Как улучшить вашу производительность почты

Как улучшить вашу производительность почты
Как улучшить вашу производительность почты

Производительность на рабочем месте является основной причиной заботы для многих корпораций. Согласно недавнему исследованию, проведенному исследовательской компанией Basex; работа прерывается, что стоит американским компаниям более 650 миллиардов долларов в год. Основной причиной этих прерываний, а также последующей утраты производительности на рабочем месте, является неадекватная организация электронной почты. В 2010 году исследование показало, что корпоративные пользователи получали и отправляли в среднем 110 писем в день, и более того, значительные 52% американских работников согласны с утверждением, что; "Качество моей работы иногда страдает, потому что я не могу быстро отсортировать необходимую информацию". В попытке решить эту проблему ниже представлены несколько процессов, которые вы можете внедрить в свою повседневную рутинную работу, чтобы значительно улучшить организацию своей электронной почты. Следуя этим мерам, сотрудники могут снизить свой стресс, связанный с электронной почтой, а корпорации могут извлечь выгоду от повышения производительности на рабочем месте.
Краткость - залог успеха Если вы выделите конкретные и четкие заголовки для каждого из своих писем, вы сможете быстрее находить их, когда это потребуется. Более того, эти конкретные заголовки явно донесут ваши намерения до получателей письма, что, в свою очередь, позволит им понять ваши цели и быстрее ответить. Как Стив Джобс famously declared; "факт в том, что люди больше не читают". Вероятно, что ваши получатели просто пробегут глазами ваше письмо, поэтому вам нужно убедиться, что вы четко изложили свою цель и задачи в первых двух строках письма. Попробуйте использовать маркированные или нумерованные списки, которые привлекут внимание ваших коллег и позволят им быстро понять ваши намерения и ответить соответствующим образом. Прежде всего, если на написание письма у вас уходит больше времени, чем на разговор с клиентом или коллегой, тогда позвоните им вместо этого. Это поможет вам быстрее и продуктивнее решить свои вопросы. Выделите время в день для проверки электронной почты Случайная проверка электронной почты в течение дня часто является неэффективным использованием времени. Чтобы решить эту проблему, выделите себе конкретное время в день для проверки электронной почты. Это позволит вам сосредоточиться на других важных задачах в течение дня, а также побудит вас быстро и эффективно обрабатывать свои письма. Исследование, проведенное GetResponse в 2010 году, проанализировало 21 миллион американских аккаунтов электронной почты, чтобы определить лучшее время для отправки писем. Исследование показало, что отправка писем в часы наибольшей вовлеченности читателей с 8:00 до 10:00 и с 15:00 до 16:00 увеличивала их средний уровень открытия и ответа на 6%. Отдельное исследование, проведенное Pure360, подтвердило эти данные, продемонстрировав, что в период между 14:00 и 16:00 "потребители сосредоточены на работе" и более эффективно отвечают на свои письма. Замечательный способ гарантировать, что вы соблюдаете эти выделенные времени, это отключить все звуковые уведомления и оповещения о поступлении новых писем. Это предотвратит отвлечение на входящие письма и позволит вам оптимизировать время обработки электронной почты. Если все сделать правильно, этот процесс может способствовать лучшему взаимодействию как с вашими коллегами, так и с вашей клиентской базой. Консультанты по ИТ-поддержке Premier Choice Internet восторгаются возможностями этих эффективных стратегий работы с электронной почтой, отмечая, как они могут позволить вам установить более уникальное "взаимодействие с вашей существующей клиентской базой, те, кто уже доверяет вам, покупал у вас и с наибольшей вероятностью купит у вас в будущем". Организовав свою электронную почту таким образом, чтобы вы могли быстро и полноценно взаимодействовать с клиентами и коллегами, вы можете установить доверие и улучшить как свою индивидуальную профессиональную репутацию, так и общую репутацию вашей компании.