Jak Zwiększyć Produktywność Pocztową

Jak Zwiększyć Produktywność Pocztową
Jak Zwiększyć Produktywność Pocztową

Produktywność w miejscu pracy jest podstawową kwestią, która niepokoi wiele korporacji. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez firmę badawczą Basex; przerwy w pracy kosztują amerykańskie firmy ponad 650 miliardów dolarów rocznie. Główną przyczyną tych przerw, a w konsekwencji braku produktywności w miejscu pracy, jest niewłaściwa organizacja e-maili. W 2010 roku badanie ujawniło, że użytkownicy korporacyjni otrzymywali i wysyłali średnio 110 e-maili dziennie, a ponadto znaczna liczba 52% amerykańskich pracowników zgadza się z twierdzeniem, że; "Jakość mojej pracy czasami cierpi, ponieważ nie mogę szybko przeszukać potrzebnych informacji". W ramach rozwiązania tego problemu, poniżej znajdują się kilka procesów, które możesz wdrożyć w swojej codziennej rutynie, aby znacznie poprawić organizację e-maili. Przestrzegając tych środków, pracownicy mogą zmniejszyć stres związany z e-mailami, a korporacje mogą zyskać na poprawie produktywności w pracy.
Krotkość jest kluczem Jeśli przydzielisz konkretne i zwięzłe tytuły do każdego swojego e-maila, będziesz mógł łatwiej je zlokalizować w razie potrzeby. Ponadto te konkretne nagłówki jasno przekażą twoje intencje do odbiorców e-maili, co z kolei umożliwi im zrozumienie twoich celów i szybsze odpowiedzenie. Jak Steve Jobs powiedział; "faktem jest, że ludzie już nie czytają". Prawdopodobieństwo, że twoi odbiorcy wyłącznie przeszukają treść twojego e-maila, jest bardzo wysokie, więc musisz upewnić się, że jasno określiłeś swój cel i obiektywy w pierwszych dwóch linijkach swojego e-maila. Spróbuj użyć punktów bullet lub numerowanych formatów, które zwrócą uwagę twoich kolegów i pozwolą im szybko zrozumieć twoje intencje oraz odpowiedzieć zgodnie. Przede wszystkim, jeśli zajmie ci to dłużej, aby napisać e-mail niż porozmawiać z klientem lub kolegą, zadzwoń do nich zamiast tego. Pomoże ci to szybciej i efektywniej rozwiązać twoje pytania. Przydziel sobie czas na sprawdzanie e-maili Okazyjne sprawdzanie e-maili w ciągu dnia jest często nieefektywnym wykorzystaniem czasu. Aby to poprawić, przydziel sobie konkretny czas na sprawdzanie e-maili. Dzięki temu będziesz mógł skoncentrować się na innych ważnych zadaniach w ciągu dnia, a także zachęcisz siebie do szybkiego i efektywnego radzenia sobie z e-mailami. Badanie przeprowadzone przez GetResponse w 2010 roku przeanalizowało 21 milionów amerykańskich kont e-mailowych w celu określenia najlepszego czasu na wysyłanie e-maili. Badanie ujawniło, że wysyłanie e-maili w czasach największego zaangażowania czytelników 8:00 - 10:00 oraz 15:00 - 16:00 zwiększyło ich średnie współczynniki otwarcia i odpowiedzi o 6%. Oddzielne badania przeprowadzone przez Pure360 potwierdziły te ustalenia, wskazując, że w godzinach 14:00 - 16:00, "klienci pozostają skupieni na pracy" i efektywniej odpowiadają na swoje e-maile. Świetnym sposobem, aby upewnić się, że będziesz trzymać się tych przydzielonych czasów, jest wyłączenie wszystkich dźwięków powiadomień i alertów dotyczących przybycia nowych e-maili. To zapobiegnie rozpraszaniu cię przez nadchodzące e-maile i umożliwi ci usprawnienie swojego czasu przetwarzania e-maili. Jeśli zostanie to poprawnie wdrożone, ten proces może sprzyjać lepszej interakcji zarówno z twoimi kolegami, jak i z klientami. Konsultanci wsparcia IT Premier Choice Internet entuzjastycznie mówią o możliwościach tych efektywnych strategii e-mailowych, twierdząc, że mogą one pozwolić ci na uzyskanie bardziej ekskluzywnej "interakcji z twoją istniejącą bazą klientów, tymi, którzy już ci ufają, którzy od ciebie kupili i którzy najprawdopodobniej kupią od ciebie w przyszłości". Organizując swój system e-mailowy, abyś mógł szybko i kompleksowo interactować z klientami i kolegami, możesz zbudować zaufanie i poprawić zarówno swoją indywidualną wiarygodność zawodową, jak i ogólną reputację swojej firmy.