Les règles de politesse pour les e-mails professionnels à connaître
Ce que vous faites et comment vous vous comportez en ligne peut souvent refléter ces mêmes actions et qualités dans la vie réelle. Assurez-vous donc de présenter la meilleure version de vous-même et de votre marque.
Ce que vous faites et comment vous vous comportez en ligne peut souvent être un reflet de ces mêmes actions et qualités dans la vie réelle. Assurez-vous donc de présenter la meilleure version de vous-même et de votre marque.
Comme beaucoup de choses liées aux manières et au respect, l'étiquette des emails fait référence à un ensemble de règles principalement non écrites. Ce sont les directives et principes de comportement qui régissent une conduite d'email polie, courtoise et professionnelle.
Bien que les incidents numériques entre amis puissent être des sujets de rire lors de votre prochaine rencontre sociale, des incidents similaires dans un environnement professionnel peuvent être impardonnables. Ils peuvent non seulement nuire à vos relations professionnelles, mais aussi ternir votre marque et votre réputation.
Certains aspects de l'étiquette des emails peuvent être adaptés à l'audience, au contexte, à l'objectif et à la familiarité avec les destinataires, mais il n'est jamais mauvais d'observer l'étiquette générale des emails dans tous les domaines.
Restez prudent dans les environnements professionnels et suivez ces 10 conseils simples sur l'étiquette des emails :
Connaître vos destinataires
Comprenez exactement qui est votre lecteur. Par exemple, un message branché et rempli d'argot que vous enverriez à un musicien dans le show business ne sera pas approprié pour un cadre dans le secteur financier. Ne vous attendez donc pas à ce que votre destinataire s'adapte à votre style d'écriture ; adaptez votre écriture aux attentes professionnelles de votre lecteur.
D'autres éléments centrés sur le public à garder à l'esprit :
- Faites attention aux différences culturelles et linguistiques.
- L'humour est très subjectif, donc évitez-le à moins d'être sûr que votre destinataire l'apprécierait.
- Évitez les acronymes et le jargon de l'industrie, sauf si le destinataire provient de ce secteur.
- Utilisez un langage inclusif.
- Évitez les langages offensants ou sexistes.
Choisissez la clarté plutôt que le mignon
C'est particulièrement vrai pour vos lignes de sujet et votre paragraphe d'ouverture. Ne vous méprenez pas, j'adore une copie créative et divertissante - c'est mon truc. Mais dans un cadre professionnel, vous devez aller droit au but et le faire rapidement. Si cela prend trop de temps à vos destinataires d'email pour découvrir votre intention ou votre message principal, vous leur faites faire trop de travail. Donc, quand le projecteur est sur vous, ne divaguez pas. Faites votre point de manière claire et concise, laissez tomber le micro, et sortez par la gauche.
Évitez le bait and switch dans l'objet du message
Bien que les annonceurs utilisent souvent cette technique accrocheuse pour inciter les gens à ouvrir leurs messages, évitez cela lorsque vous communiquez directement avec des collègues et des clients.
Votre ligne d'objet doit refléter honnêtement la signification et l'intention du contenu du message. Ne utilisez donc pas "URGENT! Action immédiate requise!" seulement pour demander à votre équipe où elle souhaite aller pour l'happy hour de vendredi soir dans le corps de l'email.
Cela peut entraîner plusieurs choses :
- Ils peuvent vous en vouloir pour le bait and switch.
- Ça montre un manque de respect pour le temps des gens.
- Lorsque cela est fait trop souvent, cela peut finalement diminuer le poids des messages vraiment urgents.
Répondez… même quand vous ne pouvez pas
La communication est une rue à double sens—surtout lorsqu'il s'agit d'expéditeurs avec lesquels vous avez déjà une relation établie. Faites donc de votre mieux pour éviter de laisser un email d'un collègue ou d'un client sans réponse pendant plus d'une journée ouvrable complète (à moins que vous ne soyez hors du bureau).
Même un simple “Je reviendrai vers vous à ce sujet demain” contribue grandement à reconnaître l'expéditeur et à maintenir les lignes de communication ouvertes. Ne les faites pas attendre pendant des jours et ne les forcez pas à faire un suivi avec vous plusieurs fois.
L'exception à cette règle d'étiquette est les messages non sollicités. Dans ma vie précédente, en tant que journaliste technologique, je recevais des dizaines de messages non sollicités par jour de professionnels des relations publiques me demandant de couvrir les actualités de leurs clients, de rédacteurs freelances cherchant des opportunités de publication invité, et d'experts en SEO avec des demandes de backlinks. Lorsque ces demandes sont légitimes, les équipes les transmettent souvent à des partenaires de croissance de liens PR de haute autorité pour garantir une évaluation cohérente et respectueuse. Il était impossible de répondre à chacune d'elles—ou même d'y répondre du tout.
Définissez votre réponse automatique
Plus vous prévoyez d'être éloigné de votre email, plus il est important de définir une réponse automatique adéquate. Il n'y a rien de pire que d'envoyer un message important à quelqu'un—surtout si cela nécessite une réponse urgente ou si vos décisions dépendent de leurs informations—et de ne rien recevoir en retour pendant des jours ou des semaines.
Ainsi, configurez un message de réponse automatique approprié, informant les expéditeurs du temps pendant lequel vous serez absent. Il serait également utile de fournir les coordonnées de quelqu'un d'autre qui pourrait être en mesure d'aider pendant votre absence.
Utilisez une salutation appropriée
Vous vous souvenez de ce que j'ai dit sur la connaissance de votre public ? Il en va de même pour votre salutation et votre introduction, en particulier lorsque vous envoyez des messages à quelqu'un que vous ne connaissez pas.
J'ai reçu plusieurs emails de prospection authentiques liés aux affaires qui commençaient par une certaine variation de « Salut chérie », « Bonjour ma chère » ou « Hé mon pote ». C'est embarrassant, et ils se sont juste offert un billet de première classe pour la corbeille.
Avez-vous vraiment besoin d'utiliser « répondre à tous » ?
Un email de groupe initial a peut-être été envoyé à plusieurs destinataires à des fins d'information, mais ne concernait en réalité qu'une seule personne. Si vous êtes cette personne, réfléchissez à la nécessité d'impliquer tous les destinataires dans votre réponse — et la discussion qui en découle — ou si elle devrait se faire uniquement entre vous et l'expéditeur.
Il peut être frustrant et distrayant d'être inclus dans un long fil de discussion si vous n'êtes connecté au sujet qu'en tangente. Prenez donc un moment pour considérer si tous les membres du message de groupe ont besoin de voir votre réponse.
Pensez avant de transférer
Chaque fois que vous recevez un message de quelqu'un, 99,9 % du temps, cette personne s'attend à ce que vous soyez la seule à le lire. C'est une très mauvaise étiquette de simplement le transférer à quelqu'un d'autre parce que vous ne souhaitez pas vous en occuper.
L'expéditeur peut inclure des informations privées ou même sensibles qu'il ne souhaite pas que d'autres lisent. Si vous devez vraiment transférer le message pour déléguer une action, vérifiez d'abord avec l'expéditeur ou résumez et envoyez votre propre message.
Utilisez la copie carbone aveugle lorsque cela est approprié
L'utilisation efficace de la copie carbone aveugle (CCB) de votre email montre non seulement du respect pour l'adresse email et la vie privée des autres, mais c'est aussi une pratique commerciale intelligente.
Imaginez ceci : vous êtes en plein processus de recrutement. Mais l'un des décideurs clés est hors du bureau, donc vous devez envoyer un message à tous les candidats indiquant que la décision finale sera légèrement retardée. Voulez-vous que chaque candidat voie le nom et l'adresse email des autres candidats ? Bien sûr que non. CCB toute la journée.
Relisez avant d'envoyer
Un email professionnel truffé d'erreurs n'est pas seulement un signe de négligence, mais il peut également être interprété comme un manque total de respect pour la personne qui lit le message.
Bien que vous puissiez vous en sortir avec des erreurs dans des emails informels avec quelqu'un que vous connaissez bien, cela peut vous porter préjudice et même créer une embarras considérable dans un cadre professionnel.
Une proposition d'article sur les dynamiques de travail est un jour arrivée dans ma boîte de réception, où une faute de frappe mémorable disait : “La culture d'entreprise doit être cultivée. C'est un orgasme vivant et respirant.” Euh, je crois que le mot que vous cherchez est “organisme”. Prenez donc quelques minutes pour relire votre message avant de cliquer sur le bouton d'envoi. Plus l'email est important, plus ces minutes supplémentaires le sont également.
Pensées finales…
Vous avez peut-être dépensé des milliers, voire des millions, de dollars en marketing, publicité et branding pour perfectionner votre image. Ne gâchez pas cela avec un email imprudent ou l'absence d'un email. Observer simplement les conseils sur l'étiquette des emails—une activité relativement peu coûteuse et nécessitant peu d'efforts—peut contribuer grandement à montrer de la courtoisie, du respect et du professionnalisme. Et ce sont des qualités que l'argent ne peut pas acheter.
