Consigli esperti per correggere le email di lavoro
Un'email scritta male può essere vista come una mancanza di rispetto verso il destinatario e un segno di pigrizia da parte di chi la invia. Bastano pochi minuti per assicurarsi che i tuoi messaggi siano ben rifiniti e privi di errori prima di premere il pulsante INVIA.
Un'email scritta in modo impreciso può essere interpretata come una mancanza di rispetto per il destinatario e un segno di pigrizia da parte del mittente. Ma bastano solo pochi minuti per garantire che i tuoi messaggi siano curati e privi di errori prima di premere il pulsante INVIA.
“Scrivi ubriaco, correggi sobrio.”
Questo detto è stato erroneamente attribuito a molti scrittori famosi, da Charles Bukowski a Ernest Hemingway. Anche se la sua vera origine è sconosciuta, c'è un po' di verità nel detto—almeno nella seconda parte.
Mentre il primo può senza dubbio abbassare le inibizioni e liberare la tua mente creativa per scrivere senza freni, difficilmente è una strategia a lungo termine. Tuttavia, il secondo è cruciale perché richiede che la parte analitica e orientata ai dettagli della tua mente sia lucida.
Ecco cinque semplici suggerimenti per aiutarti a rivedere le tue email:
Utilizza uno strumento di assistenza alla scrittura
La correzione di bozze basata sulla tecnologia ha fatto molta strada rispetto al semplice correttore ortografico.
Gli assistenti alla scrittura, come Grammarly, Sapling e ProWritingAid, offrono strumenti che possono aiutarti durante l'intero processo di scrittura: correggendo errori grammaticali, migliorando la struttura delle frasi e aumentando la leggibilità.
La maggior parte degli assistenti alla scrittura è disponibile in varie forme, tra cui software desktop autonomi, siti web, addon/estensioni per browser e app mobili. Così puoi revisionare la tua email ovunque tu sia.
Utilizza uno strumento di lettura ad alta voce
Uno dei problemi della correzione visiva è che la tua mente può spesso interpretare ciò che intendevi scrivere invece di ciò che è effettivamente scritto sullo schermo o sulla pagina. Ma ascoltare la tua email letta ad alta voce può aiutare a ridurre questa tendenza a correggere mentalmente gli errori invece di correggere effettivamente il testo.
Le funzionalità di lettura ad alta voce possono essere incluse come strumento di accessibilità nei sistemi operativi e nei programmi di videoscrittura, disponibili come estensioni o componenti aggiuntivi, o scaricabili come app autonome. Questi strumenti possono essere un'aggiunta preziosa alla lettura silenziosa.
Chiedi aiuto a qualcuno
La ripetizione genera familiarità, quindi più leggi e rileggi un testo, più è probabile che tu mascheri gli errori correggendoli mentalmente.
Dopo aver completato il tuo primo giro di revisione, chiedi a qualcun altro—preferibilmente qualcuno non coinvolto in ciò che stai scrivendo—di dare un'occhiata. Un paio di occhi in più possono fornire una nuova prospettiva e aiutare a cogliere errori che non hai notato.
Vale anche la pena menzionare che ci sono portali web professionali che possono aiutare con la revisione e la modifica di saggi, documentalti di ricerca, lettere professionali e così via. Tra questi portali, il più famoso è il servizio di pagamento per saggi del progetto Edubirdie. È molto popolare tra i laureati di college e università.
Evita di correggere le bozze quando sei stanco
Anche se a volte questo è al di fuori del tuo controllo, cerca di non correggere le bozze alla fine della giornata quando sei fisicamente o mentalmente stanco.
La correzione delle bozze richiede concentrazione e attenzione ai minimi dettagli, quindi cerca di pianificare in anticipo e fallo quando la tua mente è fresca, acuta e concentrata. Questo è particolarmente importante quando le email vengono inviate a grandi liste di distribuzione, come nel caso di newsletter, promozioni o lanci di prodotti.
Può anche essere utile fare una breve pausa e cambiare attività. Fai qualcosa di completamente non correlato e poi torna al tuo documento. Uno dei miei modi preferiti per schiarirmi le idee e ricaricarmi è fare una breve passeggiata prima di iniziare a correggere le bozze.
Comprendere i tuoi errori di scrittura abituali
Le persone commettono spesso gli stessi errori, ancora e ancora. Comprendere le tue abitudini e tendenze di scrittura può aiutarti a prestare particolare attenzione a queste aree.
Ad esempio:
- Errori di punteggiatura
- Confondere omofoni (parole che hanno un suono simile ma significati e ortografie diverse), come their/there/they're, you're/your, two/to/too
- I soggetti e i verbi non corrispondono nel numero (singolare o plurale)
- Usare più parole del necessario
- Ripetizione e ridondanza
Controlla il mio articolo, Suggerimenti per la revisione delle email per una comunicazione chiara, per saperne di più.
Considerazioni finali…
La revisione non riguarda solo la correzione di errori di battitura e grammaticali—è un passo vitale nel processo di scrittura.
Un'email ben curata, priva di errori, migliora la chiarezza del tuo messaggio; ti fa risparmiare un sacco di tempo evitando di dover scrivere messaggi di follow-up non necessari; e stabilisce credibilità per te, la tua azienda e il tuo marchio.
