Sconfiggi il Sovraccarico di Email con Questi Semplici Consigli
Ogni giorno affrontiamo la stessa battaglia con il sovraccarico di email. Il nostro "Me Procrastinatore" e il "Me Produttivo" combattono per la nostra attenzione, e poi arriva il senso di colpa mentre fissiamo le email che riempiono la nostra casella di posta per tutto il giorno.
Dovrei rispondere a questa email adesso o dopo aver letto del nuovo hairstyle di Leonardo DiCaprio?
Perché È Così Stressante Gestire le Email?
Secondo The Radicati Group, Inc., le persone ricevono in media 96 email al giorno! Con così tante email ricevute e circa 30 inviate, il livello di stress aumenta. Come citato da Joanne Cantor, Ph.D., da Huffington Post:
"Essere sopraffatti dalle email interferisce con la capacità del tuo cervello di pensare e ostacola la tua creatività, aumentando così lo stress."
Ha anche detto
"Il suono del ping di una nuova email dal tuo telefono o computer può effettivamente aumentare il tuo battito cardiaco e la pressione sanguigna. Ma non è tutto; essere interrotti dalla nuova email distoglie la nostra attenzione dal compito che stiamo svolgendo: il lavoro che stiamo effettivamente facendo. Ci vuole tempo per ritrovare la concentrazione dopo aver controllato la tua casella di posta, estendendo il tempo necessario per completare effettivamente il lavoro."
Il termine "Inbox Zero," introdotto da Merlin Mann nel 2006, è diventato una sorta di mail irvana per molti di noi, e continuiamo a vedere sempre più email arrivare.
Come possiamo zittire il nostro Me Procrastinatore e iniziare a sistemare e raggiungere Inbox Zero ogni giorno?
Diverse risorse suggeriscono di dedicare un tempo specifico per controllare le email o di creare cartelle e impostare filtri, ecc.
Che cos'è la gestione dell'eccesso di email?
L'eccesso di email è ciò che si ottiene dalla mal gestione del tuo account email. È un nuovo periodo di stress causato da un'inbox disorganizzata, da un assalto di email ricevute e dalle continue distrazioni provocate da un flusso di notifiche.
Sei in grado di affrontarlo?
Come Gestisci l'Eccesso di Email? 4 Consigli per Ridurre lo Stress da Email
Disattiva le notifiche
Un passo favorito e il più semplice di tutti! Non è necessario fissarsi un orario per controllare le email se sei distratto dalle notifiche che continuano a comparire in qualche angolo dello schermo.
Secondo emailoverloadsolutions.com, la ricerca ha scoperto che il tempo medio per recuperare da un'interruzione causata da un'email è di circa 65 secondi. Per chi riceve 100 email al giorno, si perdono circa due ore al giorno solo per il tempo di recupero.
Fallo — disattivale ora. Non vuoi sprecare così tanto tempo.
Usa la Risposta In-Linea
Quando invii email, richiede già molto tempo pensare al modo migliore per strutturare una risposta che richiede di rispondere a più di tre domande, poiché vuoi mantenerla il più chiara e comprensibile possibile per tutti gli interessati.
Ci sono vari componenti aggiuntivi per la Risposta In-Linea e altre opzioni per assicurarti di aver risposto a tutte le domande. Ma la maggior parte di esse può diventare abbastanza disordinata e molto confusa.
Mailbird, un client email per Windows, sembra aver risolto quel problema. Basta cliccare "Invio" nella parte del testo su cui vuoi commentare, il nome dell'utente appare e il commento può essere facilmente aggiunto nel colore scelto nelle impostazioni principali. Questa semplice ma grande funzionalità rende tutto molto più facile sia per il mittente che per il destinatario.
Limita la lunghezza della tua email
Vai al punto — ma senza dimenticare l'etichetta delle email! Farai un grande favore a te stesso e al destinatario se invii email che sono dirette, ben strutturate e il più brevi possibile ma informative.
Evita chiacchierate personali nelle email, poiché questi messaggi riempiono inutilmente la tua casella di posta. Ricorda sempre che il destinatario sta probabilmente cercando di raggiungere Zero Email in Posta e vuole elaborare la tua email il più velocemente possibile.
Usa più account
Utilizzare più account può in realtà essere visto come un modo differente di creare cartelle. È molto utile per dare priorità ai tuoi compiti, poiché ti consente di avere una migliore panoramica su quali sono le email correlate e il loro livello di priorità. Buoni client email, come Mailbird per Windows o Sparrow per Mac, sono ottimi per gestire più account.
Hai intenzione di smettere di procrastinare?
Si tratta semplicemente di ciò con cui ti senti più a tuo agio e di scoprire quali sistemi o funzionalità trovi più utili per colpire il tuo io procrastinatore.
FAQ
Come posso liberarmi di troppe email?
Un buon inizio sarebbe svuotare la tua casella di posta dallo spam e capire perché ricevi così tante email. Se è perché sei iscritto a troppe newsletter, una buona soluzione è usare un'app come Unroll.me per eliminare le iscrizioni che non leggi più. Un altro modo è impostare un buon sistema di filtri, in modo che le email vadano direttamente in cartelle appropriate e tu possa gestirle una cartella alla volta.
Quante email sono troppe?
Qualsiasi numero di email che non riesci a elaborare rapidamente può essere troppo. Cronometra il tempo mentre gestisci le email. Conta quante ne riesci a elaborare in quel tempo e decidi se puoi dedicare così tanto tempo alle email. In caso contrario, cerca modi per ridurre la corrispondenza.
