Consejos de expertos para corregir tus correos electrónicos empresariales
Un correo escrito de manera descuidada puede interpretarse como una falta de respeto hacia el destinatario y una señal de pereza por parte del remitente. Pero solo toma unos minutos asegurarse de que tus mensajes estén pulidos y libres de errores antes de presionar el botón de ENVIAR.
Un correo electrónico mal redactado puede interpretarse como una falta de respeto hacia el destinatario y una señal de pereza por parte del remitente. Pero solo se necesitan unos minutos para asegurarte de que tus mensajes estén pulidos y libres de errores antes de hacer clic en el botón ENVIAR.
“Escribe ebrio, edita sobrio.”
Este dicho ha sido erróneamente atribuido a muchos escritores famosos, desde Charles Bukowski hasta Ernest Hemingway. Aunque su verdadero origen es desconocido, hay algo de verdad en el dicho—al menos en la segunda parte.
Mientras que la primera parte puede, sin duda, bajar inhibiciones y liberar tu mente creativa para escribir sin restricciones, no es una estrategia a largo plazo. Sin embargo, la segunda es crucial porque requiere que la parte analítica y orientada a los detalles de tu mente esté despejada.
Aquí tienes cinco consejos sencillos para corregir correos electrónicos:
Usa una herramienta de asistente de escritura
La corrección de texto basada en tecnología ha avanzado mucho desde el humilde corrector ortográfico.
Los asistentes de escritura, como Grammarly, Sapling y ProWritingAid, ofrecen herramientas que pueden ayudarte a lo largo de todo el proceso de escritura: corrigiendo errores gramaticales, mejorando la estructura de las oraciones y aumentando la legibilidad.
La mayoría de los asistentes de escritura están disponibles en diversas formas, incluyendo software de escritorio independiente, sitios web, complementos/extensiones de navegador y aplicaciones móviles. Así que puedes corregir tus correos electrónicos dondequiera que estés.
Usa una herramienta de lectura en voz alta
Uno de los problemas con la corrección visual por sí sola es que tu mente a menudo puede interpretar lo que intentabas escribir en lugar de lo que realmente está escrito en la pantalla o en la página. Pero escuchar tu correo electrónico siendo leído en voz alta puede ayudar a reducir esta tendencia a corregir mentalmente errores en lugar de realmente corregir el texto.
Las funciones de lectura en voz alta pueden estar incluidas como una herramienta de accesibilidad en los sistemas operativos y procesadores de texto, disponibles como extensiones o complementos, o descargables como aplicaciones independientes. Estas herramientas pueden ser una adición valiosa a la lectura en silencio.
Pide ayuda a alguien
La repetición genera familiaridad, así que cuanto más leas y releas un texto, más probable es que ocultes errores al corregirlos mentalmente.
Después de terminar tu ronda inicial de corrección, pide a otra persona—preferiblemente alguien ajeno a lo que estás escribiendo—que lo revise. Un par de ojos extra puede ofrecer una nueva perspectiva y ayudar a detectar errores que no notaste.
También vale la pena mencionar que existen portales web profesionales que pueden ayudar con la corrección y edición de ensayos, trabajos de investigación, cartas profesionales, etc. Entre estos portales, el más famoso es el servicio de pago por ensayo del proyecto Edubirdie. Es muy popular entre los graduados de colegios y universidades.
Evita corregir cuando estás cansado
Aunque esto a veces está fuera de tu control, trata de no corregir al final del día cuando estás física o mentalmente cansado.
Corregir requiere enfoque y atención a los más mínimos detalles, así que trata de planificar con anticipación y hacerlo cuando tu mente esté fresca, ágil y concentrada. Esto es especialmente importante cuando los correos electrónicos se envían a grandes listas de distribución, como boletines, promociones o lanzamientos de productos.
También puede ayudar tomarte un breve descanso y cambiar de actividad. Haz algo completamente no relacionado y luego regresa a tu documento. Una de mis formas favoritas de despejar mi mente y recargar energías es dar un breve paseo antes de empezar a corregir.
Entiende tus errores de escritura habituales
Las personas suelen cometer los mismos errores, una y otra vez. Entender tus hábitos y tendencias de escritura puede ayudarte a prestar más atención a estas áreas.
Por ejemplo:
- Errores de puntuación
- Confundir homófonos (palabras que suenan similar pero tienen significados y ortografías diferentes), como su/su/son, tú/tu, dos/a
- Sujeto y verbo que no coinciden en número (singular o plural)
- Usar más palabras de las necesarias
- Repetición y redundancia
Consulta mi artículo, Consejos para corregir correos electrónicos, para aprender más.
Reflexiones finales…
La corrección de pruebas no se trata solo de corregir errores tipográficos y gramaticales—es un paso vital en el proceso de escritura.
Un correo electrónico pulido y libre de errores mejora la claridad de tu mensaje; ahorra un montón de tiempo al evitar tener que escribir mensajes de seguimiento innecesarios; y establece credibilidad para ti, tu empresa y tu marca.
