Expertentipps zum Korrekturlesen Ihrer Geschäftsemails
Eine schlecht geschriebene E-Mail kann als Respektlosigkeit gegenüber dem Empfänger und als Zeichen von Faulheit durch den Absender interpretiert werden. Doch es dauert nur wenige Minuten, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten vor dem Absenden fehlerfrei und gut formuliert sind.
Eine schlampig geschriebene E-Mail kann als mangelnder Respekt gegenüber dem Empfänger und als Zeichen von Faulheit des Absenders interpretiert werden. Doch es dauert nur wenige Minuten, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten poliert und fehlerfrei sind, bevor Sie auf die SENDEN-Taste drücken.
„Schreibe betrunken, bearbeite nüchtern.“
Dieses Sprichwort wurde fälschlicherweise vielen berühmten Schriftstellern zugeschrieben, von Charles Bukowski bis Ernest Hemingway. Obwohl die wahre Herkunft unbekannt ist, steckt ein bisschen Wahrheit in dem Spruch – zumindest in der zweiten Hälfte.
Während die erste Hälfte durchaus Hemmungen abbauen und Ihren kreativen Geist befreien kann, um ungehindert zu schreiben, ist es kaum eine langfristige Strategie. Die letztere hingegen ist entscheidend, da sie erfordert, dass der analytische, detailorientierte Teil Ihres Geistes klar ist.
Hier sind fünf einfache Tipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail zu Korrektur zu lesen:
Verwenden Sie ein Schreibassistent-Tool
Technologiegestütztes Korrekturlesen hat einen langen Weg vom bescheidenen Rechtschreibprüfer zurückgelegt.
Schreibassistenten wie Grammarly, Sapling und ProWritingAid bieten Werkzeuge, die Ihnen während des gesamten Schreibprozesses helfen können: Grammatikfehler korrigieren, den Satzbau verbessern und die Lesbarkeit erhöhen.
Die meisten Schreibassistenten sind in verschiedenen Formen erhältlich, einschließlich eigenständiger Desktop-Software, Websites, Browser-Add-Ons/-Erweiterungen und mobiler Apps. So können Sie Ihre E-Mails überall dort Korrektur lesen, wo Sie sind.
Verwenden Sie ein Vorlesewerkzeug
Eines der Probleme bei der visuellen Korrektur allein ist, dass Ihr Geist oft interpretiert, was Sie beabsichtigt haben zu schreiben, anstatt das, was tatsächlich auf dem Bildschirm oder der Seite steht. Aber das Anhören Ihrer E-Mail, die laut vorgelesen wird, kann helfen, diese Tendenz zu verringern, Fehler mental zu korrigieren, anstatt den Text tatsächlich zu korrigieren.
Vorlesefunktionen können als Hilfsmittel für Barrierefreiheit in Betriebssystemen und Textverarbeitungsprogrammen enthalten sein, als Erweiterungen oder Add-ons verfügbar sein oder als eigenständige Apps heruntergeladen werden. Diese Werkzeuge können eine wertvolle Ergänzung zum stillen Lesen sein.
Bitte jemanden um Hilfe
Wiederholung schafft Vertrautheit, je mehr Sie ein Stück Text lesen und erneut lesen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Fehler übersehen, indem Sie diese mental korrigieren.
Nachdem Sie Ihre erste Runde des Korrekturlesens abgeschlossen haben, bitten Sie jemanden anderen - bevorzugt jemanden, der nichts mit dem, was Sie schreiben, zu tun hat - darum, es sich anzusehen. Ein zusätzliches Paar Augen kann eine frische Perspektive bieten und helfen, Fehler zu entdecken, die Ihnen nicht aufgefallen sind.
Es ist auch erwähnenswert, dass es professionelle Webportale gibt, die bei der Korrektur und dem Editing von Aufsätzen, Forschungsarbeiten, beruflichen Briefen usw. helfen können. Unter diesen Portalen ist der bekannteste der pay for essay Dienst des Edubirdie-Projekts. Es ist sehr beliebt bei Absolventen von Hochschulen und Universitäten.
Vermeiden Sie das Korrekturlesen, wenn Sie müde sind
Obwohl dies manchmal außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, versuchen Sie, am Ende des Tages nicht zu korrigieren, wenn Sie körperlich oder geistig müde sind.
Korrekturlesen erfordert Konzentration und Aufmerksamkeit für die kleinsten Details. Versuchen Sie also, im Voraus zu planen und es zu einem Zeitpunkt zu tun, an dem Ihr Geist frisch, scharf und fokussiert ist. Dies ist besonders wichtig, wenn E-Mails an große Verteilerlisten gesendet werden, wie zum Beispiel bei Newslettern, Aktionen oder Produkteinführungen.
Es kann auch hilfreich sein, eine kurze Pause einzulegen und den Fokus zu wechseln. Tun Sie etwas völlig Unabhängiges und kehren Sie dann zu Ihrem Dokument zurück. Eine meiner liebsten Möglichkeiten, meinen Kopf frei zu bekommen und neue Energie zu tanken, ist es, einen kurzen Spaziergang zu machen, bevor ich mit dem Korrekturlesen beginne.
Verstehen Sie Ihre gewohnten Schreibfehler
Menschen machen oft immer wieder die gleichen Fehler. Das Verständnis Ihrer Schreibgewohnheiten und -tendenzen kann Ihnen helfen, diesen Bereichen besondere Aufmerksamkeit zu schenken.
Zum Beispiel:
- Interpunktionsfehler
- Verwechslung von Homophonen (Wörter, die ähnlich klingen, aber unterschiedliche Bedeutungen und Schreibweisen haben), wie their/there/they're, you're/your, two/to/too
- Subjekte und Verben stimmen nicht im Numerus überein (Singular oder Plural)
- Mehr Wörter als nötig verwenden
- Wiederholungen und Redundanz
Lesen Sie meinen Artikel, einfache Tipps zum Schreiben von E-Mails für klare Kommunikation, um mehr zu erfahren.
Abschließende Gedanken…
Korrekturlesen geht nicht nur darum, Tippfehler und Grammatikfehler zu beheben – es ist ein wesentlicher Schritt im Schreibprozess.
Eine gepflegte E-Mail, die fehlerfrei ist, verbessert die Klarheit Ihrer Nachricht; spart eine Menge Zeit, die Sie ansonsten mit unnötigen Folge-Nachrichten verbringen würden; und etabliert Glaubwürdigkeit für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Marke.
