Galateo delle email aziendali che dovresti conoscere
Ciò che fai e come ti comporti online spesso riflette le tue azioni e qualità nella vita reale. Assicurati di presentare la miglior versione di te stesso e del tuo marchio.
Ciò che fai e come ti comporti online può spesso essere un riflesso di queste stesse azioni e qualità nella vita reale. Quindi assicurati di presentare la migliore versione di te stesso e del tuo marchio.
Come molte cose legate alle buone maniere e al rispetto, l'etichetta delle email si riferisce a un insieme di regole per lo più non scritte. Sono le linee guida comportamentali e i principi che governano una condotta educata, cortese e professionale nelle email.
Sebbene le disavventure digitali tra amici possano essere qualcosa di cui ridere durante il tuo prossimo incontro sociale, disavventure simili in un ambiente aziendale possono essere imperdonabili. Possono non solo danneggiare le tue relazioni professionali, ma anche macchiare il tuo marchio e la tua reputazione.
Alcuni aspetti dell'etichetta delle email possono essere adattati al pubblico, al contesto, allo scopo e alla familiarità con i destinatari, ma non è mai una cattiva idea osservare l'etichetta generale delle email in modo trasversale.
Gioca sul sicuro in contesti aziendali e segui questi 10 semplici consigli di etichetta per email:
Conosci i tuoi destinatari
Comprendi esattamente chi è il tuo lettore. Ad esempio, un messaggio alla moda e pieno di slang che invieresti a un musicista nel mondo dello spettacolo non sarà appropriato per un dirigente nel settore finanziario. Quindi non aspettarti che il tuo destinatario si adatti al tuo stile di scrittura; adatta la tua scrittura alle aspettative professionali del tuo lettore.
Altre cose focalizzate sul pubblico da tenere a mente:
- Fai attenzione alle differenze culturali e linguistiche.
- Humor è molto soggettivo, quindi evitalo a meno che non sia sicuro che il tuo destinatario lo apprezzerebbe.
- Evita acronimi e gergo di settore a meno che il destinatario provenga da quel settore.
- Utilizza un linguaggio inclusivo.
- Evita un linguaggio offensivo o sessista.
Scegliere la chiarezza invece del carino
Questo è particolarmente vero per i tuoi oggetti e il paragrafo introduttivo. Non fraintendermi, adoro un testo creativo e divertente—è il mio forte. Ma in contesti professionali, devi arrivare al punto e devi farlo rapidamente. Se i destinatari delle tue email impiegano molto tempo per comprendere le tue intenzioni o il messaggio principale, stai facendo loro fare un lavoro troppo duro. Quindi, quando sei sotto i riflettori, non divagare. Fai il tuo punto in modo chiaro e conciso, metti giù il microfono e esci a sinistra.
Evitare il cambiamento di soggetto ingannevole
Anche se gli inserzionisti usano questa tecnica accattivante molto spesso per attirare le persone ad aprire i loro messaggi, evitalo quando comunichi direttamente con colleghi e clienti.
Il tuo oggetto dovrebbe riflettere onestamente il significato e l'intento del contenuto che il messaggio contiene. Quindi non usare "URGENTE! Azione immediata richiesta!" solo per chiedere al tuo team dove vorrebbero andare per l'happy hour di venerdì sera nel corpo dell'email.
Questo può portare a diverse conseguenze:
- Potrebbero risentirsi per il cambiamento ingannevole.
- Dimostra una mancanza di rispetto per il tempo delle persone.
- Quando fatto troppo spesso, può ridurre la gravità dei messaggi realmente urgenti.
Rispondi… anche quando non puoi
La comunicazione è una strada a doppio senso, soprattutto quando si tratta di mittenti con cui hai già un rapporto consolidato. Quindi fai del tuo meglio per evitare di lasciare l'email di un collega o di un cliente senza risposta per più di un'intera giornata lavorativa (a meno che tu non sia fuori ufficio).
Anche un semplice “Ti farò sapere qualcosa domani” fa molto per riconoscere il mittente e mantenere aperte le linee di comunicazione. Non lasciarli senza risposta per giorni e costringili a seguirti con più richieste.
L'eccezione a questa regola di etichetta sono i messaggi non richiesti. Nella mia vita precedente, mentre lavoravo come giornalista tecnologico, ricevevo dozzine di messaggi non richiesti al giorno da professionisti delle PR che mi chiedevano di coprire le notizie dei loro clienti, scrittori freelance in cerca di opportunità di guest post e esperti di SEO con richieste di backlink. Quando queste richieste sono legittime, i team spesso le inoltrano attraverso partner di crescita di link PR ad alta autorità per mantenere la valutazione consistente e rispettosa. Era impossibile rispondere a ognuna di esse—o anche solo a una.
Imposta la tua risposta automatica
Più a lungo prevedi di essere lontano dalla tua email, più è importante impostare una corretta risposta automatica. Non c'è niente di peggio che inviare un messaggio importante a qualcuno—specialmente se richiede una risposta urgente o se le tue decisioni dipendono dalle loro informazioni—e non ricevere nulla indietro per giorni o settimane.
Quindi, imposta un messaggio di risposta automatica adeguato, informando i mittenti di quanto tempo sarai assente. Sarebbe anche utile fornire le informazioni di contatto di qualcun altro che potrebbe essere in grado di aiutare mentre sei via.
Usa un saluto appropriato
Ricordi cosa ho detto riguardo a conoscere il tuo pubblico? Lo stesso vale per il tuo saluto e la tua introduzione—soprattutto quando invii messaggi a qualcuno che non conosci.
Ho ricevuto molte email di contatto a freddo genuine relative al business che iniziavano con qualche variazione di “Ciao tesoro”, “Ciao mio caro” o “Ehi fratello”. È imbarazzante, e si sono appena prenotati un biglietto di prima classe per il cestino.
Hai davvero bisogno di usare "rispondi a tutti"?
Una email di gruppo iniziale potrebbe essere stata inviata a più destinatari a scopo informativo, ma era realmente destinata solo a una persona. Se sei quella persona, considera se la tua risposta—e la discussione successiva—dovrebbero realmente coinvolgere tutti i destinatari o se debbano essere tra te e il mittente.
Può essere frustrante e distraente essere coinvolti in un lungo thread di discussione se sei solo tenuamente connesso con il suo argomento. Quindi prenditi un momento per considerare se tutti nel messaggio di gruppo debbano vedere la tua risposta.
Pensa prima di inoltrare
Ogni volta che ricevi un messaggio da qualcuno, il 99.9% delle volte si aspetta che tu sia l'unica persona a leggerlo. È una pessima etichetta semplicemente inoltrarlo a qualcun altro perché non vuoi occupartene.
Il mittente potrebbe includere informazioni private o anche sensibili che non vuole che qualcun altro legga. Se hai davvero bisogno di inoltrare il messaggio per delegare un'azione, verifica prima con il mittente o riassumi e invia il tuo messaggio.
Utilizza il copia carbone nascosta quando appropriato
Un uso efficace del copia carbone nascosta (BCC) nella tua email non solo dimostra rispetto per gli indirizzi email e la privacy delle altre persone, ma è anche una pratica commerciale intelligente.
Immagina questo: sei nel mezzo del processo di assunzione. Ma uno dei decisori chiave è fuori ufficio, quindi devi inviare un messaggio a tutti i candidati che la decisione finale sarà leggermente ritardata. Vuoi che ogni candidato veda il nome e l'indirizzo email degli altri candidati? Certo che no. BCC tutto il giorno.
Controlla prima di inviare
Un'email professionale piena di errori non è solo un segno di trascuratezza, ma può anche essere interpretata come una completa mancanza di rispetto per la persona che legge il messaggio.
Anche se puoi tollerare degli errori in email informali con qualcuno che conosci bene, questo può riflettersi molto negativamente su di te—e causare anche notevole imbarazzo—nella sfera professionale.
Una proposta di storia sulle dinamiche lavorative è una volta finita nella mia casella di posta, dove un errore memorabile recitava “La cultura del lavoro deve essere coltivata. È un orgasmo che vive e respira.” Ummm, credo che la parola che stai cercando sia “organismo”. Quindi prenditi alcuni minuti per rileggere il tuo messaggio prima di premere il pulsante invio. Più importante è l'email, più importanti sono questi minuti extra.
Considerazioni finali…
Potresti aver speso migliaia, o addirittura milioni, di dollari in marketing, pubblicità e branding per perfezionare la tua immagine. Non rovinare tutto con un email distratto o con l'assenza di un'email. Osservare semplicemente le giuste consigli di etichetta per email—un'attività relativamente a basso impegno e senza costi—può fare molto per mostrare cortesia, rispetto e professionalità. E queste sono qualità che il denaro non può comprare.
