Come Migliorare la Produttività delle Tue Email

Come Migliorare la Produttività delle Tue Email
Come Migliorare la Produttività delle Tue Email

La produttività sul posto di lavoro è una causa fondamentale di preoccupazione per molte aziende. Secondo uno studio recente condotto dalla società di ricerca Basex; le interruzioni sul posto di lavoro costano alle aziende statunitensi oltre 650 miliardi di dollari all'anno. Una delle principali cause di queste interruzioni, e della conseguente mancanza di produttività sul posto di lavoro, è l'organizzazione inadeguata delle email. Nel 2010, uno studio ha rivelato che gli utenti aziendali ricevevano e inviavano in media 110 email al giorno, e inoltre, un sostanziale 52% dei lavoratori statunitensi concorda con l'affermazione che; "La qualità del mio lavoro a volte ne risente perché non riesco a selezionare rapidamente le informazioni di cui ho bisogno". Nel tentativo di rimediare a questo dilemma, di seguito sono elencati diversi processi che puoi implementare nella tua routine quotidiana per migliorare significativamente l'organizzazione delle tue email. Seguendo queste misure, i dipendenti possono alleviare lo stress legato alle email e le aziende possono trarre profitto da un miglioramento della produttività sul posto di lavoro.
La brevità è fondamentale Se assegni titoli specifici e concisi a ciascuna delle tue email, sarai in grado di trovarle più rapidamente quando necessario. Inoltre, questi titoli specifici comunicheranno chiaramente le tue intenzioni ai destinatari delle email, il che a sua volta permetterà loro di capire i tuoi obiettivi e rispondere più velocemente. Come ha dichiarato famosamente Steve Jobs; "il fatto è che le persone non leggono più". È probabile che i destinatari delle tue email ne leggano solo di sfuggita, quindi devi assicurarti di aver chiaramente delineato il tuo scopo e i tuoi obiettivi entro le prime due righe della tua email. Prova a utilizzare elenchi puntati o formati numerati che cattureranno l'attenzione dei tuoi colleghi e permetteranno loro di comprendere rapidamente le tue intenzioni e rispondere di conseguenza. Soprattutto, se ci vuole più tempo a scrivere un'email di quanto ne servirebbe a conversare con il tuo cliente o collega, allora chiamali invece. Questo ti aiuterà a risolvere le tue domande più rapidamente e in modo più produttivo. Dedica un momento della giornata alla verifica delle email Controllare le email sporadicamente durante il giorno è spesso un uso inefficiente del tempo. Per rimediare a questo, dedica un momento specifico della giornata per controllare la tua email. Questo ti consentirà di concentrarti su altre attività importanti durante il giorno e incoraggerà a gestire le tue email in modo rapido ed efficiente. Uno studio di ricerca condotto da GetResponse nel 2010 ha analizzato 21 milioni di account email statunitensi per determinare il momento migliore per inviare email. Lo studio ha rivelato che l'invio di email durante i momenti di massimo coinvolgimento dei lettori di 8 a.m. - 10 a.m. e 3 p.m. - 4 p.m. ha aumentato la loro media di tassi di apertura e risposta del 6%. Uno studio separato di Pure360 ha sostenuto questi risultati, dimostrando che tra le ore di 2 p.m. e 4 p.m., "i consumatori rimangono concentrati sul lavoro" e rispondono alle loro email in modo più efficiente. Un ottimo modo per assicurarti di rispettare questi orari è disattivare tutti i suoni e le notifiche per l'arrivo di nuove email. Questo ti impedirà di essere distratto dalle email in arrivo e ti permetterà di semplificare i tempi di elaborazione delle tue email. Se eseguito correttamente, questo processo può incoraggiare una migliore interazione sia con i tuoi colleghi che con il tuo clientela. I consulenti IT support affermano Premier Choice Internet riguardo alle possibilità di queste strategie email efficienti, affermando come possano permetterti di ottenere più esclusivo "interazione con la tua attuale base clienti, quelli che già si fidano di te, hanno acquistato da te e sono più propensi a comprare da te in futuro". Organizzando il tuo sistema email in modo da poter interagire rapidamente e in modo completo con clienti e colleghi, puoi stabilire fiducia e migliorare sia la tua credibilità professionale individuale sia la reputazione complessiva della tua azienda.