Comment Améliorer Votre Productivité Email

Comment Améliorer Votre Productivité Email
Comment Améliorer Votre Productivité Email

La productivité au travail est une préoccupation fondamentale pour de nombreuses entreprises. Selon une étude récente réalisée par l'entreprise de recherche Basex ; les interruptions au travail coûtent plus de 650 milliards de dollars par an aux entreprises américaines. Une cause principale de ces interruptions, et de la diminution subséquente de la productivité au travail, est l'organisation inadéquate des emails. En 2010, une étude a révélé que les utilisateurs d'entreprise recevaient et envoyaient en moyenne 110 emails par jour, de plus, un pourcentage substantiel de 52 % des travailleurs américains est d'accord avec l'affirmation suivante ; "La qualité de mon travail en souffre parfois parce que je ne peux pas trier les informations dont j'ai besoin assez rapidement". Dans un effort pour remédier à ce dilemme, voici plusieurs processus que vous pouvez mettre en œuvre dans votre routine quotidienne pour améliorer considérablement l'organisation de vos emails. En suivant ces mesures, les employés peuvent alléger leur stress lié aux emails, et les entreprises peuvent bénéficier d'une amélioration de la productivité au travail.
La concision est essentielle Si vous attribuez des titres spécifiques et concis à chacun de vos emails, vous serez en mesure de les localiser plus rapidement lorsque nécessaire. De plus, ces titres spécifiques communiqueront clairement vos intentions aux destinataires de l'email, ce qui leur permettra de comprendre vos objectifs et de répondre plus rapidement. Comme Steve Jobs l'a célèbre déclaré ; "le fait est que les gens ne lisent plus". Il est probable que vos destinataires d'emails se contentent de parcourir votre email en diagonale, vous devez donc vous assurer que vous avez clairement exposé votre but et vos objectifs dans les deux premières lignes de votre email. Essayez d'utiliser des puces ou des formats numérotés qui capteront l'attention de vos collègues et leur permettront de comprendre rapidement vos intentions et d'y répondre en conséquence. Surtout, si cela vous prend plus de temps pour écrire un email que pour discuter avec votre client ou collègue, appelez-les plutôt. Cela vous aidera à résoudre vos questions plus rapidement et de manière plus productive. Consacrez-vous un moment de la journée pour vérifier vos emails Vérifier sporadiquement ses emails tout au long de la journée est souvent une utilisation inefficace du temps. Pour remédier à cela, attribuez-vous un moment spécifique de la journée pour vérifier vos emails. Cela vous permettra de vous concentrer sur d'autres tâches importantes tout au long de la journée, tout en vous encourageant à traiter vos emails rapidement et efficacement. Une étude réalisée par GetResponse en 2010 a analysé 21 millions de comptes email américains pour déterminer le meilleur moment d'engagement pour envoyer des emails. L'étude a révélé que l'envoi d'emails pendant les heures de plus grand engagement des lecteurs de 8h - 10h et 15h - 16h augmentait leurs taux d'ouverture et de réponse de 6 %. Une étude séparée menée par Pure360 a confirmé ces résultats, montrant qu'entre 14h et 16h, "les consommateurs restent concentrés sur leur travail" et répondent à leurs emails plus efficacement. Une excellente façon de s'assurer que vous respectez ces horaires attribués est de désactiver tous les sons et alertes de notification pour l'arrivée de nouveaux emails. Cela vous évitera d'être distrait par les emails entrants et vous permettra de rationaliser votre temps de traitement des emails. Si cela est bien exécuté, ce processus peut encourager une meilleure interaction tant avec vos collègues qu'avec votre clientèle. Les consultants en support informatique Premier Choice Internet se réjouissent des possibilités offertes par ces stratégies d'email efficaces, affirmant comment elles peuvent vous permettre d'obtenir une plus grande "interaction avec votre clientèle existante, ceux qui vous font déjà confiance, ont acheté chez vous et sont les plus susceptibles d'acheter chez vous à l'avenir". En organisant votre système d'email de manière à pouvoir interagir rapidement et efficacement avec vos clients et collègues, vous pouvez établir une confiance et améliorer à la fois votre crédibilité professionnelle individuelle et la réputation globale de votre entreprise.