Conseils d'experts pour relire vos e-mails professionnels
Un e-mail mal rédigé peut être perçu comme un manque de respect pour le destinataire et un signe de paresse de l'expéditeur. Prenez quelques minutes pour vous assurer que vos messages sont soignés et sans erreurs avant d'appuyer sur envoyer.
Un e-mail mal rédigé peut être interprété comme un manque de respect envers le destinataire et un signe de paresse de la part de l'expéditeur. Mais il suffit de quelques minutes pour s'assurer que vos messages sont polis et sans erreur avant d'appuyer sur le bouton ENVOYER.
“Écrivez ivre, éditez sobre.”
Ce proverbe a été attribué à tort à de nombreux écrivains célèbres, de Charles Bukowski à Ernest Hemingway. Bien que son origine réelle soit inconnue, il y a une part de vérité dans ce dicton—du moins la seconde moitié.
Tandis que la première partie peut, de manière discutable, abaisser les inhibitions et libérer votre esprit créatif pour écrire sans retenue, ce n'est guère une stratégie à long terme. La seconde, en revanche, est cruciale car elle nécessite que la partie analytique et orientée vers les détails de votre esprit soit claire.
Voici cinq conseils simples pour vous aider à relire vos e-mails :
Utilisez un outil d'assistant d'écriture
La révision basée sur la technologie a parcouru un long chemin depuis le humble correcteur orthographique.
Les assistants d'écriture, tels que Grammarly, Sapling et ProWritingAid, offrent des outils qui peuvent vous aider tout au long du processus d'écriture : corriger les erreurs de grammaire, améliorer la structure des phrases et renforcer la lisibilité.
La plupart des assistants d'écriture sont disponibles sous diverses formes, y compris des logiciels de bureau autonomes, des sites web, des modules complémentaires/extensions de navigateur et des applications mobiles. Ainsi, vous pouvez relire votre e-mail où que vous soyez.
Utilisez un outil de lecture à voix haute
Un des problèmes de la relecture visuelle seule est que votre esprit peut souvent interpréter ce que vous aviez l'intention d'écrire plutôt que ce qui est réellement écrit à l'écran ou sur la page. Mais écouter votre e-mail lu à voix haute peut aider à réduire cette tendance à corriger mentalement les erreurs au lieu de réellement corriger le texte.
Les fonctions de lecture à voix haute peuvent être incluses en tant qu'outil d'accessibilité dans les systèmes d'exploitation et les traitement de texte, disponibles sous forme d'extensions ou de modules complémentaires, ou téléchargeables en tant qu'applications autonomes. Ces outils peuvent être un ajout précieux à la lecture silencieuse.
Demander de l'aide à quelqu'un
La répétition engendre la familiarité, donc plus vous lisez et relisez un texte, plus vous êtes susceptible de masquer les erreurs en les corrigeant mentalement.
Après avoir terminé votre première relecture, demandez à quelqu'un d'autre—de préférence quelqu'un qui n'a pas de lien avec ce que vous écrivez—de s'en charger. Une paire d'yeux supplémentaire peut offrir une nouvelle perspective et aider à repérer des erreurs que vous n'avez pas remarquées.
Il convient également de mentionner qu'il existe des portails professionnels qui peuvent aider à la relecture et à l'édition d'essais, de travaux de recherche, de lettres professionnelles, etc. Parmi ces portails, le plus célèbre est le service de paiement pour essai du projet Edubirdie. Il est très populaire auprès des diplômés de l'université et des écoles supérieures.
Évitez la relecture lorsque vous êtes fatigué
Bien que cela soit parfois hors de votre contrôle, essayez de ne pas relire à la fin de la journée lorsque vous êtes physiquement ou mentalement fatigué.
La relecture nécessite de la concentration et de l'attention aux moindres détails, alors essayez de planifier à l'avance et de le faire lorsque votre esprit est frais, vif et concentré. Cela est particulièrement important lorsque des e-mails sont envoyés à de grandes listes de diffusion, comme avec des newsletters, des promotions ou des lancements de produits.
Il peut également être utile de faire une courte pause et de changer d'activité. Faites quelque chose de complètement sans rapport, puis revenez à votre document. L'un de mes moyens préférés de clarifier mon esprit et de me ressourcer est de faire une courte promenade avant de commencer la relecture.
Comprendre vos erreurs d'écriture habituelles
Les gens commettent souvent les mêmes erreurs, encore et encore. Comprendre vos habitudes et tendances d'écriture peut vous aider à prêter une attention particulière à ces domaines.
Par exemple :
- Erreurs de ponctuation
- Confondre les homophones (mots qui ont un son semblable mais des significations et orthographes différentes), comme leur/là/lès, tu/es, deux/à/aussi
- Les sujets et les verbes ne correspondant pas en nombre (singulier ou pluriel)
- Utiliser plus de mots que nécessaire
- Répétition et redondance
Consultez mon article, Conseils de rédaction d’e-mails simples pour une communication claire, pour en savoir plus.
Dernières réflexions…
La relecture ne consiste pas seulement à corriger les fautes de frappe et les erreurs de grammaire—c'est une étape vitale du processus d'écriture.
Un e-mail bien rédigé, exempt d'erreurs, améliore la clarté de votre message ; vous fait gagner un temps précieux en évitant d'écrire des messages de suivi inutiles ; et établit votre crédibilité, ainsi que celle de votre entreprise et de votre marque.
