Uwolnij się od nadmiaru emaili dzięki tym prostym wskazówkom
Każdego dnia zmagamy się z nadmiarem emaili. Nasze "Ja Prokrastynatora" i "Ja Produktywne" walczą o naszą uwagę, a poczucie winy narasta, gdy patrzymy na zapchane skrzynki odbiorcze przez cały dzień.
Czy powinienem odpowiedzieć na tego e-maila teraz, czy po przeczytaniu o nowej fryzurze Leo DiCaprio?
Dlaczego zarządzanie e-mailami jest tak stresujące?
Według The Radicati Group, Inc., ludzie otrzymują średnio 96 e-maili dziennie! Wraz z tak dużą liczbą otrzymywanych i około 30 wysyłanych e-maili, poziom stresu wzrasta. Jak cytowała Joanne Cantor, Ph.D., w Huffington Post:
"Bycie przytłoczonym przez e-maile zakłóca zdolność twojego mózgu do myślenia i hamuje twoją kreatywność, a także zwiększa stres."
Ona również powiedziała
"Dźwięk nowego e-maila nadejścia na twoim telefonie lub komputerze może rzeczywiście podnieść twoje tętno i ciśnienie krwi. Ale to nie wszystko; przerywanie przez nowego e-maila odciąga naszą uwagę od zadania, które wykonujemy. Powrót do skupienia po sprawdzeniu skrzynki odbiorczej zajmuje czas, wydłużając czas potrzebny na wykonanie zadań."
Termin "Inbox Zero", wprowadzony przez Merlina Manna w 2006 roku, stał się pewnego rodzaju mailową nirwaną dla większości z nas, a my wciąż widzimy coraz więcej e-maili.
Jak możemy uciszyć nasze Prokrastynujące Ja i zacząć sprzątać oraz osiągać Inbox Zero każdego dnia?
Kilka zasobów sugeruje wyznaczenie sobie konkretnego czasu na sprawdzanie e-maili lub tworzenie folderów i ustawianie filtrów itp.
Co to jest zarządzanie nadmiarem e-maili?
Zarządzanie nadmiarem e-maili to rezultat złego zarządzania swoim kontem e-mailowym. To nowy rodzaj stresu wywołanego nieuporządkowaną skrzynką odbiorczą, natłokiem otrzymywanych e-maili oraz ciągłymi rozproszeniami spowodowanymi zalewem powiadomień.
Czy potrafisz sobie z tym poradzić?
Jak radzisz sobie z nadmiarem e-maili? 4 wskazówki na zmniejszenie stresu związanego z e-mailem
Wyłącz powiadomienia
Ulubiony i najłatwiejszy krok ze wszystkich! Nie ma potrzeby, abyś ustalał sobie czas na sprawdzanie e-maili, jeśli rozpraszają Cię powiadomienia, które wciąż wyskakują w jakimś kącie Twojego ekranu.
Według emailoverloadsolutions.com, badania wykazały, że średni czas potrzebny na powrót po przerwaniu związanym z e-mailem wynosi około 65 sekund. Dla kogoś, kto otrzymuje 100 e-maili dziennie, około dwóch godzin dziennie jest tracone tylko na czas regeneracji.
Zrób to — wyłącz je teraz. Nie chcesz marnować tyle czasu.
Użyj odpowiedzi w linii
Kiedy wysyłasz e-maile, już samo pomyślenie o najlepszym sposobie sformułowania odpowiedzi, która wymaga odpowiedzi na więcej niż trzy pytania, zajmuje dużo czasu, ponieważ chcesz, aby była jak najbardziej klarowna i zrozumiała dla wszystkich zaangażowanych.
Istnieje wiele dodatków do odpowiedzi w linii i innych opcji, które pozwalają upewnić się, że odpowiedziałeś na wszystkie pytania. Ale większość z nich może być dość chaotyczna i bardzo myląca.
Mailbird, klient poczty dla Windows, wydaje się rozwiązywać ten problem. Wystarczy kliknąć "Enter" w części tekstu, na którą chcesz skomentować, a nazwa użytkownika pojawia się, a komentarz można łatwo dodać w kolorze wybranym w głównych ustawieniach. Ta prosta, ale świetna funkcja znacznie ułatwia życie zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.
Ogranicz długość swojego e-maila
Przejdź do sedna — ale nie zapominaj o etykiecie e-mailowej! Zrobisz sobie i odbiorcy ogromną przysługę, jeśli wyślesz e-maile, które są przejrzyste, dobrze uporządkowane i jak najkrótsze, ale informatwne.
Unikaj osobistych rozmów w e-mailach, ponieważ te wiadomości tylko niepotrzebnie zapełniają Twoją skrzynkę. Zawsze pamiętaj, że odbiorca prawdopodobnie też stara się osiągnąć Inbox Zero i chce jak najszybciej przejść przez Twój e-mail.
Użyj wielu kont
Użycie wielu kont można właściwie postrzegać jako inny sposób tworzenia folderów. Jest to bardzo pomocne w kontekście ustalania priorytetów, ponieważ pozwala lepiej zrozumieć, do czego są związane e-maile oraz ich poziom priorytetu. Dobre programy pocztowe, takie jak Mailbird dla Windows lub Sparrow dla Mac, są świetne do zarządzania wieloma kontami.
Czy zamierzasz przestać odkładać na potem?
To po prostu sprowadza się do tego, z czym czujesz się najbardziej komfortowo i odkrycia, jakie systemy lub funkcje są dla Ciebie najbardziej przydatne, aby dać radę swojemu Prokrastynatorowi.
FAQ
Jak pozbyć się nadmiaru e-maili?
Dobrym początkiem byłoby oczyszczenie skrzynki odbiorczej z niechcianych wiadomości i ustalenie, dlaczego otrzymujesz tak wiele e-maili. Jeśli to dlatego, że subskrybujesz zbyt wiele biuletynów, dobrym rozwiązaniem jest użycie aplikacji takiej jak Unroll.me, aby usunąć subskrypcje, których już nie czytasz. Innym sposobem jest skonfigurowanie dobrego systemu filtrów, aby e-maile trafiały bezpośrednio do odpowiednich folderów, a Ty mógłbyś je przetwarzać jeden folder naraz.
Ile e-maili to za dużo?
Każda liczba e-maili, której nie możesz szybko przetworzyć, może być za duża. Mierz czas przy użyciu stopera podczas zarządzania e-mailami. Policz, ile udało Ci się przetworzyć w tym czasie, i zdecyduj, czy możesz poświęcać tyle czasu na e-maile. Jeśli nie, poszukaj sposobów na ograniczenie korespondencji.
