Zasady etykiety e-mail w biznesie, które musisz znać
Twoje działania i zachowanie online często odzwierciedlają to, kim jesteś w rzeczywistości. Upewnij się, że prezentujesz najlepszą wersję siebie i swojej marki.
To, co robisz i jak się zachowujesz online, może często odzwierciedlać te same działania i cechy w prawdziwym życiu. Upewnij się więc, że prezentujesz najlepszą wersję siebie i swojej marki.
Jak wiele rzeczy związanych z manierami i szacunkiem, etykieta e-mailowa odnosi się do zestawu głównie niepisanych zasad. To zasady i wytyczne, które regulują uprzejme, grzeczne i profesjonalne zachowanie w e-mailach.
Chociaż cyfrowe wpadki wśród przyjaciół mogą być czymś, z czego można się pośmiać podczas następnego spotkania towarzyskiego, podobne wpadki w środowisku biznesowym mogą być niewybaczalne. Mogą one nie tylko zaszkodzić Twoim relacjom zawodowym, ale także zszargać Twoją markę i reputację.
Niektóre aspekty etykiety e-mailowej można dostosować do odbiorców, kontekstu, celu oraz znajomości z odbiorcami, ale nigdy nie zaszkodzi przestrzegać ogólnych zasad etykiety e-mailowej.
Zachowaj ostrożność w środowisku biznesowym i stosuj się do tych 10 prostych wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej:
Znaj swoją grupę odbiorców
Zrozum dokładnie, kim jest twój czytelnik. Na przykład, hipsterskie wiadomości wypełnione slangiem, które wysłałbyś muzykom w branży rozrywkowej, nie będą odpowiednie dla wykonawcy w przemyśle finansowym. Nie oczekuj, że twój odbiorca dostosuje się do twojego stylu pisania; dostosuj swoje pismo do profesjonalnych oczekiwań swojego czytelnika.
Inne rzeczy skoncentrowane na odbiorcy, o których należy pamiętać:
- Uważaj na różnice kulturowe i językowe.
- Humor jest bardzo subiektywny, więc unikaj go, chyba że jesteś pewien, że twój odbiorca to doceni.
- Unikaj skrótów i żargonu branżowego, chyba że odbiorca pochodzi z tej branży.
- Używaj języka inkluzywnego.
- Unikaj obraźliwego lub seksistowskiego języka.
Wybierz jasność zamiast słodyczy
Dotyczy to szczególnie twoich nagłówków i pierwszego akapitu. Nie zrozum mnie źle, uwielbiam kreatywny i zabawny tekst – to jest moje. Ale w profesjonalnych ustawieniach musisz przejść do sedna sprawy i zrobić to szybko. Jeśli twoim odbiorcom e-maili zajmuje dużo czasu, aby odkryć twoje intencje lub główny przekaz, sprawiasz, że muszą pracować zbyt ciężko. Więc gdy jesteś w centrum uwagi, nie rozwlekaj się. Wyraź swój punkt jasno i zwięźle, zrzuć mikrofon i wyjdź ze sceny w lewo.
Unikaj techniki przynęty w tytule wiadomości
Chociaż reklamodawcy często stosują tę przyciągającą uwagę technikę, aby skusić ludzi do otwarcia swoich wiadomości, unikaj tego podczas komunikacji bezpośredniej z kolegami i klientami.
Twój tytuł wiadomości powinien szczerze odzwierciedlać znaczenie i cel treści, którą wiadomość zawiera. Dlatego nie używaj „Pilne! Wymagana natychmiastowa akcja!” tylko po to, aby zapytać swój zespół, gdzie chcieliby pójść na piątkowe happy hour w treści wiadomości.
Może to prowadzić do kilku rzeczy:
- Mogą mieć do Ciebie żal z powodu techniki przynęty.
- Pokazuje to brak szacunku dla czasu innych ludzi.
- Kiedy jest to robione zbyt często, może to z czasem osłabić powagę rzeczywiście pilnych wiadomości.
Odpowiedz… nawet gdy nie możesz
Komunikacja to dwukierunkowa ulica—szczególnie w przypadku nadawców, z którymi masz już nawiązaną relację. Staraj się unikać pozostawiania e-maila od kolegi lub klienta bez odpowiedzi przez dłużej niż jeden pełny dzień roboczy (chyba że jesteś poza biurem).
Nawet proste „Odpowiem ci na to jutro” robi wiele, aby uznać nadawcę i utrzymać otwarte linie komunikacji. Nie ignoruj ich przez dni i nie zmuszaj do wielokrotnego przypominania się.
Wyjątkiem od tej zasady etykiety są wiadomości niezamówione. W moim byłym życiu, pracując jako dziennikarz technologiczny, otrzymywałem dziesiątki niezamówionych wiadomości dziennie od specjalistów PR, którzy prosili mnie o relacjonowanie wiadomości ich klientów, freelancerów szukających możliwości publikacji gościnnych oraz ekspertów SEO z prośbami o linki zwrotne. Kiedy te prośby są uzasadnione, zespoły często kierują je przez partnerów zajmujących się wzrostem linków PR o wysokiej autorytecie, aby utrzymać ocenę w sposób spójny i z szacunkiem. Niemożliwe było odpowiedzenie na każdą z nich—lub w ogóle.
Ustaw automatyczną odpowiedź na wiadomości
Im dłużej planujesz być z dala od swojego e-maila, tym ważniejsze jest ustawienie odpowiedniej automatycznej odpowiedzi. Nie ma nic gorszego niż wysłanie ważnej wiadomości do kogoś - szczególnie jeśli wymaga to pilnej odpowiedzi lub jeśli twoje decyzje opierają się na ich informacjach - i nie otrzymanie żadnej odpowiedzi przez dni lub tygodnie.
Dlatego ustaw odpowiednią wiadomość automatycznej odpowiedzi, informując nadawców, jak długo będziesz nieobecny. Przydatne byłoby również podanie danych kontaktowych do innej osoby, która może pomóc, gdy będziesz nieobecny.
Użyj odpowiedniego powitania
Zapamiętaj, co mówiłem o znajomości swojej grupy docelowej? To samo dotyczy twojego powitania i wprowadzenia—szczególnie gdy wysyłasz wiadomości do kogoś, kogo nie znasz.
Otrzymałem wiele szczerych, związanych z biznesem zimnych wiadomości kontaktowych, które zaczynały się od jakiejś wersji „Cześć kochanie”, „Witaj mój drogi”, lub „Hej stary”. To jest niezręczne i sami zarezerwowali sobie bilet pierwszej klasy do kosza na śmieci.
Czy naprawdę musisz używać opcji „odpowiedz wszystkim”?
Pierwotny e-mail grupowy mógł zostać wysłany do wielu odbiorców w celach informacyjnych, ale tak naprawdę tylko dla jednej osoby. Jeśli jesteś tą osobą, zastanów się, czy twoja odpowiedź - i późniejsza dyskusja - powinny naprawdę obejmować wszystkich odbiorców, czy też powinny być między tobą a nadawcą.
Może być frustrujące i rozpraszające być wciągniętym w długą dyskusję, jeśli jesteś tylko pośrednio związany z jej tematem. Więc poświęć chwilę, aby zastanowić się, czy wszyscy w grupowej wiadomości muszą widzieć twoją odpowiedź.
Pomyśl, zanim przekażesz
Kiedy otrzymujesz wiadomość od kogoś, w 99,9% przypadków oczekują, że będziesz jedyną osobą, która ją przeczyta. To bardzo słaba etykieta, aby po prostu przekazać ją komuś innemu, ponieważ nie chcesz się z tym zmierzyć.
Nadawca może zawierać prywatne lub nawet wrażliwe informacje, których nie chce, aby ktokolwiek inny przeczytał. Jeśli naprawdę musisz przekazać wiadomość, aby delegować akcję, najpierw skonsultuj się z nadawcą lub podsumuj i wyślij swoją własną wiadomość.
Używaj ukrytej kopii (BCC) kiedy to konieczne
Skuteczne korzystanie z ukrytej kopii (BCC) w Twoim emailu nie tylko pokazuje szacunek dla adresów email i prywatności innych osób, ale jest także mądrym posunięciem biznesowym.
Wyobraź sobie to: Jesteś w trakcie procesu rekrutacji. Ale jeden z kluczowych decydentów jest poza biurem, więc musisz wysłać wiadomość do wszystkich kandydatów, że ostateczna decyzja będzie nieco opóźniona. Czy chciałbyś, aby każdy kandydat widział imię i adres email innych kandydatów? Oczywiście, że nie. Używaj BCC przez cały czas.
Sprawdź przed wysłaniem
Wiadomość biznesowa z błędami nie tylko świadczy o niedbałości, ale może również zostać zinterpretowana jako całkowity brak szacunku wobec osoby czytającej wiadomość.
Podczas gdy w luźnych e-mailach do kogoś, kogo dobrze znasz, możesz pozwolić sobie na błędy, może to bardzo źle wpłynąć na twoją reputację — a nawet wywołać spore zażenowanie — w kontekście biznesowym.
Pewien pomysł na historię dotyczący dynamiki w miejscu pracy trafił kiedyś do mojej skrzynki, gdzie zapadający w pamięć błąd brzmiał “Kultura pracy musi być pielęgnowana. To żywy, oddychający orgazm.” Ummmmm, wydaje mi się, że słowo, którego szukasz to “organizm”. Dlatego poświęć kilka minut na ponowne przeczytanie swojej wiadomości przed naciśnięciem przycisku wysyłania. Im ważniejszy e-mail, tym ważniejsze są te dodatkowe minuty.
Ostatnie myśli…
Możesz wydać tysiące, a nawet miliony dolarów na marketing, reklamę i branding, aby doskonalić swój wizerunek. Nie niszcz tego lekkomyślnym e-mailem lub brakiem e-maila. Po prostu przestrzeganie odpowiedniej etykiety e-mailowej — stosunkowo niski wysiłek, bezkosztowa czynność — może znacznie przyczynić się do okazania uprzejmości, szacunku i profesjonalizmu. A tych cech nie da się kupić za pieniądze.
