Wie Sie Ihre E-Mail-Produktivität Verbessern

Wie Sie Ihre E-Mail-Produktivität Verbessern
Wie Sie Ihre E-Mail-Produktivität Verbessern

Die Produktivität am Arbeitsplatz ist ein grundlegendes Anliegen für viele Unternehmen. Laut einer aktuellen Studie des Forschungsunternehmens Basex; kosten Arbeitsplatzunterbrechungen US-Unternehmen über 650 Milliarden Dollar pro Jahr. Ein Hauptgrund für diese Unterbrechungen und das daraus resultierende Fehlen von Produktivität am Arbeitsplatz ist eine unzureichende Organisation der E-Mails. Im Jahr 2010 zeigte eine Studie, dass Unternehmensnutzer im Durchschnitt 110 E-Mails pro Tag erhalten und senden und darüber hinaus sind sich 52 % der US-Arbeiter einig mit der Aussage, dass; "Die Qualität meiner Arbeit leidet manchmal, weil ich die Informationen, die ich brauche, nicht schnell genug durchsehen kann". Um dieses Dilemma zu beheben, sind im Folgenden mehrere Prozesse aufgelistet, die Sie in Ihren Alltag integrieren können, um Ihre E-Mail-Organisation erheblich zu verbessern. Durch die Befolgung dieser Maßnahmen können Mitarbeiter ihren stressbedingten E-Mail-Druck verringern, und Unternehmen können von einer verbesserten Produktivität am Arbeitsplatz profitieren.
Kurz und prägnant ist der Schlüssel Wenn Sie spezifische und prägnante Überschriften für jede Ihrer E-Mails festlegen, können Sie diese schneller finden, wenn Sie sie benötigen. Darüber hinaus werden diese spezifischen Betreffzeilen Ihre Absichten deutlich an die E-Mail-Empfänger kommunizieren, was es ihnen ermöglicht, Ihre Ziele zu verstehen und schneller zu antworten. Wie Steve Jobs berühmt sagte; "Die Tatsache ist, dass Menschen nicht mehr lesen". Es ist wahrscheinlich, dass Ihre E-Mail-Empfänger Ihre E-Mail einfach überfliegen, daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Zweck und Ihre Ziele in den ersten zwei Zeilen Ihrer E-Mail klar umreißen. Versuchen Sie, Aufzählungszeichen oder nummerierte Formate zu verwenden, die die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen auf sich ziehen und es ihnen ermöglichen, Ihre Absichten schnell zu verstehen und entsprechend zu reagieren. Vor allem, wenn es länger dauert, eine E-Mail zu schreiben, als es dauern würde, mit Ihrem Kunden oder Kollegen zu sprechen, dann rufen Sie sie stattdessen an. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Anfragen schneller und produktiver zu lösen. Reservieren Sie sich eine Tageszeit für das E-Mail-Überprüfen Das sporadische Überprüfen von E-Mails während des Tages ist oft eine ineffiziente Nutzung der Zeit. Um dies zu beheben, reservieren Sie sich eine bestimmte Tageszeit für das Überprüfen Ihrer E-Mails. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf andere wichtige Aufgaben im Laufe des Tages zu konzentrieren und ermutigt Sie außerdem, Ihre E-Mails schnell und effizient zu bearbeiten. Eine Studie, die von GetResponse im Jahr 2010 durchgeführt wurde, analysierte 21 Millionen US-E-Mail-Konten, um die besten Zeiten für das Versenden von E-Mails zu bestimmen. Die Studie zeigte, dass das Versenden von E-Mails während der besten Engagement-Zeiten der Leser von 8 Uhr - 10 Uhr und 15 Uhr - 16 Uhr ihre durchschnittlichen Öffnungs- und Antwortraten um 6 % erhöhte. Eine separate Studie von Pure360 unterstützte diese Ergebnisse und zeigte, dass zwischen 14 Uhr und 16 Uhr "die Verbraucher konzentriert arbeiten" und effizienter auf ihre E-Mails reagieren. Ein großartiger Weg, um sicherzustellen, dass Sie sich an diese reservierten Zeiten halten, ist, alle Benachrichtigungstöne und -alarme für den Eingang neuer E-Mails auszuschalten. Dies wird Sie davon abhalten, sich von eingehenden E-Mails ablenken zu lassen, und es Ihnen ermöglichen, Ihre E-Mail-Bearbeitungszeit zu optimieren. Wenn dieser Prozess richtig durchgeführt wird, kann er eine bessere Interaktion sowohl mit Ihren Kollegen als auch mit Ihrer Kundenbasis fördern. IT-Support-Berater Premier Choice Internet begeistert von den Möglichkeiten dieser effizienten E-Mail-Strategien und erklärt, wie sie Ihnen ermöglichen können, mehr exklusive "Interaktion mit Ihrer bestehenden Kundenbasis, die Ihnen bereits vertraut, bei Ihnen gekauft hat und am wahrscheinlichsten auch in Zukunft von Ihnen kaufen wird". Indem Sie Ihr E-Mail-System so organisieren, dass Sie schnell und umfassend mit Kunden und Kollegen interagieren können, können Sie Vertrauen aufbauen und sowohl Ihre individuelle berufliche Glaubwürdigkeit als auch den Gesamtruhm Ihres Unternehmens verbessern.