Cómo Mejorar Tu Productividad en el Correo Electrónico

Cómo Mejorar Tu Productividad en el Correo Electrónico
Cómo Mejorar Tu Productividad en el Correo Electrónico

La productividad en el lugar de trabajo es una causa fundamental de preocupación para muchas corporaciones. Según un estudio reciente llevado a cabo por la firma de investigación Basex; las interrupciones en el lugar de trabajo le costaron a las empresas de EE. UU. más de NULL mil millones al año. Una causa principal de estas interrupciones, y la posterior falta de productividad en el lugar de trabajo, es la inadecuada organización de correos. En 2010, un estudio reveló que los usuarios corporativos recibían y enviaban un promedio de 110 correos al día, y, además, un sustancial 52% de los trabajadores de EE. UU. están de acuerdo con la afirmación de que; "La calidad de mi trabajo sufre a veces porque no puedo clasificar la información que necesito lo suficientemente rápido". En un esfuerzo por remediar este dilema, a continuación se indican varios procesos que puedes implementar en tu rutina diaria para mejorar significativamente tu organización de correos. Al seguir estas medidas, los empleados pueden aliviar su estrés relacionado con los correos, y las corporaciones pueden beneficiarse de una mejor productividad en el lugar de trabajo.
La brevedad es clave Si asignas encabezados específicos y concisos para cada uno de tus correos, podrás localizarlos más rápidamente cuando sea necesario. Además, estos encabezados específicos transmitirán claramente tus intenciones a los destinatarios de los correos, lo que, a su vez, les permitirá entender tus objetivos y responder más rápidamente. Como Steve Jobs declaró famosamente; "la verdad es que la gente ya no lee". Lo más probable es que tus destinatarios solo lean por encima tu correo, así que debes asegurarte de haber delineado claramente tu propósito y objetivos dentro de las primeras dos líneas de tu correo. Intenta usar viñetas o formatos numerados que capturen la atención de tus colegas y les permitan determinar rápidamente tus intenciones y responder en consecuencia. Sobre todo, si te lleva más tiempo escribir un correo que conversar con tu cliente o colega, entonces llámales en su lugar. Esto te ayudará a resolver tus dudas más rápidamente y de manera más productiva. Asigna un tiempo del día para revisar el correo Revisar el correo esporádicamente durante el día suele ser una mala utilización del tiempo. Para remediar esto, asígnate un tiempo específico del día para revisar tu correo. Esto te permitirá enfocarte en otras tareas importantes a lo largo del día, así como animarte a manejar tus correos de manera rápida y eficiente. Un estudio de investigación realizado por GetResponse en 2010 analizó 21 millones de cuentas de correo en EE. UU. para determinar el mejor momento de compromiso para enviar correos. El estudio reveló que enviar correos durante los momentos de mayor compromiso de los lectores de 8 a.m. - 10 a.m. y 3 p.m. - 4 p.m. aumentó sus tasas promedio de apertura y respuesta en un 6%. Un estudio separado por Pure360 respaldó estos hallazgos, demostrando que entre las horas de 2 p.m. y 4 p.m., "los consumidores permanecen enfocados en el trabajo" y responden a sus correos de manera más eficiente. Una excelente manera de asegurarte de que te adhieres a estos tiempos asignados es desactivar todos los sonidos de notificación y alertas para la llegada de nuevos correos. Esto te evitará distracciones por correos entrantes y te permitirá agilizar tu tiempo de procesamiento de correos. Si se ejecuta correctamente, este proceso puede fomentar una mejor interacción tanto con tus colegas como con tu base de clientes. Los consultores de soporte técnico de Premier Choice Internet se entusiasman con las posibilidades de estas estrategias eficientes de correo, afirmando cómo pueden permitirte obtener más "interacción con tu base de clientes existente, aquellos que ya confían en ti, han comprado de ti y es muy probable que compren de ti en el futuro". Al organizar tu sistema de correo para que puedas interactuar con clientes y colegas de manera rápida y completa, puedes establecer confianza y mejorar tanto tu credibilidad profesional individual como la reputación general de tu empresa.