Eksperckie porady dotyczące korekty e-maila biznesowego
Niezadbany e-mail może być odebrany jako brak szacunku dla odbiorcy oraz oznaka lenistwa nadawcy. Wystarczy jednak kilka minut, by upewnić się, że Twoje wiadomości są dopracowane i bezbłędne, zanim naciśniesz przycisk WYŚLIJ.
Źle napisany e-mail może być interpretowany jako brak szacunku dla odbiorcy oraz oznaka lenistwa nadawcy. Jednak zaledwie kilka minut wystarczy, aby upewnić się, że Twoje wiadomości są dopracowane i wolne od błędów przed naciśnięciem przycisku WYŚLIJ.
„Pisz pijany, edytuj trzeźwy.”
To powiedzenie zostało mylnie przypisane wielu sławnym pisarzom, od Charlesa Bukowskiego po Ernesta Hemingwaya. Choć jego prawdziwe pochodzenie jest nieznane, jest w tym powiedzeniu trochę prawdy - przynajmniej w drugiej części.
Podczas gdy pierwsza część może w pewnym sensie obniżyć hamulce i uwolnić Twoją kreatywną myśl, aby pisać bez ograniczeń, to z pewnością nie jest strategia na dłuższą metę. Druga część jest jednak kluczowa, ponieważ wymaga, aby analityczna, szczegółowa część Twojego umysłu była wolna od zamętu.
Oto pięć prostych porady dotyczące korekty e-maili:
Użyj narzędzia asystenta pisania
Technologia oparta na korekcie tekstu przeszła długą drogę od skromnego sprawdzania pisowni.
Narzędzia do pisania, takie jak Grammarly, Sapling i ProWritingAid, oferują funkcje, które mogą pomóc Ci w całym procesie pisania: poprawianie błędów gramatycznych, poprawa struktury zdań i zwiększanie czytelności.
Większość asystentów pisania jest dostępna w różnych formach, w tym jako samodzielne oprogramowanie na komputery stacjonarne, strony internetowe, dodatki/rozszerzenia do przeglądarek oraz aplikacje mobilne. Możesz więc sprawdzić swój e-mail gdziekolwiek jesteś.
Użyj narzędzia do odczytu na głos
Jednym z problemów związanych z samodzielnym sprawdzaniem tekstu wizualnie jest to, że umysł często interpretuje to, co miałeś na myśli, zamiast tego, co jest faktycznie napisane na ekranie lub stronie. Jednak słuchanie swojego e-maila odczytywanego na głos może pomóc zmniejszyć tę tendencję do mentalnego poprawiania błędów zamiast rzeczywistego poprawiania tekstu.
Funkcje odczytu na głos mogą być dostępne jako narzędzie do ułatwień dostępu w systemach operacyjnych i edytorach tekstu, dostępne jako rozszerzenia lub dodatki, lub do pobrania jako aplikacje samodzielne. Te narzędzia mogą być cennym uzupełnieniem cichego czytania.
Poproś kogoś o pomoc
Powtarzanie prowadzi do zaznajomienia, więc im więcej czytasz i powtarzasz dany tekst, tym bardziej prawdopodobne jest, że zamaskujesz błędy, mentalnie je poprawiając.
Po zakończeniu początkowej rundy korekty, poproś kogoś innego — najlepiej kogoś, kto nie jest związany z tym, co piszesz — aby to przeczytał. Dodatkowa para oczu może dostarczyć nowej perspektywy i pomóc wychwycić błędy, których nie zauważyłeś.
Warto również wspomnieć, że istnieją profesjonalne portale internetowe, które mogą pomóc w korekcie i edytowaniu esejów, prac badawczych, pism profesjonalnych itp. Wśród takich portali, najbardziej znany jest serwis płatne pisanie esejów z projektu Edubirdie. Jest on bardzo popularny wśród absolwentów uczelni i szkół wyższych.
Unikaj poprawiania tekstu, gdy jesteś zmęczony
Chociaż to czasami może być poza twoją kontrolą, staraj się nie poprawiać tekstu pod koniec dnia, gdy jesteś fizycznie lub psychicznie zmęczony.
Poprawianie tekstu wymaga koncentracji i uwagi na najmniejsze szczegóły, więc spróbuj zaplanować to z wyprzedzeniem i zrób to, gdy twój umysł jest świeży, bystry i skoncentrowany. To jest szczególnie ważne, gdy e-maile są wysyłane do dużych list mailingowych, takich jak biuletyny, promocje lub wprowadzenie produktów.
Mogą również pomóc krótkie przerwy i zmiana zajęcia. Zrób coś całkowicie niezwiązanego, a potem wróć do swojego dokumentu. Jednym z moich ulubionych sposobów na oczyszczenie umysłu i nabranie energii jest krótki spacer, zanim zacznę poprawiać tekst.
Zrozum swoje typowe błędy pisarskie
Ludzie często popełniają te same błędy, w kółko. Zrozumienie swoich nawyków i tendencji pisarskich może pomóc Ci zwrócić większą uwagę na te obszary.
Na przykład:
- Błędy interpunkcyjne
- Mieszanie homonimów (słów, które mają podobne brzmienie, ale różne znaczenia i pisownię), takich jak their/there/they're, you're/your, two/to/too
- Subiekty i czasowniki niezgodne liczbowo (liczba pojedyncza lub mnoga)
- Używanie większej liczby słów niż to konieczne
- Powtarzalność i redundantność
Sprawdź mój artykuł, Proste porady dotyczące pisania e-maili dla jasnej komunikacji, aby dowiedzieć się więcej.
Ostateczne myśli…
Korekta nie polega tylko na poprawie literówek i błędów gramatycznych — to kluczowy krok w procesie pisania.
Starannie przygotowany e-mail, wolny od błędów, zwiększa klarowność Twojej wiadomości; oszczędza mnóstwo czasu, który musiałbyś poświęcić na pisanie zbędnych wiadomości przypominających; oraz buduje wiarygodność dla Ciebie, Twojej firmy i Twojej marki.
