Effectief gebruik van de blind carbon copy (BCC) in je e-mail toont niet alleen respect voor de e-mailadres en privacy van anderen, maar het is ook een slimme zakelijke praktijk.
Controleer voordat je verzendt
Een foutieve zakelijke e-mail is niet alleen een teken van slordigheid, maar kan ook geïnterpreteerd worden als een compleet gebrek aan respect voor de persoon die het bericht leest.
Hoewel je met fouten in informele e-mails naar iemand die je goed kent weg kunt komen, kan het zeer negatief op je afstralen—en zelfs aanzienlijke schaamte veroorzaken—in een zakelijke setting.
Een verhaal over werkplek dynamiek kwam ooit in mijn inbox, waar een memorabele typefout luidde: “De werkcultuur moet worden gecultiveerd. Het is een levend, ademend orgasme.” Ummmm, ik geloof dat het woord dat je zoekt “organisme” is. Dus neem een paar minuten de tijd om je bericht opnieuw te lezen voordat je op de verzendknop drukt. Hoe belangrijker de e-mail, hoe belangrijker deze extra minuten.
Slotgedachten…
Je hebt misschien duizenden of zelfs miljoenen dollars uitgegeven aan marketing, reclame en branding om je imago te perfectioneren. Vernietig dit niet met een zorgeloze e-mail of het ontbreken van een e-mail. Gewoon het naleven van de juiste e-mail etiquette—een relatief moeiteloze, kosteloze activiteit—kan een lange weg afleggen om beleefdheid, respect en professionaliteit te tonen. En dit zijn kwaliteiten die geen geld kan kopen.
