Email-Überlastung mit diesen einfachen Tipps vermeiden
Jeden Tag stehen wir vor dem gleichen Kampf gegen die E-Mail-Überlastung. Unser „Prokrastinator-Ich“ und „Produktivitäts-Ich“ kämpfen um unsere Aufmerksamkeit, während sich die Schuld einstellt, wenn wir auf die überquellenden E-Mails in unserem Posteingang blicken.
Sollte ich jetzt auf diese E-Mail antworten oder nachdem ich über Leonardo DiCaprios neue Frisur gelesen habe?
Warum ist es so stressig, E-Mails zu verwalten?
Laut The Radicati Group, Inc. erhalten Menschen durchschnittlich 96 E-Mails pro Tag! Mit so vielen empfangenen und etwa 30 gesendeten E-Mails steigt das Stressniveau. Wie Joanne Cantor, Ph.D., zitiert wurde von Huffington Post:
"Von E-Mails überwältigt zu werden, beeinträchtigt die Fähigkeit Ihres Gehirns zu denken und hemmt Ihre Kreativität, während es gleichzeitig den Stress erhöht."
Sie sagte auch
"Der Klang des neuen E-Mail-Pings von Ihrem Telefon oder Computer kann tatsächlich Ihre Herzfrequenz und Ihren Blutdruck erhöhen. Aber das ist noch nicht alles; durch die neue E-Mail unterbrochen zu werden, lenkt unsere Aufmerksamkeit von der Aufgabe ab, die wir gerade erledigen: der Arbeit, die wir tatsächlich machen. Es dauert Zeit, wieder konzentriert zu werden, nachdem wir unseren Posteingang überprüft haben, was die Zeit verlängert, die wir tatsächlich benötigen, um Dinge zu erledigen."
Der Begriff "Inbox Zero", eingeführt von Merlin Mann im Jahr 2006, ist für die meisten von uns zu einer Art E-Mail-Überlastung bewältigen geworden, und wir sehen nur noch mehr und mehr E-Mails, die hereinkommen.
Wie können wir unser Prokrastinator-Ich zum Schweigen bringen und anfangen, aufzuräumen und jeden Tag Inbox Zero zu erreichen?
Mehrere Ressourcen schlagen vor, sich eine bestimmte Zeit zum E-Mail-Überprüfen festzulegen oder Ordner und Filter zu erstellen usw.
Was ist E-Mail-Überlastung?
E-Mail-Überlastung ist das, was Sie durch das Missmanagement Ihres E-Mail-Kontos erhalten. Es ist eine neue Stressform, die durch einen unorganisierten Posteingang, eine Flut von erhaltenen E-Mails und die ständigen Ablenkungen durch eine Welle von Benachrichtigungen verursacht wird.
Können Sie damit umgehen?
Wie gehen Sie mit E-Mail-Überlastung um? 4 Tipps zur Reduzierung von E-Mail-Stress
Benachrichtigungen ausschalten
Ein Favorit und der einfachste Schritt von allen! Es gibt keinen Grund, sich eine Zeit festzulegen, um Ihre E-Mails zu überprüfen, wenn Sie sich von den Benachrichtigungen ablenken lassen, die ständig in einer Ecke Ihres Bildschirms aufpoppen.
Laut emailoverloadsolutions.com hat die Forschung ergeben, dass die durchschnittliche Zeit, um sich von einer E-Mail-Unterbrechung zu erholen, etwa 65 Sekunden beträgt. Bei jemandem, der 100 E-Mails pro Tag erhält, gehen allein in der Wiederherstellungszeit etwa zwei Stunden pro Tag verloren.
Tun Sie es — schalten Sie sie jetzt aus. Sie wollen nicht so viel Zeit verschwenden.
Verwenden Sie die Inline-Antwort
Wenn Sie E-Mails senden, benötigt es bereits viel Zeit, um die beste Struktur für eine Antwort zu finden, die mehr als drei Fragen erfordert, da Sie sie für alle Beteiligten so klar und verständlich wie möglich halten möchten.
Es gibt eine Vielzahl von Inline-Antwort-Add-Ons und anderen Optionen, um sicherzustellen, dass Sie alle Fragen beantwortet haben. Aber die meisten von ihnen können ziemlich unordentlich und sehr verwirrend werden.
Mailbird, ein E-Mail-Client für Windows, scheint dieses Problem gelöst zu haben. Indem Sie einfach "Enter" an der Stelle des Textes klicken, auf die Sie kommentieren möchten, erscheint der Benutzername, und der Kommentar kann einfach in der in den allgemeinen Einstellungen gewählten Farbe hinzugefügt werden. Dieses einfache, aber großartige Feature macht es sowohl für den Absender als auch für den Empfänger so viel einfacher.
Begrenzen Sie die Länge Ihrer E-Mail
Kommen Sie zur Sache — aber vergessen Sie dabei nicht Ihre E-Mail-Etikette! Sie tun sich und dem Empfänger einen großen Gefallen, wenn Sie E-Mails versenden, die klar, gut strukturiert und so kurz wie möglich, aber informativ sind.
Vermeiden Sie persönliche Chats in E-Mails, da diese Nachrichten Ihr Postfach nur unnötig füllen. Denken Sie immer daran, dass der Empfänger wahrscheinlich ebenfalls versucht, Inbox Zero zu erreichen und Ihre E-Mail so schnell wie möglich durchsehen möchte.
Verwenden Sie mehrere Konten
Die Verwendung mehrerer Konten kann tatsächlich als eine andere Möglichkeit betrachtet werden, Ordner zu erstellen. Es unterstützt sehr gut bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben, da es Ihnen ermöglicht, einen besseren Überblick darüber zu behalten, worauf sich die E-Mails beziehen und welchen Prioritätsgrad sie haben. Gute E-Mail-Clients wie Mailbird für Windows oder Sparrow für Mac sind großartig für die Verwaltung mehrerer Konten.
Wirst du aufhören mit dem Aufschieben?
Letztendlich kommt es darauf an, womit du am bequemsten arbeitest und herauszufinden, welche Systeme oder Funktionen du am nützlichsten findest, um dein Aufschieber-Ich in den Griff zu bekommen.
Häufig gestellte Fragen
Wie werde ich zu viele E-Mails los?
Ein guter Anfang wäre es, deinen Posteingang von Spam zu befreien und herauszufinden, warum du so viele E-Mails erhältst. Wenn es daran liegt, dass du zu vielen Newslettern abonniert bist, ist eine gute Lösung, eine App wie Unroll.me zu verwenden, um die Abonnements zu löschen, die du nicht mehr liest. Eine andere Möglichkeit ist, ein gutes Filtersystem einzurichten, damit E-Mails direkt in entsprechende Ordner gehen und du sie nacheinander bearbeiten kannst.
Wie viele E-Mails sind zu viele?
Jede Anzahl von E-Mails, die du nicht schnell verarbeiten kannst, kann zu viel sein. Stopp dir die Zeit mit einer Stoppuhr, während du E-Mails bearbeitest. Zähle, wie viele du während dieser Zeit verarbeitet hast, und entscheide, ob du so viel Zeit für E-Mails aufbringen kannst. Wenn nicht, suche nach Möglichkeiten, die Korrespondenz zu reduzieren.
