Wird „Sie haben Post!“ zur Ablenkung?
Haben Sie jemals das Gefühl, ständig ablenkende E-Mails zu überprüfen, während Sie sich auf Produktivität konzentrieren sollten? Fühlen Sie, dass Sie eine Tendenz haben, ADHS zu entwickeln, wenn Sie online sind oder E-Mails überprüfen? Nun, Sie sind nicht allein, denn eine Fallstudie der Loughborough University im Vereinigten Königreich hat enthüllt, dass 70% der eingehenden E-Mails innerhalb von 6 Sekunden beantwortet werden. Ein durchschnittlicher Mitarbeiter benötigt 64 Sekunden, um nach der E-Mail-Unterbrechung wieder in den Arbeitsmodus zu kommen. Wenn Sie darüber nachdenken, wie viele E-Mails Sie an einem Tag erhalten, wie sehr ist E-Mail für Sie ein Hindernis bei der Arbeit?
Natürlich ziehen es einige von uns vor, eine Flut von E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, die unseren Computerbildschirm zum Leuchten bringen, wie der Las Vegas Strip. Nun, Mailbird kann Ihnen das auch bieten. Dieser Beitrag richtet sich jedoch an diejenigen von Ihnen, die eine ruhigere E-Mail-Anwendung bevorzugen. Ja, Mailbird kann auch die Lautstärke reduzieren, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können. Erinnern Sie sich lange, lange her, als AOL die E-Mail-Welt mit dem einfachen Soundclip "You've Got Mail!" beherrschte? Es inspirierte sogar einen schnulzigen Liebesfilm mit Meg Ryan und Tom Hanks. Wenn Sie diesen Ton hörten, war es aufregend, wie ein Paket in der Post zu erhalten, das Sie kaum erwarten konnten zu öffnen. Heutzutage, je intensiver unser E-Mail-Gebrauch wird und je mehr wir E-Mail in unseren täglichen Aktivitäten, beim Aufbau von Beziehungen und in der Umsetzung von Dingen nutzen, stirbt die Neuheit von "You've Got Mail!" ein wenig.
Bei der Entwicklung von Mailbird haben wir erkannt, dass es kein Richtig oder Falsch gibt und dass alles von der Vorliebe abhängt, wenn es um E-Mail geht. Wir können endlos darüber diskutieren, was gut und schlecht an E-Mail ist, aber wir können das lösen, indem wir Optionen für die vielen Vorlieben anbieten, die es gibt. Wir haben unsere Online-Community ermutigt, uns zu helfen, einen schönen Benachrichtigungston für den Empfang neuer E-Mails zu finden, und nach einigen großartigen Vorschlägen sind wir auf einen schönen Sound für Mailbird gekommen. Wir haben auch an diejenigen gedacht, die die Möglichkeit haben möchten, E-Mail-Ablenkungen auszuschalten. Deshalb würden wir gerne die Methode zur Verrücktheit zur Eliminierung von E-Mail-Ablenkungen teilen, damit Sie eine Produktivitätsmaschine werden!
Soziale Netzwerke sind ein weiterer Übeltäter für Ablenkungen im Internet, während Sie am Computer arbeiten. Jetzt haben wir die Möglichkeit, Kommentare nicht mehr zu folgen, sodass wir nicht jedes Mal benachrichtigt werden, wenn jemand auf eine Diskussion reagiert, denn wer wird sich schon dafür interessieren, zu hören, wie jeder und seine Mutter Ihrem Freund zum Geburtstag gratuliert oder wie großartig das Strandfoto Ihres Cousins ist. Was tun? Setzen Sie sich Zeit für die Arbeit und Zeit für das Überprüfen Ihrer E-Mail-/Sozialen Netzwerke, lassen Sie die beiden Aktivitäten nicht miteinander überlappen. Widerstehen Sie, widerstehen Sie, widerstehen Sie, denn wir wissen, wie verlockend es ist, sich in dieser verrückten, aufregenden Internetwelt zu verlieren.
Planen Sie Ihre Freizeit und Ihre Arbeitszeit. Wenn es Zeit ist, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, nachdem Sie Ihre E-Mails überprüft und den Online-Spielplatz genossen haben, schalten Sie ihn aus, fahren Sie ihn herunter…gehen Sie zur Arbeit. Eine großartige Taktik für Produktivität und Zeitmanagement, um E-Mail-Ablenkungen zu vermeiden, ist die Pomodoro-Technik, etwas, das wir im Contenga International Startup-Inkubator verwenden. Der menschliche Geist kann nur eine bestimmte Zeit lang bei der Sache bleiben, bevor die Ermüdung die Produktivität in Anspruch nimmt, also greifen Sie zu einem Timer oder nutzen Sie http://mytomatoes.com/ und arbeiten Sie 25 Minuten lang konzentriert und ununterbrochen, dann eine Pause von 5 Minuten; das ist ein Pomodoro, ich bin gerade in meinem 25-minütigen Power-Produktivitätszeit - noch 10 Minuten! Nach dem Abschluss von 4 Pomodoros machen Sie dann eine 15-30-minütige Pause. Ich kann das Überprüfen von E-Mails in 1-2 Pomodoros beenden, dann mache ich 'sie' aus.
Ein weiteres großartiges Werkzeug, um Ablenkungen in Ihrer physischen Umgebung auszuschalten, ist das Einstecken von Kopfhörern. Die Musikauswahl ist hier äußerst wichtig. Wählen Sie etwas, das Sie nicht dazu bringt, sich wie beim Karaoke zu fühlen, etwas mit begrenzten bis gar keinen Texten. Wählen Sie stattdessen Musik, die beruhigend ist, mit einem gleichmäßigen Beat, melodisch, instrumental, sogar ein wenig jazzy. Es ist bekannt, dass einige von Ihnen möglicherweise auf E-Mail für Ihre Arbeit angewiesen sind und nicht einfach Ihre E-Mail-Anwendung schließen können. Angesichts der Unvermeidlichkeit von E-Mail-Ablenkungen sollten Sie schnell überprüfen und feststellen, ob dies sofortige und dringende Maßnahmen erfordert. Wenn Ihre Schwester nicht im Kreißsaal ist oder Ihr Online-Bankkonto gerade gehackt wurde, ignorieren Sie die E-Mails. Legen Sie einen Zeitraum fest, um E-Mails zu verarbeiten, nachdem Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihre E-Mail-Kontakte darauf zu trainieren, zu verstehen, wann Sie mit einer anderen wichtigen Aufgabe beschäftigt sind. Wenn sie um Ihre Aufmerksamkeit bitten, können Sie in Mailbird eine *schnelle Antwort* senden, um ihnen mitzuteilen, dass Sie sich bald bei ihnen melden werden. Das hat bei mir tatsächlich funktioniert, als ich ein paar Tage lang keine Antwort vom Empfänger meiner E-Mail erhielt. Ich habe eine Follow-up-Nachricht gesendet, um nachzufragen und sicherzustellen, dass sie meine Nachricht erhalten haben. Nach dem Senden einer Follow-up-E-Mail erhielt ich eine schnelle Antwort, die mir mitteilte, dass sie sich bald bei mir melden würden. Jetzt fühle ich mich beruhigt, da ich weiß, dass sie sich dessen bewusst sind, dass ich sehnsüchtig auf ihre Antwort warte. Ich kann ihre Zeit respektieren und darauf vertrauen, dass sie sich bei mir melden.
Wenn Sie Ihre E-Mail eingeschaltet lassen müssen, dann stellen Sie es so ein, dass es Sie nur mit wichtigen Benachrichtigungen ablenkt. In Mailbird können Sie Ihre E-Mail-Konversationen als *wichtig* markieren und nur auf E-Mails reagieren, die als solche markiert sind. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass fast die Hälfte dessen, was in Ihrem Posteingang ankommt, ignoriert oder gelöscht werden kann. Seien Sie kein E-Mail-Sammler, denn Sie verschwenden nur mehr Ihrer wertvollen Zeit, wenn Sie versuchen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Reagieren Sie nicht auf E-Mails, seien Sie proaktiv und flexen Sie Ihre Organisationsmuskeln, damit Sie sich nicht mehr daran gewöhnt fühlen, auf Ihren Posteingang wie ein Pawlowscher Hund zu reagieren. Übernehmen Sie stattdessen die Kontrolle über Ihre Produktivität und lassen Sie E-Mail für Sie arbeiten. Wir werden einen großartigen Beitrag über Werkzeuge zur Verbesserung der E-Mail-Nutzbarkeit und -Kontrolle veröffentlichen. Vermeiden Sie jetzt das Szenario, in dem E-Mail Sie konditioniert hat, zu reagieren. Lassen Sie stattdessen E-Mail für Sie arbeiten und vereinfachen Sie Ihr Erlebnis mit Mailbird.
