Экспертные советы по корректировке деловой почты
Плохо написанное электронное письмо может восприниматься как неуважение к получателю и признак лени отправителя. Однако нужно всего пару минут, чтобы убедиться, что ваше сообщение написано аккуратно и без ошибок перед отправкой.
Неаккуратно написанное электронное письмо может рассматриваться как признак неуважения к получателю и знак лени со стороны отправителя. Но всего несколько минут достаточно, чтобы убедиться, что ваши сообщения отредактированы и безошибочны перед нажатием кнопки ОТПРАВИТЬ.
“Пиши пьяным, редактируй трезвым.”
Эта поговорка ошибочно приписывается многим известным писателям, от Чарльза Буковски до Эрнеста Хемингуэя. Хотя истинное происхождение неизвестно, в данной фразе есть доля правды — по крайней мере, во второй части.
Хотя первая часть, безусловно, может снизить тормоза и освободить ваше креативное мышление для написания без сдержанности, это маловероятная стратегия на долгосрочную перспективу. Вторая же часть крайне важна, так как требует, чтобы аналитическая и ориентированная на детали часть вашего разума была ясной.
Вот пять простых советов по вычитке электронной почты:
Используйте инструмент для написания
Технологии проверки написания проделали большой путь с простой проверки орфографии.
Ассистенты по написанию, такие как Grammarly, Sapling и ProWritingAid, предлагают инструменты, которые могут помочь вам на протяжении всего процесса написания: исправление грамматических ошибок, улучшение структуры предложений и повышение читаемости.
Большинство ассистентов по написанию доступны в различных формах, включая отдельные настольные программы, веб-сайты, дополнения/расширения для браузеров и мобильные приложения. Так что вы можете вычитывать свои электронные письма, где бы вы ни были.
Используйте инструмент чтения вслух
Одна из проблем, связанных только с визуальной вычиткой, заключается в том, что ваш разум может часто интерпретировать то, что вы собирались написать, вместо того, что на самом деле написано на экране или странице. Но прослушивание вашей электронной почты, читаемой вслух, может помочь уменьшить эту тенденцию мысленно исправлять ошибки вместо того, чтобы фактически исправить текст.
Функции чтения вслух могут быть включены в операционные системы и текстовые процессоры в качестве инструмента доступности, доступны в качестве расширений или дополнений, или загружаемы как отдельные приложения. Эти инструменты могут быть ценным дополнением кSilent reading.
Попросите кого-то о помощи
Повторение создает привычку, поэтому, чем больше вы читаете и перечитываете текст, тем проще вам скрывать ошибки, мысленно их исправляя.
После того как вы завершите первый этап вычитки, попросите кого-то еще — желательно того, кто не связан с тем, что вы пишете — взглянуть на это. Дополнительные глаза могут предложить новый взгляд и помочь заметить ошибки, которые вы не заметили.
Стоит также упомянуть, что существуют профессиональные веб-порталы, которые могут помочь с вычиткой и редактированием эссе, исследований, деловых писем и так далее. Среди таких порталов самым известным является сервис платеж за эссе от проекта Edubirdie. Он очень популярен среди выпускников колледжей и университетов.
Избегайте вычитки, когда вы устали
Хотя это иногда вне вашего контроля, постарайтесь не заниматься вычиткой в конце дня, когда вы физически или умственно усталы.
Вычитка требует сосредоточенности и внимания к самым мелким деталям, поэтому постарайтесь планировать заранее и делать это, когда ваш ум свеж, остер и сосредоточен. Это особенно важно, когда письма рассылаются на большие списки рассылки, такие как рассылки, акции или запуск продуктов.
Также может помочь сделать короткий перерыв и сменить род деятельности. Занимайтесь чем-то совершенно не связанным, а затем вернитесь к вашему документу. Один из моих любимых способов очистить разум и перезарядиться — сделать короткую прогулку перед тем, как я начну вычитку.
Поймите свои обычные ошибки при написании
Люди часто совершают одни и те же ошибки снова и снова. Понимание своих привычек и тенденций в письме может помочь вам уделить больше внимания этим областям.
Например:
- Ошибки в пунктуации
- Перепутывание омонимов (слов, которые звучат похоже, но имеют разные значения и написание), таких как their/there/they're, you're/your, two/to/too
- Несоответствие между подлежащими и сказуемыми по числу (единственное или множественное число)
- Использование большего количества слов, чем необходимо
- Повторения и избыточность
Посмотрите мою статью, Простые советы по написанию электронных писем для ясного общения, чтобы узнать больше.
Заключительные мысли…
Вычитка — это не только исправление опечаток и грамматических ошибок — это важный шаг в процессе написания.
Отшлифованное письмо без ошибок повышает ясность вашего сообщения; экономит массу времени, избавляя от необходимости писать ненужные письма-напоминания; и устанавливает доверие к вам, вашей компании и вашему бренду.
