¿Perdón?! Etiqueta de correo electrónico empresarial que debes conocer
Lo que haces y cómo te comportas en línea a menudo puede reflejar las mismas acciones y cualidades en la vida real. Asegúrate de mostrar la mejor versión de ti y de tu marca.
Lo que haces y cómo te comportas en línea a menudo puede ser un reflejo de estas mismas acciones y cualidades en la vida real. Así que asegúrate de estar presentando la mejor versión de ti mismo y de tu marca.
Como muchas cosas relacionadas con los modales y el respeto, la etiqueta de correo electrónico se refiere a un conjunto de reglas en su mayoría no escritas. Son las pautas y principios conductuales que rigen el comportamiento cortés, educado y profesional en el correo electrónico.
Aunque los errores digitales entre amigos pueden ser algo de qué reírse durante tu próxima reunión social, errores similares en un entorno profesional pueden ser imperdonables. No solo pueden dañar tus relaciones profesionales, sino también manchar tu marca y reputación.
Algunos aspectos de la etiqueta de correo electrónico se pueden adaptar al público, contexto, propósito y familiaridad con los destinatarios, pero nunca es una mala idea observar la etiqueta general del correo electrónico en todos los casos.
Juega seguro en entornos de negocios y sigue estos 10 simples consejos de etiqueta de correo electrónico:
Conoce a tus destinatarios
Entiende exactamente quién es tu lector. Por ejemplo, un mensaje lleno de jerga y muy informal que enviarías a un músico en el mundo del espectáculo no será apropiado para un ejecutivo en la industria financiera. Así que no esperes que tu destinatario se adapte a tu estilo de escritura; adapta tu escritura a las expectativas profesionales de tu lector.
Otras cosas enfocadas en la audiencia a tener en cuenta:
- Ten en cuenta las diferencias culturales y lingüísticas.
- El humor es muy subjetivo, así que evítalo a menos que estés seguro de que a tu destinatario le gustaría.
- Evita acrónimos y jerga de la industria a menos que el destinatario sea de esa industria.
- Utiliza un lenguaje inclusivo.
- Evita un lenguaje ofensivo o sexista.
Elige claridad sobre lo cute
Esto es especialmente cierto para tus encabezados de asunto y el párrafo inicial. No me malinterpretes, me encanta el texto creativo y entretenido, eso es lo mío. Pero en entornos profesionales, necesitas ir al grano y hacerlo rápidamente. Si les toma mucho tiempo a tus destinatarios de correo electrónico descubrir tu intención o mensaje principal, les estás haciendo trabajar demasiado. Así que cuando estés en el centro de atención, no divagues. Haz tu punto de manera clara y concisa, deja el micrófono y sal por la izquierda.
Evita el engaño en la línea de asunto
Aunque los anunciantes utilizan esta técnica llamativa con frecuencia para atraer a las personas a abrir sus mensajes, evítalo al comunicarte directamente con colegas y clientes.
Tu línea de asunto debe reflejar honestamente el significado y la intención del contenido que lleva el mensaje. Así que no utilices “¡URGENTE! ¡Se requiere acción inmediata!” solo para preguntar a tu equipo a dónde les gustaría ir para la hora feliz del viernes por la noche en el cuerpo del correo electrónico.
Esto puede resultar en varias cosas:
- Pueden resentirse por el engaño.
- Muestra una falta de respeto por el tiempo de las personas.
- Cuando se hace con demasiada frecuencia, puede eventualmente disminuir la gravedad de los mensajes genuinamente urgentes.
Responder... incluso cuando no puedes
La comunicación es una calle de doble sentido, especialmente cuando se trata de remitentes con los que ya tienes una relación establecida. Así que haz tu mejor esfuerzo por evitar dejar un correo electrónico de un colega o cliente sin respuesta durante más de un día hábil completo (a menos que estés fuera de la oficina).
Incluso un simple "Te responderé sobre esto mañana" es muy efectivo para reconocer al remitente y mantener abiertas las líneas de comunicación. No los ignores durante días y obligues a que te vuelvan a contactar varias veces.
La excepción a esta regla de etiqueta son los mensajes no solicitados. En mi vida anterior, mientras trabajaba como periodista tecnológico, recibía docenas de mensajes no solicitados al día de profesionales de relaciones públicas pidiéndome que cubriera las noticias de sus clientes, escritores freelance en busca de oportunidades de publicación como invitado y expertos en SEO con solicitudes de enlaces de retroceso. Cuando esas solicitudes son legítimas, los equipos a menudo las dirigen a través de socios de crecimiento de enlaces PR de alta autoridad para mantener la evaluación consistente y respetuosa. Era imposible responder a cada una de ellas, o incluso hacerlo.
Configura tu respuesta automática
Cuanto más tiempo planees estar fuera de tu correo electrónico, más importante es establecer una respuesta automática adecuada. No hay nada peor que enviar un mensaje importante a alguien—especialmente si requiere una respuesta urgente o si tus decisiones dependen de su información—y no recibir respuesta durante días o semanas.
Así que configura un mensaje de respuesta automática adecuado, informando a los remitentes cuánto tiempo estarás ausente. También sería útil proporcionar la información de contacto de otra persona que pueda ayudar mientras estés fuera.
Utiliza un saludo apropiado
¿Recuerdas lo que dije sobre conocer a tu audiencia? Lo mismo se aplica a tu saludo e introducción—especialmente al enviar mensajes a alguien que no conoces.
He recibido múltiples correos electrónicos de acercamiento frío genuinos relacionados con negocios que empezaron con alguna variación como “Hola cariño”, “Hola querida”, o “¿Qué tal hermano?”. Es incómodo, y se han reservado un billete de primera clase hacia la papelera.
¿Realmente necesitas usar “responder a todos”?
Un email grupal inicial puede haber sido enviado a múltiples destinatarios para fines informativos, pero realmente solo estaba destinado a una persona. Si eres esa persona, considera si tu respuesta—y la discusión posterior—debería involucrar a todos los destinatarios o ser solo entre tú y el remitente.
Puede ser frustrante y distraído estar incluido en un largo hilo de discusión si solo estás conectado tangencialmente con su tema. Así que tómate un momento para considerar si todos en el mensaje grupal necesitan ver tu respuesta.
Piense antes de reenviar
Siempre que reciba un mensaje de alguien, el 99.9% de las veces esperan que usted sea la única persona que lo lea. Es una muy mala etiqueta simplemente reenviarlo a otra persona porque no quiere lidiar con ello.
El remitente puede incluir información privada o incluso sensible que no quiere que nadie más lea. Si realmente necesita reenviar el mensaje para delegar una acción, consulte primero con el remitente o resuma y envíe su propio mensaje.
Utiliza la copia oculta cuando sea apropiado
El uso efectivo de la copia oculta (BCC) de tu correo electrónico no solo muestra respeto por la dirección de correo electrónico y la privacidad de otras personas, sino que también es una práctica empresarial inteligente.
Imagina esto: estás en medio del proceso de contratación. Pero uno de los principales tomadores de decisiones está fuera de la oficina, así que necesitas enviar un mensaje a todos los candidatos informando que la decisión final se retrasará ligeramente. ¿Querrías que todos los candidatos vieran el nombre y la dirección de correo electrónico de los otros candidatos? Por supuesto que no. BCC todo el día.
Revisa antes de enviar
Un correo electrónico empresarial lleno de errores no solo es un signo de descuido, sino que también puede interpretarse como una completa falta de respeto hacia la persona que lee el mensaje.
Si bien puedes permitirte errores en correos electrónicos casuales con alguien que conoces bien, puede reflejarse muy mal en ti—e incluso causar una considerable vergüenza—en un entorno empresarial.
Una propuesta de historia sobre dinámicas laborales una vez llegó a mi bandeja de entrada, donde un error memorable decía “La cultura laboral necesita ser cultivada. Es un orgasmo vivo y respirante.” Ummmm, creo que la palabra que buscas es “organismo”. Así que tómate unos minutos para releer tu mensaje antes de presionar el botón de enviar. Cuanto más importante sea el correo electrónico, más importantes son estos minutos adicionales.
Pensamientos finales…
Es posible que hayas gastado miles, o incluso millones, de dólares en marketing, publicidad y branding para perfeccionar tu imagen. No deshagas todo esto con un correo electrónico descuidado o la falta de un correo electrónico. Simplemente observar la etiqueta adecuada de correo electrónico—una actividad relativamente de bajo esfuerzo y sin costo—puede contribuir en gran medida a mostrar cortesía, respeto y profesionalismo. Y estas son cualidades que el dinero no puede comprar.
