Извините?!? Основы делового этикета электронной почты
Ваше поведение и действия в интернете могут отражать то, как вы действуете в реальной жизни. Убедитесь, что вы представляете себя и свой бренд с наилучшей стороны.
То, как вы себя ведете и что делаете в Интернете, зачастую может отражать те же действия и качества в реальной жизни. Поэтому убедитесь, что вы представляете лучшую версию себя и своего бренда.
Как и многие вещи, связанные с манерами и уважением, этикет электронной почты относится к набору в основном неписаных правил. Это поведенческие рекомендации и принципы, которые регулируют вежкое, учтивое и профессиональное поведение в электронной почте.
Хотя цифровые оплошности среди друзей могут стать поводом для смеха на следующей встрече, подобные ошибки в деловой среде могут быть непростительны. Они могут не только подорвать ваши профессиональные отношения, но и запятнать ваш бренд и репутацию.
Некоторые аспекты этикета электронной почты можно адаптировать к аудитории, контексту, цели и знакомству с получателями, но никогда не будет лишним следовать общим правилам этикета электронной почты.
Будьте осторожны в деловых обстоятельствах и следуйте этим 10 простым советам по этикету электронной почты:
Знайте своих получателей
Поймите, кто именно ваш читатель. Например, стильный и наполненный сленгом текст, который вы отправите музыканту из шоу-бизнеса, будет неуместен для руководителя в финансовой сфере. Поэтому не ожидайте, что ваш получатель подстроится под ваш стиль письма; адаптируйте свое письмо к профессиональным ожиданиям вашего читателя.
Другие важные моменты, которые следует учитывать при ориентировании на аудиторию:
- Учитывайте культурные и языковые различия.
- Юмор очень субъективен, поэтому избегайте его, если не уверены, что получатель его оценит.
- Избегайте аббревиатур и специализированной терминологии, если получатель не из этой отрасли.
- Используйте инклюзивный язык.
- Избегайте оскорбительного или сексистского языка.
Выбирайте ясность, а не милоту
Это особенно верно для ваших заголовков и первого абзаца. Не поймите меня неверно, я люблю креативные и развлекательные тексты — это моя страсть. Но в профессиональных условиях вам нужно четко выражать мысли и делать это быстро. Если вашим получателям электронной почты требуется много времени, чтобы понять ваше намерение или основное сообщение, вы заставляете их очень усердно работать. Поэтому, когда внимание приковано к вам, не отвлекайтесь. Сделайте вашу мысль ясной и лаконичной, бросьте микрофон и покиньте сцену налево.
Избегайте ловушки в теме письма
Хотя рекламодатели часто используют эту привлекательную технику, чтобы привлечь людей открыть свои сообщения, избегайте этого при общении напрямую с коллегами и клиентами.
Тема вашего письма должна честно отражать значение и намерение содержимого, которое содержит сообщение. Поэтому не используйте «СРОЧНО! Требуется немедленное действие!» только для того, чтобы спросить у своей команды, куда им хотелось бы пойти на вечерний коктейль в пятницу в теле письма.
Это может привести к нескольким последствиям:
- Они могут resent вас за ловушку.
- Это показывает неуважение к времени людей.
- Когда это происходит слишком часто, это может в конечном итоге уменьшить важность действительно срочных сообщений.
Ответьте... даже когда не можете
Связь — это улица с двусторонним движением, особенно когда речь идет о отправителях, с которыми у вас уже установлены отношения. Поэтому старайтесь избегать того, чтобы не оставлять электронное письмо коллеги или клиента без ответа более чем на один рабочий день (если вы не в отпуске).
Даже простое "Я вернусь к вам с этим завтра" сильно помогает в признании отправителя и поддержании открытых линий связи. Не оставляйте их без ответа на дни и не заставляйте следить за вами несколько раз.
Исключением из этого правила этикета являются нежелательные сообщения. В моей прежней жизни, работая в качестве журналиста по технологиям, я ежедневно получал десятки нежелательных сообщений от PR-специалистов, которые просили меня освещать новости их клиентов, фрилансеров, ищущих возможности для гостевых постов, и SEO-экспертов с запросами на обратные ссылки. Когда эти запросы легитимны, команды часто перенаправляют их через партнеров по росту PR-ссылок высокой авторитетности, чтобы поддерживать оценку последовательной и уважительной. Ответить на каждое из них было невозможно — или вообще.
Настройте автоматический ответ о вашем отсутствии
Чем дольше вы планируете отсутствовать на связи, тем более важно настроить правильный автоматический ответ о вашем отсутствии. Нет ничего хуже, чем отправить важное сообщение кому-то — особенно если это требует срочного ответа или если ваши решения зависят от их информации — и не получить ответа в течение дней или недель.
Поэтому настройте подходящее сообщение об автоответе, сообщив отправителям, как долго вы будете отсутствовать. Также полезно предоставить контактную информацию кого-то еще, кто сможет помочь, пока вас нет.
Используйте подходящее приветствие
Помните, что я говорил о знании своей аудитории? То же самое касается вашего приветствия и введения — особенно при отправке сообщений кому-то, кого вы не знаете.
Я получал несколько искренних деловых холодных писем, которые начинались с каких-то вариаций “Привет, милая”, “Здравствуйте, дорогой” или “Эй, братан”. Это неловко, и они просто забронировали себе билет в мусорную корзину.
Действительно ли вам нужно использовать "ответить всем"?
Первоначальное групповое письмо могло быть отправлено нескольким получателям для информационных целей, но на самом деле предназначалось только для одного человека. Если вы этот человек, подумайте, действительно ли ваша реакция и последующее обсуждение должны касаться всех получателей или только вас и отправителя.
Может быть неприятно и отвлекающе быть вовлеченным в длинную цепочку обсуждений, если вы только косвенно связаны с темой. Поэтому уделите момент, чтобы обдумать, нужно ли всем в групповом сообщении видеть ваш ответ.
Думайте, прежде чем пересылать
Каждый раз, когда вы получаете сообщение от кого-то, в 99,9% случаев они ожидают, что только вы прочитаете его. Очень плохая этика просто пересылать его кому-то еще, потому что вы не хотите с этим разбираться.
Отправитель может включать личную или даже чувствительную информацию, которую они не хотят, чтобы кто-то другой читал. Если вам действительно нужно переслать сообщение для делегирования действия, сначала проверьте с отправителем или сделайте краткий пересказ и отправьте собственное сообщение.
Используйте скрытую копию, когда это уместно
Эффективное использование скрытой копии (BCC) в вашем электронном письме не только демонстрирует уважение к адресам электронной почты других людей и их конфиденциальности, но и является разумной практикой в бизнесе.
Представьте себе: вы находитесь в процессе найма. Но один из ключевых членов команды отсутствует, и вам нужно отправить сообщение всем кандидатам, что окончательное решение будет немного задержано. Хотели бы вы, чтобы каждый кандидат видел имя и адрес электронной почты других кандидатов? Конечно, нет. Используйте BCC постоянно.
Проверьте перед отправкой
Ошибочный деловой email является не только знаком небрежности, но также может восприниматься как полное неуважение к человеку, читающему сообщение.
Хотя вы можете позволить себе ошибки в неформальных письмах с кем-то, кого хорошо знаете, это может негативно сказаться на вашем имидже — и даже вызвать значительное смущение — в деловой обстановке.
Однажды в мой почтовый ящик поп pitch на тему динамики в рабочем коллективе, где запоминающаяся опечатка гласила: “Культуру рабочего места нужно развивать. Это живой, дышащий оргазм.” Эм, я полагаю, что слово, которое вы ищете, это “организм”. Поэтому потратьте несколько минут, чтобы перечитать ваше сообщение перед нажатием кнопки отправки. Чем важнее email, тем важнее эти дополнительные минуты.
Заключительные мысли…
Вы могли потратить тысячи, а может быть, и миллионы долларов на маркетинг, рекламу и брендинг, чтобы усовершенствовать свой имидж. Не разрушайте это неосторожным письмом или его отсутствием. Придерживаясь правильного этикета электронной почты — относительно малозатратного и бесплатного занятия — вы можете продемонстрировать вежливость, уважение и профессионализм. А эти качества не купить за деньги.
