Evita la Sobrecarga de Correos con Estos Consejos Simples
Cada día, enfrentamos la misma batalla con la sobrecarga de correos. Nuestro "Yo Procrastinador" y "Yo Productivo" luchan por nuestra atención, y luego la culpa aparece al ver cómo se llenan nuestros correos a lo largo del día.
¿Debo responder a este correo electrónico ahora o después de leer sobre el nuevo peinado de Leonardo DiCaprio?
¿Por qué es tan estresante gestionar los correos electrónicos?
Según The Radicati Group, Inc., ¡las personas reciben un promedio de 96 correos electrónicos al día! Junto con tantos correos recibidos y aproximadamente 30 enviados, el nivel de estrés aumenta. Como cita Joanne Cantor, Ph.D., en Huffington Post:
"Sentirse abrumado por los correos electrónicos interfiere con la capacidad de su cerebro para pensar y obstaculiza su creatividad, además de aumentar el estrés."
Ella también dijo
"El sonido del nuevo ping de correo electrónico en su teléfono o computadora puede aumentar realmente su frecuencia cardíaca y presión arterial. Pero eso no es todo; ser interrumpido por el nuevo correo electrónico aleja nuestra atención de la tarea en cuestión: el trabajo que realmente estamos haciendo. Se necesita tiempo para volver a concentrarse después de revisar su bandeja de entrada, prolongando el tiempo que realmente se tarda en hacer las cosas."
El término "Inbox Zero", introducido por Merlin Mann en 2006, se ha convertido en una especie de ideal de correo para muchos de nosotros, y solo seguimos viendo más y más correos electrónicos que llegan.
¿Cómo podemos callar a nuestro Yo Procrastinador y empezar a limpiar y alcanzar Inbox Zero todos los días?
Varios recursos sugieren establecer un tiempo específico para revisar el correo electrónico o crear carpetas y establecer filtros, etc.
¿Qué es la gestión del exceso de correos electrónicos?
La gestión del exceso de correos electrónicos es lo que obtienes de la mala administración de tu cuenta de correo electrónico. Es un nuevo tipo de estrés causado por una bandeja de entrada desorganizada, un bombardeo de correos electrónicos recibidos y las constantes distracciones provocadas por una avalancha de notificaciones.
¿Puedes enfrentarlo?
¿Cómo manejas la gestión del exceso de correos electrónicos? 4 consejos para reducir el estrés por correos electrónicos
Desactiva las notificaciones
¡Un paso favorito y el más fácil de todos! No hay necesidad de que te pongas un tiempo para revisar tus correos electrónicos si te distraes con las notificaciones que siguen apareciendo en algún rincón de tu pantalla.
Según emailoverloadsolutions.com, la investigación ha encontrado que el tiempo promedio para recuperarse de una interrupción por correo electrónico es de aproximadamente 65 segundos. Para alguien que recibe 100 correos electrónicos al día, se pierden aproximadamente dos horas al día solo en tiempo de recuperación.
Hazlo: apágalo ahora. No quieres perder tanto tiempo.
Usa la respuesta en línea
Cuando envías correos electrónicos, ya toma mucho tiempo pensar en la mejor manera de estructurar una respuesta que requiere que contestes más de tres preguntas, ya que quieres que sea lo más clara y comprensible posible para todos los involucrados.
Hay una variedad de complementos de respuesta en línea y otras opciones para asegurarte de que has respondido a todas las preguntas. Pero la mayoría de ellos pueden volverse bastante desordenados y muy confusos.
Mailbird, un cliente de correo electrónico para Windows, parece haber resuelto ese problema. Al hacer clic en "Enter" en la parte del texto sobre la que deseas comentar, aparece el nombre de usuario, y el comentario se puede agregar fácilmente en el color elegido en la configuración principal. Esta característica simple pero genial hace que sea mucho más fácil para el remitente y el destinatario.
Limita la longitud de tu correo electrónico
Ve al grano, ¡pero sin olvidar tu etiqueta de correo electrónico! Te harás un gran favor a ti mismo y al destinatario si envías correos electrónicos que sean directos, bien estructurados y lo más cortos posible, pero informativos.
Evita charlas personales en los correos electrónicos, ya que estos mensajes solo llenan innecesariamente tu bandeja de entrada. Siempre recuerda que el destinatario también está tratando de alcanzar el Inbox Zero y quiere pasar por tu correo lo más rápido posible.
Usa múltiples cuentas
Usar múltiples cuentas puede verse como una forma diferente de crear carpetas. Es muy útil en términos de priorizar tus tareas, ya que te permite tener una mejor visión general de a qué están relacionadas las correos electrónicos y su nivel de prioridad. Buenos clientes de correo electrónico, como Mailbird para Windows o Sparrow para Mac, son excelentes para gestionar múltiples cuentas.
¿Vas a Dejar de Procastinar?
Simplemente se reduce a con qué te sientes más cómodo trabajando y descubriendo qué sistemas o características consideras más útiles para darle una patada a tu yo procrastinador.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo me deshago de demasiados correos electrónicos?
Un buen comienzo sería limpiar tu bandeja de entrada de correo no deseado y averiguar por qué recibes tantos correos electrónicos. Si es porque estás suscrito a demasiados boletines, una buena solución es usar una aplicación como Unroll.me para eliminar las suscripciones que ya no lees. Otra forma es configurar un buen sistema de filtros, para que los correos vayan directamente a las carpetas apropiadas y puedas gestionarlos una carpeta a la vez.
¿Cuántos correos electrónicos son demasiados?
Cualquier número de correos electrónicos que no puedas procesar rápidamente puede ser demasiado. Cronometra tu tiempo mientras gestionas correos electrónicos. Cuenta cuántos lograste procesar durante ese tiempo y decide si puedes dedicar tanto tiempo al correo electrónico. Si no, busca maneras de reducir la correspondencia.
