Évitez la Surcharge d'Emails avec ces Conseils Simples
Chaque jour, nous faisons face à la même bataille contre la surcharge d'emails. Notre "Moi Procrastinateur" et "Moi Productif" se disputent notre attention, puis la culpabilité s'installe alors que nous regardons les emails s'accumuler dans notre boîte de réception toute la journée.
Devrais-je répondre à cet email maintenant ou après avoir lu à propos de la nouvelle coiffure de Leonardo DiCaprio ?
Pourquoi est-il si stressant de gérer les e-mails ?
Selon The Radicati Group, Inc., les gens reçoivent en moyenne 96 e-mails par jour ! Avec tant d'e-mails reçus et environ 30 envoyés, le niveau de stress augmente. Comme l'a cité Joanne Cantor, Ph.D., par Huffington Post :
"Être submergé par les e-mails interfère avec la capacité de votre cerveau à penser et entrave votre créativité, tout en augmentant le stress."
Elle a également déclaré
"Le son du nouveau ping d'e-mail de votre téléphone ou de votre ordinateur peut en fait augmenter votre rythme cardiaque et votre pression artérielle. Mais ce n'est pas tout ; être interrompu par le nouvel e-mail détourne notre attention de la tâche à accomplir : le travail que nous faisons réellement. Il faut du temps pour se recentrer après avoir vérifié votre boîte de réception, prolongeant le temps nécessaire pour réellement accomplir des choses."
Le terme "Inbox Zero", introduit par Merlin Mann en 2006, est devenu une sorte d'irvana mail pour la plupart d'entre nous, et nous continuons à voir de plus en plus d'e-mails arriver.
Comment pouvons-nous réduire notre Procrastinateur intérieur et commencer à faire le ménage pour atteindre Inbox Zero chaque jour ?
Plusieurs ressources suggèrent de se fixer un temps spécifique pour vérifier les e-mails ou de créer des dossiers et de définir des filtres, etc.
Qu'est-ce que la gestion de la surcharge d'emails ?
La surcharge d'emails est ce que vous obtenez d'une mauvaise gestion de votre compte email. C'est un nouveau type de stress causé par une boîte de réception désorganisée, une avalanche d'emails reçus, et les distractions constantes provoquées par un flux dnotifications.
Pouvez-vous y faire face ?
Comment gérer la surcharge d'emails ? 4 conseils pour réduire le stress lié aux emails
Désactivez les notifications
Une étape favorite et la plus facile de toutes ! Il n'est pas nécessaire de vous fixer un moment pour vérifier vos emails si vous êtes distrait par les notifications qui continuent à surgir dans un coin de votre écran.
Selon emailoverloadsolutions.com, des recherches ont montré que le temps moyen de récupération après une interruption par email est d'environ 65 secondes. Pour quelqu'un recevant 100 emails par jour, environ deux heures par jour sont perdues rien qu'en temps de récupération.
Faites-le — désactivez-les maintenant. Vous ne voulez pas perdre autant de temps.
Utilisez la réponse en ligne
Lorsque vous envoyez des emails, il faut déjà beaucoup de temps pour réfléchir à la meilleure façon de structurer une réponse nécessitant de répondre à plus de trois questions, car vous souhaitez la rendre aussi claire et compréhensible que possible pour toutes les personnes impliquées.
Il existe une variété d'add-ons de réponse en ligne et d'autres options pour s'assurer que vous avez répondu à toutes les questions. Mais la plupart d'entre eux peuvent devenir assez chaotiques et très déroutants.
Mailbird, un client de messagerie pour Windows, semble avoir résolu ce problème. En cliquant simplement sur "Entrée" dans la partie du texte à laquelle vous souhaitez commenter, le nom de l'utilisateur apparaît et le commentaire peut être facilement ajouté dans la couleur choisie dans les paramètres principaux. Cette caractéristique simple mais géniale facilite tellement les choses pour l'expéditeur et le destinataire.
Limitez la longueur de votre email
Allez droit au but — mais sans oublier votre étiquette email ! Vous rendrez un grand service à vous-même et au destinataire si vous envoyez des emails qui sont directs, bien structurés et aussi courts que possible tout en étant informatifs.
Évitez les discussions personnelles dans les emails, car ces messages remplissent inutilement votre boîte de réception. N'oubliez jamais que le destinataire essaie probablement également d'atteindre Inbox Zero et souhaite parcourir votre email le plus rapidement possible.
Utilisez plusieurs comptes
Utiliser plusieurs comptes peut en réalité être vu comme une façon différente de créer des dossiers. Cela est très utile en termes de priorisation de vos tâches, car cela vous permet de garder une meilleure vue d'ensemble des emails et de leur niveau de priorité. De bons clients de messagerie, comme Mailbird pour Windows ou Sparrow pour Mac, sont idéaux pour gérer plusieurs comptes.
Allez-Vous Arrêter de Procrastiner ?
Tout se résume à ce avec quoi vous êtes le plus à l'aise et à découvrir quels systèmes ou fonctionnalités vous trouvez les plus utiles pour botter le derrière de votre Moi Procrastinateur.
FAQ
Comment puis-je me débarrasser d'un trop grand nombre d'emails ?
Un bon début serait de vider votre boîte de réception des spams et de comprendre pourquoi vous recevez autant d'emails. Si c'est parce que vous êtes abonné à trop de newsletters, une bonne solution consiste à utiliser une application comme Unroll.me pour supprimer les abonnements que vous ne lisez plus. Une autre solution est de mettre en place un bon système de filtres, afin que les emails aillent directement dans des dossiers appropriés et que vous puissiez les traiter un dossier à la fois.
Combien d'emails sont trop nombreux ?
Toute quantité d'emails que vous ne pouvez pas traiter rapidement peut être considérée comme trop. Chronométrez-vous avec un chronomètre pendant la gestion des emails. Comptez combien vous avez réussi à traiter pendant ce temps, et décidez si vous pouvez consacrer autant de temps à vos emails. Si ce n'est pas le cas, cherchez des moyens de réduire la correspondance.
