Hoe Je Emailproductiviteit Kunt Verbeteren

Hoe Je Emailproductiviteit Kunt Verbeteren
Hoe Je Emailproductiviteit Kunt Verbeteren

Werkplekproductiviteit is een fundamentele zorg voor veel bedrijven. Volgens een recente studie uitgevoerd door onderzoeksbureau Basex; kosten werkplekonderbrekingen Amerikaanse bedrijven meer dan NULL miljard per jaar. Een primaire oorzaak van deze onderbrekingen, en het daaropvolgende gebrek aan werkplekproductiviteit, is een inadequate organisatie van e-mails. In 2010 onthulde een studie dat corporate gebruikers gemiddeld 110 e-mails per dag ontvingen en verzonden, en bovendien stemde een substantieel deel van 52% van de Amerikaanse werknemers in met de uitspraak dat; "De kwaliteit van mijn werk lijdt soms omdat ik de informatie die ik nodig heb niet snel genoeg kan sorteren". In een poging om dit probleem op te lossen, staan hieronder verschillende processen die u kunt implementeren in uw dagelijkse routine om uw e-mailorganisatie aanzienlijk te verbeteren. Door deze maatregelen te volgen, kunnen werknemers hun e-mailgerelateerde stress verlichten, en kunnen bedrijven profiteren van verbeterde werkplekproductiviteit.
Kortheid is essentieel Als u specifieke en beknopte koppen toekent aan elk van uw e-mails, kunt u ze sneller vinden wanneer dat nodig is. Bovendien zullen deze specifieke onderwerpregels duidelijk uw bedoelingen aan de e-mailontvangers overbrengen, wat hen op hun beurt in staat zal stellen uw doelen te begrijpen en sneller te reageren. Zoals Steve Jobs ooit verklaarde; "het feit is dat mensen niet meer lezen". De kans is groot dat uw e-mailontvangers uw e-mail gewoon vluchtig doorlezen, dus u moet ervoor zorgen dat u uw doel en doelstellingen binnen de eerste twee zinnen van uw e-mail duidelijk hebt uiteengezet. Probeer opsommingstekens of genummerde formaten te gebruiken die de aandacht van uw collega's zullen trekken en hen in staat stellen uw bedoelingen snel te begrijpen en dienovereenkomstig te reageren. Bovenal, als het langer duurt om een e-mail te schrijven dan om met uw klant of collega te praten, bel ze dan in plaats daarvan. Dit helpt u om uw vragen sneller en productiever op te lossen. Stel een tijd van de dag in voor het controleren van e-mail Af en toe e-mail controleren gedurende de dag is vaak een inefficiënte tijdsbesteding. Om dit te verhelpen, stelt u uzelf een specifieke tijd van de dag in voor het controleren van uw e-mail. Dit stelt u in staat om u op andere belangrijke taken gedurende de dag te concentreren, en moedig u aan om uw e-mails snel en efficiënt af te handelen. Een onderzoek uitgevoerd door GetResponse in 2010 analyseerde 21 miljoen Amerikaanse e-mailaccounts om het beste tijdstip voor het verzenden van e-mails te bepalen. De studie onthulde dat het verzenden van e-mails tijdens de hoogste betrokkenheidstijden van lezers van 8.00 - 10.00 en 15.00 - 16.00 uur hun gemiddelde open- en responspercentages met 6% verhoogde. Een separate studie door Pure360 ondersteunde deze bevindingen, en toonde aan dat tussen de uren van 14.00 en 16.00 uur, "consumenten gefocust blijven op hun werk" en efficiënter op hun e-mails reageren. Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u zich aan deze toegewezen tijden houdt, is door alle notificatiegeluiden en waarschuwingen voor binnenkomende e-mails uit te schakelen. Dit voorkomt dat u wordt afgeleid door binnenkomende e-mails en stelt u in staat om uw tijd voor het verwerken van e-mail te stroomlijnen. Als dit proces correct wordt uitgevoerd, kan het betere interactie bevorderen met zowel uw collega's als uw klanten. IT-ondersteuningsconsultants Premier Choice Internet zijn enthousiast over de mogelijkheden van deze efficiënte e-mailstrategieën, en stellen dat ze u in staat kunnen stellen om meer exclusieve "interactie met uw bestaande klantenbasis, degenen die u al vertrouwen, van u hebben gekocht en het meest waarschijnlijk in de toekomst van u zullen kopen". Door uw e-mailsysteem zo te organiseren dat u snel en grondig met klanten en collega's kunt interactie hebben, kunt u vertrouwen opbouwen en zowel uw individuele professionele geloofwaardigheid als de algehele reputatie van uw bedrijf verbeteren.