Etiqueta de Email Empresarial Que Deve Conhecer
O que faz e como se comporta online muitas vezes reflete as suas ações e qualidades na vida real. Certifique-se de apresentar a melhor versão de si mesmo e da sua marca.
O que você faz e como se comporta online pode muitas vezes refletir essas mesmas ações e qualidades na vida real. Por isso, certifique-se de que está apresentando a melhor versão de si mesmo e da sua marca.
Como muitas coisas relacionadas a maneiras e respeito, a etiqueta de email refere-se a um conjunto de regras que, na sua maioria, não estão escritas. São as diretrizes e princípios comportamentais que governam a conduta educada, cortês e profissional em emails.
Embora contratempos digitais entre amigos possam ser algo para rir durante o seu próximo encontro social, contratempos semelhantes em um ambiente de negócios podem ser imperdoáveis. Eles podem não apenas prejudicar suas relações profissionais, mas também manchar sua marca e reputação.
Alguns aspectos da etiqueta de email podem ser adaptados ao público, contexto, propósito e familiaridade com os destinatários, mas nunca é uma má ideia observar a etiqueta de email geral em todas as situações.
Opte pela segurança em ambientes de negócios e siga essas 10 dicas de etiqueta de email simples:
Conheça os seus destinatários
Compreenda exatamente quem é o seu leitor. Por exemplo, uma mensagem descolada e cheia de gíria que você enviaria a um músico no show business não será apropriada para um executivo na indústria financeira. Portanto, não espere que o seu destinatário se adapte ao seu estilo de escrita; adapte a sua escrita às expectativas profissionais do seu leitor.
Outras coisas focadas no público para ter em mente:
- Tenha em mente as diferenças culturais e linguísticas.
- O humor é muito subjetivo, portanto, evite-o a menos que esteja certo de que o seu destinatário o apreciaria.
- Evite siglas e jargão do setor, a menos que o destinatário seja dessa indústria.
- Use uma linguagem inclusiva.
- Evite linguagem ofensiva ou sexista.
Escolha clareza em vez de fofura
Isso é especialmente verdade para os seus títulos e parágrafos iniciais. Não me interpretem mal, eu adoro uma redação criativa e divertida—é a minha praia. Mas em ambientes profissionais, você precisa ir direto ao ponto e precisa fazer isso rapidamente. Se demora muito para os seus destinatários de email descobrirem a sua intenção ou mensagem principal, você está fazendo eles trabalharem demais. Então, quando o foco estiver em você, não divague. Deixe o seu ponto claro e conciso, derrube o microfone e saia pelo lado esquerdo do palco.
Evite a isca e troca na linha de assunto
Embora os anunciantes usem esta técnica chamativa bastante frequentemente para atrair pessoas a abrir as suas mensagens, evite isso ao comunicar-se diretamente com colegas e clientes.
A sua linha de assunto deve refletir honestamente o significado e a intenção do conteúdo que a mensagem contém. Portanto, não use “URGENTE! Ação imediata necessária!” apenas para depois perguntar à sua equipe onde gostariam de ir para a happy hour de sexta-feira no corpo do e-mail.
Isso pode resultar em várias coisas:
- Eles podem resentir-se por causa da isca e troca.
- Mostra falta de respeito pelo tempo das pessoas.
- Quando feito com muita frequência, pode eventualmente diminuir a gravidade das mensagens genuinamente urgentes.
Responder... mesmo quando não pode
A comunicação é uma via de mão dupla - especialmente quando se trata de remetentes com quem já tem um relacionamento estabelecido. Portanto, faça o seu melhor para evitar deixar um e-mail de um colega ou cliente sem resposta por mais de um dia útil completo (a menos que esteja fora do escritório).
Mesmo um simples “Vou responder a isto amanhã” é suficiente para reconhecer o remetente e manter as linhas de comunicação abertas. Não os deixe sem resposta por dias e obrigue-os a seguir com você várias vezes.
A exceção a esta regra de etiqueta são as mensagens não solicitadas. Na minha vida anterior, enquanto trabalhava como jornalista de tecnologia, recebia dezenas de mensagens não solicitadas por dia de profissionais de PR pedindo-me para cobrir as notícias de seus clientes, escritores freelancers à procura de oportunidades de postagens como convidado e especialistas em SEO com pedidos de backlinks. Quando esses pedidos são legítimos, as equipes normalmente os encaminham através de parceiros de crescimento de links PR de alta autoridade para manter a avaliação consistente e respeitosa. Era impossível responder a cada um deles - ou a todos.
Defina a sua resposta automática de ausência
Quanto mais tempo planeia estar afastado do seu email, mais importante é definir uma resposta automática de ausência adequada. Não há nada pior do que enviar uma mensagem importante a alguém—especialmente se requer uma resposta urgente ou se as suas decisões dependem das informações dessa pessoa—e não receber resposta durante dias ou semanas.
Portanto, configure uma mensagem de resposta automática adequada, informando os remetentes por quanto tempo estará ausente. Seria também útil fornecer as informações de contacto de outra pessoa que possa ajudar enquanto estiver afastado.
Use um cumprimento apropriado
Lembre-se do que eu disse sobre conhecer o seu público? O mesmo se aplica ao seu cumprimento e introdução—especialmente ao enviar mensagens para alguém que você não conhece.
Recebi vários emails de abordagem fria genuínos relacionados a negócios que começaram com alguma variação de “Oi querido”, “Olá meu querido” ou “E aí, irmão”. É constrangedor, e eles acabaram de reservar um bilhete de primeira classe para a lata de lixo.
Você realmente precisa usar "responder a todos"?
Um email em grupo inicial pode ter sido enviado a múltiplos destinatários para fins informativos, mas realmente era destinado apenas a uma pessoa. Se você é essa pessoa, considere se a sua resposta—e a discussão subsequente—devem realmente envolver todos os destinatários ou se devem ser apenas entre você e o remetente.
Pode ser frustrante e distrativo ser incluído em um longo tópico de discussão se você está apenas de forma tangencial conectado ao seu assunto. Portanto, reserve um momento para considerar se todos na mensagem do grupo precisam ver a sua resposta.
Pense antes de encaminhar
Sempre que recebe uma mensagem de alguém, 99,9% das vezes eles esperam que você seja a única pessoa a lê-la. É uma etiqueta muito pobre simplesmente encaminhar para outra pessoa porque você não quer lidar com isso.
O remetente pode incluir informações privadas ou até mesmo sensíveis que eles não querem que mais ninguém leia. Se você realmente precisar encaminhar a mensagem para delegar a ação, verifique com o remetente primeiro ou resuma e envie a sua própria mensagem.
Use cópia oculta quando apropriado
A utilização eficaz da cópia oculta (BCC) do seu email não só demonstra respeito pelos endereços de email e pela privacidade das outras pessoas, como também é uma prática comercial inteligente.
Imagine isto: você está no meio do processo de contratação. Mas um dos principais tomadores de decisão está fora do escritório, por isso precisa enviar uma mensagem a todos os candidatos informando que a decisão final será um pouco atrasada. Você gostaria que cada candidato visse o nome e o endereço de email dos outros candidatos? Claro que não. BCC o dia todo.
Revise antes de enviar
Um email de negócios cheio de erros não é só um sinal de desleixo, mas pode também ser interpretado como uma total falta de respeito pela pessoa que lê a mensagem.
Embora você possa escapar de erros em emails casuais com alguém que conhece bem, isso pode refletir muito mal sobre você—e até causar considerável embaraço—num ambiente de negócios.
Uma proposta de história sobre dinâmicas de trabalho uma vez chegou à minha caixa de entrada, onde um erro memorável dizia: “A cultura do local de trabalho precisa ser cultivada. É um orgasmo vivo e respirante.” Ummmm, eu acredito que a palavra que você está procurando é “organismo”. Portanto, reserve alguns minutos para reler sua mensagem antes de pressionar o botão de enviar. Quanto mais importante o email, mais importantes são esses minutos extras.
Pensamentos finais…
Você pode ter gasto milhares, ou até milhões, de dólares em marketing, publicidade e branding para aperfeiçoar sua imagem. Não desfaz isso com um e-mail descuidado ou a falta de um e-mail. Simplesmente observar a etiqueta de e-mail adequada—uma atividade relativamente de baixo esforço e sem custo—pode contribuir muito para demonstrar cortesia, respeito e profissionalismo. E estas são qualidades que o dinheiro não pode comprar.
