Como Melhorar a Produtividade do Seu Email

Como Melhorar a Produtividade do Seu Email
Como Melhorar a Produtividade do Seu Email

A produtividade no trabalho é uma preocupação fundamental para muitas corporações. De acordo com um estudo recente realizado pela empresa de pesquisa Basex; as interrupções no local de trabalho custam às empresas dos EUA mais de 650 bilhões de dólares por ano. Uma causa primária dessas interrupções, e da subsequente falta de produtividade no trabalho, é a organização inadequada dos e-mails. Em 2010, um estudo revelou que os usuários corporativos recebiam e enviavam uma média de 110 e-mails por dia, e além disso, uma substancial 52% dos trabalhadores dos EUA concordam com a afirmação que; "A qualidade do meu trabalho sofre às vezes porque não consigo filtrar a informação que preciso rapidamente o suficiente". Na tentativa de resolver este dilema, listamos abaixo vários processos que você pode implementar na sua rotina diária para melhorar significativamente a sua organização de e-mails. Ao seguir estas medidas, os funcionários podem aliviar seu estresse relacionado a e-mails, e as corporações podem lucrar com a melhoria da produtividade no trabalho.
A brevidade é fundamental Se você atribuir títulos específicos e concisos para cada um dos seus e-mails, conseguirá localizá-los mais rapidamente quando necessário. Além disso, esses títulos específicos transmitirãoclaramente suas intenções para os destinatários do e-mail, o que, por sua vez, permitirá que eles entendam seus objetivos e respondam mais rapidamente. Como Steve Jobs declarou famosamente; "o fato é que as pessoas não leem mais". A probabilidade é que os destinatários do seu e-mail simplesmente façam uma leitura superficial, então você precisa garantir que tenha claramente delineado seu propósito e objetivos nas duas primeiras linhas do seu e-mail. Tente usar marcadores ou formatos numéricos que chamarão a atenção dos seus colegas e permitirão que eles rapidamente compreendam suas intenções e respondam de acordo. Acima de tudo, se levar mais tempo para escrever um e-mail do que levaria para conversar com seu cliente ou colega, então ligue para eles em vez disso. Isso ajudará você a resolver suas dúvidas mais rapidamente e de forma mais produtiva. Reserve um horário do dia para verificar e-mails Verificar e-mails esporadicamente ao longo do dia é frequentemente um uso ineficiente do tempo. Para resolver isso, reserve um horário específico do dia para verificar seus e-mails. Isso permitirá que você se concentre em outras tarefas importantes ao longo do dia, além de incentivá-lo a lidar com seus e-mails de forma rápida e eficiente. Um estudo de pesquisa realizado por GetResponse em 2010 analisou 21 milhões de contas de e-mail dos EUA para determinar o melhor horário de engajamento para enviar e-mails. O estudo revelou que enviar e-mails durante os melhores horários de engajamento dos leitores entre 8h - 10h e 15h - 16h aumentou suas médias de taxas de abertura e resposta em 6%. Um estudo separado por Pure360 apoiou essas descobertas, demonstrando que entre as horas de 14h e 16h, "os consumidores permanecem focados no trabalho" e respondem aos seus e-mails de forma mais eficiente. Uma excelente maneira de garantir que você cumpra esses horários reservados é desligar todos os sons e alertas de notificação para a chegada de novos e-mails. Isso o impedirá de se distrair com os e-mails recebidos e permitirá que você racionalize seu tempo de processamento de e-mails. Se executada corretamente, esse processo pode incentivar uma melhor interação tanto com seus colegas quanto com sua base de clientes. Consultores de suporte de TI Premier Choice Internet entusiasmam-se com as possibilidades dessas estratégias de e-mail eficientes, afirmando como podem permitir que você obtenha mais "interação com sua base de clientes existente, aqueles que já confiam em você, compraram de você e são mais propensos a comprar de você no futuro". Ao organizar seu sistema de e-mail de modo a poder interagir com clientes e colegas de forma rápida e abrangente, você pode estabelecer confiança e melhorar tanto sua credibilidade profissional individual quanto a reputação geral da sua empresa.