Избегите Загрузки Электронной Почты Простыми Советами
Каждый день мы сталкиваемся с перегрузом электронной почты. Наши «Я-Прокрастинатор» и «Я-Продуктивность» борются за внимание, а мы чувствуем вину, глядя на переполненный ящик.
Мне следует ответить на это письмо сейчас или после того, как я прочитаю о новой прическе Леонардо ДиКаприо?
Почему управление электронной почтой так стрессово?
Согласно The Radicati Group, Inc., люди получают в среднем 96 электронных писем в день! С таким количеством получаемых писем и около 30 отправленных уровень стресса возрастает. Как цитировала Джоанн Кантор, доктор философии, Huffington Post:
"Постоянная загроможденность электронной почтой мешает вашему мозгу думать и тормозит вашу креативность, а также увеличивает уровень стресса."
Она также сказала
"Звук нового уведомления о письме на вашем телефоне или компьютере может действительно повысить ваше сердцебиение и кровяное давление. Но это еще не все; прерывание новым письмом отвлекает наше внимание от текущей задачи: работы, которую мы на самом деле выполняем. На восстановление концентрации после проверки почты уходит время, что увеличивает общее время для выполнения задач."
Термин "Inbox Zero", введенный Мерлином Манном в 2006 году, стал своего рода почтовым раем для большинства из нас, и мы продолжаем видеть, как количество писем только растёт.
Как нам справиться с нашим Лентяем и начать наводить порядок и достигать Inbox Zero каждый день?
Несколько ресурсов предлагают установить для себя конкретное время для проверки электронной почты или создать папки и установить фильтры и т.д.
Что такое избыток электронной почты?
Избыток электронной почты — это результат неправильного управления вашей электронной почтой. Это новый источник стресса, вызванный неорганизованным почтовым ящиком, наплывом полученных писем и постоянными отвлекающими факторами из-за потока уведомлений.
Сможете с этим справиться?
Как вы справляетесь с избытком электронной почты? 4 совета по снижению стресса от электронной почты
Выключите уведомления
Любимый и самый простой шаг из всех! Вам не нужно назначать время для проверки вашей почты, если вас отвлекают уведомления, которые постоянно появляются в одном из углов вашего экрана.
Согласно emailoverloadsolutions.com исследования показали, что среднее время восстановления после прерывания из-за электронной почты составляет примерно 65 секунд. Для человека, получающего 100 писем в день, теряется около двух часов в день только на восстановление.
Сделайте это — отключите их сейчас. Вы не хотите тратить так много времени впустую.
Используйте ответ в строке
Когда вы отправляете письма, уже требуется много времени, чтобы подумать о том, как лучше всего структурировать ответ, требующий ответа на более чем три вопроса, так как вы хотите, чтобы он был как можно более ясным и понятным для всех участников.
Существует множество дополнений для ответа в строке и других опций, чтобы убедиться, что вы ответили на все вопросы. Но большинство из них может быть довольно запутанным и сложным.
Mailbird, почтовый клиент для Windows, кажется, решил эту проблему. Просто нажав "Enter" в той части текста, на которую вы хотите прокомментировать, появляется имя пользователя, и комментарий можно легко добавить в выбранном цвете в основных настройках. Эта простая, но отличная функция значительно облегчает работу как отправителю, так и получателю.
Ограничьте длину вашего письма
Переходите к делу — но не забывайте о своей электронной этике! Вы сделаете себе и получателю огромную услугу, если будете отправлять письма, которые являются прямыми, хорошо структурированными и как можно более короткими, но информативными.
Избегайте личных бесед в письмах, так как эти сообщения просто ненужно заполняют ваш почтовый ящик. Всегда помните, что получатель, вероятно, также пытается достичь нуля в почтовом ящике и хочет как можно быстрее пройти ваше письмо.
Используйте несколько учетных записей
Использование нескольких учетных записей можно рассматривать как другой способ создания папок. Это очень помогает в плане приоритизации ваших задач, так как позволяет вам лучше ориентироваться в том, к каким письмам это относится и каков их уровень приоритета. Хорошие почтовые клиенты, такие как Mailbird для Windows или Sparrow для Mac, отлично подходят для управления несколькими учетными записями.
Собираетесь ли вы прекратить откладывать на потом?
Все сводится к тому, с чем вам удобнее работать, и к тому, какие системы или функции вы находите наиболее полезными, чтобы дать пинка вашему Откладывателю.
Часто задаваемые вопросы
Как избавиться от избытка электронных писем?
Хорошим началом будет очистка вашего почтового ящика от спама и выяснение, почему вы получаете так много писем. Если это связано с тем, что вы подписаны на слишком много рассылок, хорошим решением будет использование приложения, такого как Unroll.me, чтобы удалить подписки, которые вы больше не читаете. Еще один способ - установить хорошую систему фильтров, чтобы письма сразу попадали в соответствующие папки, и вы могли работать с ними по одной папке за раз.
Сколько писем - это уже слишком много?
Любое количество писем, которое вы не можете быстро обработать, может считаться слишком большим. Засеките время на секундомере, пока управляете электронной почтой. Посчитайте, сколько писем вам удалось обработать за это время, и решите, можете ли вы уделять так много времени электронной почте. Если нет, ищите способы уменьшить корреспонденцию.
