Escape à Sobrecarga de Emails com Dicas Simples
Todos os dias, enfrentamos a mesma batalha com a sobrecarga de emails. O "Eu Procrastinador" e o "Eu Produtivo" brigam pela nossa atenção, e depois sentimos culpa ao olhar para os emails a transbordarem na caixa de entrada ao longo do dia.
Devo responder a este email agora ou depois de ler sobre o novo penteado do Leonardo DiCaprio?
Por Que É Tão Estressante Gerir Emails?
De acordo com O Radicati Group, Inc., as pessoas recebem uma média de 96 emails por dia! Com tantos emails recebidos e cerca de 30 enviados, o nível de estresse aumenta. Como Joanne Cantor, Ph.D., foi citada pelo Huffington Post:
"Sentir-se sobrecarregado por emails interfere na capacidade do seu cérebro de pensar e prejudica sua criatividade, além de aumentar o estresse."
Ela também disse
"O som do novo aviso de email no seu telefone ou computador pode realmente aumentar sua frequência cardíaca e a pressão arterial. Mas não é só isso; ser interrompido pelo novo email tira nossa atenção da tarefa em mãos: o trabalho que estamos realmente fazendo. Leva tempo para voltar a focar depois de verificar sua caixa de entrada, aumentando o tempo que leva para realmente concluir as tarefas."
O termo "Inbox Zero," introduzido por Merlin Mann em 2006, tornou-se um certo tipo de irvana de emails para a maioria de nós, e continuamos a ver cada vez mais emails chegando.
Como podemos silenciar nosso Eu Procrastinador e começar a organizar e alcançar o Inbox Zero todos os dias?
Vários recursos sugerem definir um horário específico para verificar emails ou criar pastas e definir filtros, etc.
O que é o excesso de e-mails?
O excesso de e-mails é o que resulta da má gestão da sua conta de e-mail. É um novo tipo de estresse causado por uma caixa de entrada desorganizada, uma enxurrada de e-mails recebidos e as constantes distrações provocadas por uma avalanche de notificações.
Consegue lidar com isso?
Como Lida com o Excesso de E-mails? 4 Dicas para Reduzir o Stress do E-mail
Desative as notificações
Um passo favorito e o mais fácil de todos! Não há necessidade de definir um horário para verificar os seus e-mails se você se distrai com as notificações que aparecem em algum canto da sua tela.
De acordo com emailoverloadsolutions.com, pesquisas descobriram que o tempo médio para se recuperar de uma interrupção de e-mail é de aproximadamente 65 segundos. Para alguém que recebe 100 e-mails por dia, aproximadamente duas horas por dia são perdidas apenas com o tempo de recuperação.
Faça isso — desative-os agora. Você não quer perder tanto tempo.
Use Resposta In-Line
Quando você envia e-mails, já leva muito tempo pensar na melhor maneira de estruturar uma resposta que exige que você responda a mais de três perguntas, pois você quer mantê-la o mais clara e compreensível possível para todos os envolvidos.
Há uma variedade de complementos de Resposta In-Line e outras opções para garantir que você respondeu a todas as perguntas. Mas a maioria deles pode ficar bastante desorganizada e muito confusa.
Mailbird, um cliente de e-mail para Windows, parece ter resolvido esse problema. Ao clicar em "Enter" na parte do texto que você deseja comentar, o nome do usuário aparece, e o comentário pode ser facilmente adicionado na cor escolhida nas configurações principais. Esta funcionalidade simples, mas excelente, torna tudo muito mais fácil para o remetente e o destinatário.
Limite o comprimento do seu e-mail
Vá direto ao ponto — mas sem esquecer da etiqueta de e-mail! Você fará a si mesmo e ao destinatário um grande favor se enviar e-mails que sejam diretos, bem estruturados e o mais curtos possível, mas informativos.
Evite conversas pessoais nos e-mails, pois essas mensagens apenas preenchem desnecessariamente a sua caixa de entrada. Lembre-se sempre que o destinatário provavelmente está tentando alcançar o Zero da Caixa de Entrada também e deseja passar pelo seu e-mail o mais rápido possível.
Use várias contas
Usar várias contas pode ser visto como uma forma diferente de criar pastas. É muito útil em termos de priorização das suas tarefas, pois permite que você mantenha uma melhor visão do que os e-mails estão relacionados e seu nível de prioridade. Bons clientes de e-mail, como Mailbird para Windows ou Sparrow para Mac, são ótimos para gerenciar várias contas.
Você Vai Parar de Procrastinar?
Tudo se resume ao que você se sente mais confortável em trabalhar e descobrir quais sistemas ou funcionalidades você considera mais úteis para dar um jeito no seu lado procrastinador.
FAQ
Como me livro de excesso de e-mails?
Um bom começo seria limpar a sua caixa de entrada de lixo e descobrir por que você recebe tantos e-mails. Se for porque você está inscrito em muitas newsletters, uma boa solução é usar um aplicativo como o Unroll.me para excluir as assinaturas que você já não lê. Outra forma é configurar um bom sistema de filtros, para que os e-mails vão diretamente para pastas apropriadas e você possa lidar com eles uma pasta de cada vez.
Quantos e-mails são demasiados?
Qualquer número de e-mails que você não consiga processar rapidamente pode ser excessivo. Use um cronômetro enquanto gerencia os e-mails. Conte quantos você conseguiu processar durante esse tempo e decida se pode dispensar tanto tempo com e-mails. Se não, procure maneiras de reduzir a correspondência.
