Afgeleid door "You've Got Mail"?
Krijg je ook wel eens de neiging om constant afleidende e-mails te checken terwijl je tijd zou moeten besteden aan productiviteit? Heb je het gevoel dat je de neiging hebt om ADHD te ontwikkelen wanneer je online bent of je e-mail checkt? Nou, je bent niet alleen, want een case study uitgevoerd door de Loughborough Universiteit in het VK onthulde dat 70% van de binnenkomende e-mails binnen 6 seconden wordt beantwoord. Het kostte een gemiddelde werknemer 64 seconden om de werkfocus te hervatten na de e-mailonderbreking. Als je nadenkt over hoeveel e-mails je op een gegeven dag ontvangt, hoezeer is e-mail voor jou een werkafleidingen?
Natuurlijk geven sommigen van ons de voorkeur aan een overvloed aan e-mailmeldingen die onze computerscherm verlichten, zoals de Las Vegas-strip. Nou, Mailbird kan dat ook voor je doen. Deze post is echter voor degenen onder jullie die een stillere e-mailapplicatie verkiezen. Ja, Mailbird kan ook het volume verlagen, zodat je gefocust kunt blijven op je werk. Vergeet niet lang geleden toen AOL de e-mailwereld regeerde met het simpele geluidsfragment "Je hebt post!". Het inspireerde zelfs een sentimentele romantische film met Meg Ryan en Tom Hanks. Wanneer je dat geluid hoorde, was het spannend, als een pakket in de post ontvangen dat je niet kon wachten om open te maken. Tegenwoordig, naarmate ons e-mailgebruik zwaarder wordt en we e-mail steeds meer gebruiken in onze dagelijkse activiteiten, het opbouwen van relaties en het ondernemen van actie, is die oorspronkelijke "Je hebt post!" nieuwigheid een beetje vervaagd.
Bij het ontwikkelen van Mailbird realiseerden we ons dat er geen goed of fout is, en dat het allemaal om voorkeur gaat als het om e-mail gaat. We kunnen eindeloos discussiëren over wat goed en slecht is aan e-mail, maar we kunnen dat oplossen door opties te bieden voor de vele voorkeuren die er zijn. We hebben onze online gemeenschap aangemoedigd om ons te helpen een leuk notificatiegeluid te vinden voor het ontvangen van nieuwe e-mails, en na enkele geweldige suggesties zijn we beland bij een mooi geluid voor Mailbird. We zijn ook niet vergeten dat degenen die de optie willen om e-mailafleidingen uit te schakelen. Daarom zouden we graag de methode willen delen voor het elimineren van e-mailafleidingen, zodat jij een productiviteitsmachine wordt!
Sociale netwerksites zijn een andere schuldige als het gaat om internetafleiding wanneer computers worden gebruikt. Nu hebben we de mogelijkheid om reacties niet meer te volgen zodat we niet elke keer worden gewaarschuwd wanneer iemand op een discussie reageert, want wie vindt het belangrijk om te horen hoe iedereen en hun moeder je vriendje een gelukkige verjaardag wenst, of hoe geweldig de zonsondergang strandfoto van je neef is. Wat te doen? Reserveer tijd voor werk en tijd voor het controleren van je e-mail/sociale netwerken, laat de twee activiteiten niet elkaar overlappen. Weersta, weersta, weersta, want we weten hoe verleidelijk het is om verloren te raken in die gekke, spannende internetwereld.
Plan je speeltijd en je werktijd. Wanneer het tijd is om aan de slag te gaan, nadat je je e-mail hebt gecontroleerd en van de online speelplaats hebt genoten, schakel het uit, sluit het af... ga aan het werk. Een geweldige tactiek voor productiviteit en tijdbeheer om ons te helpen e-mailafleidingen te vermijden, is de Pomodoro-techniek, iets dat we gebruiken bij de Contenga International startup incubator. De menselijke geest kan maar een bepaalde tijd op een taak gefocust blijven voordat vermoeidheid de productiviteit claimt, dus pak een timer of gebruik http://mytomatoes.com/ en doe 25 minuten solide, ononderbroken werk, dan break je voor 5 minuten; dit is een Pomodoro, ik ben midden in mijn 25 krachtige productiviteitstijd - 10 minuten te gaan! Na het voltooien van 4 Pomodoro's, neem je een pauze van 15-30 minuten. Ik kan het controleren van e-mail in 1-2 Pomodoro's afmaken, en dan sluit ik 'haar' af.
Een ander geweldig hulpmiddel om afleidingen in je fysieke omgeving uit te schakelen, is door wat koptelefoon aan te sluiten. Muziekselectie is hier super belangrijk. Kies iets dat je niet het gevoel geeft dat het tijd is voor karaoke, iets met beperkte of geen tekst. Kies in plaats daarvan muziek die rustgevend is, met een constant ritme, melodieus, instrumentaal, zelfs een beetje jazzy. Het is nu begrijpelijk dat sommigen van jullie op e-mail vertrouwen voor je werk en niet zomaar uit je e-mailapplicatie kunnen sluiten. Met de onvermijdelijkheid van e-mailafleidingen, bekijk en bepaal snel of het urgente en onmiddellijke actie vereist. Als je zus niet in arbeid is of je online bankrekening net is gehackt, negeer de e-mails. Stel een tijdsbestek in om e-mails te verwerken nadat je je taak hebt voltooid.
Een andere optie is om je e-mailcontacten te trainen om te begrijpen wanneer je bezig bent met een andere belangrijke taak. Als ze smeken om je aandacht, kun je in Mailbird een *snelle reactie* sturen om ze te laten weten dat je binnenkort weer contact met ze opneemt. Dit heeft mij eigenlijk geholpen toen ik geen reactie kreeg na een paar dagen van de ontvanger van mijn e-mail. Ik stuurde een follow-up om te controleren of ze mijn bericht hadden ontvangen. Na het versturen van een follow-up e-mail kreeg ik een snelle reactie waarin me werd verteld dat ze binnenkort weer contact met me zouden opnemen. Nu voel ik me op mijn gemak wetende dat ze zich ervan bewust zijn dat ik gretig hun antwoord afwacht. Ik kan hun tijd respecteren en vertrouw erop dat ze me terug zullen bellen.
Als je je e-mail aan moet laten staan, stel dan in dat het je alleen afleidt met meldingen van belang. In Mailbird kun je je e-mailgesprekken als *belangrijk* markeren, en alleen iets doen met e-mails die als zodanig zijn gemarkeerd. Realiseer je echter dat bijna de helft van wat in je inbox aankomt genegeerd of verwijderd kan worden. Word geen e-mailhamster, je verliest alleen maar meer van je waardevolle tijd als je probeert gefocust te blijven op je werk. In plaats van te reageren op e-mail, wees proactief en train je organisatievaardigheden, zodat je niet langer het gevoel hebt dat je moet reageren op je inbox als een Pavlov-hond. Neem in plaats daarvan de controle over je productiviteit en laat e-mail voor je werken. We zullen binnenkort een geweldige post hebben over tools om de bruikbaarheid en controle over e-mail te verbeteren. Voor nu, vermijd het scenario waarin e-mail je conditioneert om te reageren. Maak in plaats daarvan e-mail voor je werk en vereenvoudig je ervaring met Mailbird.
