Distrait par “Vous avez du courrier”?
Avez-vous déjà eu l'habitude de vérifier constamment des e-mails distrayants alors que votre temps devrait être consacré à la productivité ? Avez-vous l'impression d'avoir tendance à développer un TDAH lorsque vous êtes en ligne ou que vous vérifiez vos e-mails ? Eh bien, vous n'êtes pas seul, car une étude de cas menée par l'Université de Loughborough au Royaume-Uni a révélé que 70 % des e-mails entrants sont consultés dans les 6 secondes. Il a fallu en moyenne 64 secondes à un employé pour reprendre son attention au travail après l'interruption d'un e-mail. Quand on pense au nombre d'e-mails que vous recevez en une journée donnée, dans quelle mesure l'e-mail est-il un frein au travail pour vous ?
Bien sûr, certains d'entre nous préfèrent avoir des notifications par e-mail illuminant notre écran d'ordinateur, comme le strip de Las Vegas. Eh bien, Mailbird peut vous offrir cela aussi. Cependant, cet article s'adresse à ceux d'entre vous qui préfèrent une application de messagerie plus silencieuse. Oui, Mailbird peut également réduire le volume, afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail. Vous vous souvenez de l'époque où AOL régnait sur le monde des e-mails avec le simple clip sonore "Vous avez un e-mail !" ? Cela a même inspiré un film romantique sentimental avec Meg Ryan et Tom Hanks. Quand vous entendiez ce son, c'était excitant, comme recevoir un colis par la poste que vous ne pouviez pas attendre d'ouvrir. De nos jours, plus notre utilisation des e-mails devient intensive et plus nous utilisons les e-mails dans nos activités quotidiennes, pour établir des relations et passer à l'action, ce phénomène de "Vous avez un e-mail !" a un peu perdu de son attrait.
En développant Mailbird, nous avons réalisé qu'il n'y a pas de bon ou de mauvais, et que tout dépend des préférences en matière d'e-mails. Nous pouvons argumenter sans fin sur ce qui est bon ou mauvais dans les e-mails, mais nous pouvons résoudre cela en proposant des options pour les nombreuses préférences existantes. Nous avons encouragé notre communauté en ligne à nous aider à trouver une belle notification pour la réception de nouveaux e-mails, et après quelques excellentes suggestions, nous avons choisi un joli son pour Mailbird. Nous n'avons pas oublié ceux qui souhaitent avoir l'option de désactiver les distractions liées aux e-mails. C'est pourquoi nous aimerions partager la méthode pour éliminer les distractions par e-mail, afin que vous deveniez une machine de productivité !
Les sites de réseautage social sont un autre coupable en matière de distraction sur Internet lorsque vous travaillez sur des ordinateurs. Maintenant, nous avons la possibilité de nous désabonner des commentaires afin de ne pas être notifié chaque fois que quelqu'un répond à une discussion, car qui se soucie d'entendre tout le monde - et leur mère - souhaiter un joyeux anniversaire à votre ami, ou de savoir à quel point la photo de coucher de soleil de votre cousin est magnifique ? Que faire ? Réservez du temps pour le travail et du temps pour vérifier vos e-mails / réseaux sociaux, ne laissez pas ces deux activités se chevaucher. Résistez, résistez, résistez car nous savons à quel point il est tentant de se perdre dans ce monde Internet fou et excitant.
Planifiez votre temps de loisirs et votre temps de travail. Quand il est temps de se mettre au travail, après avoir vérifié vos e-mails et profité du terrain de jeu en ligne, éteignez-le, fermez-le... passez à l'action. Une excellente technique pour la productivité et la gestion du temps pour nous aider à éviter les distractions par e-mail est la technique Pomodoro, quelque chose que nous utilisons au sein de l'incubateur de startups Contenga International. L'esprit humain ne peut rester concentré sur une tâche qu'un certain temps avant que la fatigue ne s'installe et ne réduise la productivité, alors prenez un minuteur ou utilisez http://mytomatoes.com/ et faites 25 minutes de travail solide et ininterrompu, puis faites une pause de 5 minutes ; cela constitue un Pomodoro, je suis en pleine période de 25 minutes de puissance productive - 10 minutes restantes ! Après avoir effectué 4 Pomodoros, vous pouvez ensuite prendre une pause de 15-30 minutes. Je peux finir de vérifier mes e-mails en 1 à 2 Pomodoros, puis fermer le tout.
Un autre excellent outil pour couper toute distraction dans votre environnement physique est de brancher des écouteurs. Le choix de la musique est ici super important. Choisissez quelque chose qui ne vous donne pas l'impression qu'il est temps de faire du karaoké, quelque chose avec peu ou pas de paroles. Optez plutôt pour une musique apaisante, avec un rythme steady, mélodieuse, instrumentale, un peu jazzy. Maintenant, il est compris que certains d'entre vous pourraient avoir besoin des e-mails pour leur travail et ne peuvent pas simplement fermer leur application de messagerie. Avec l'inévitabilité de la distraction par e-mail, examinez et déterminez rapidement si un e-mail nécessite une action urgente. Si votre sœur n'est pas en train d'accoucher ou si votre compte bancaire en ligne n'a pas été piraté, ignorez les e-mails. Engagez-vous à consacrer un certain temps au traitement des e-mails après avoir terminé votre tâche.
Une autre alternative est d'apprendre à vos contacts par e-mail à comprendre quand vous êtes occupé par une autre tâche importante. S'ils sollicitent votre attention, dans Mailbird, vous pouvez envoyer une *réponse rapide* pour leur faire savoir que vous reviendrez vers eux sous peu. Cela a vraiment fonctionné pour moi quand je n'ai pas eu de réponse pendant quelques jours de la part du destinataire de mon e-mail. J'ai envoyé un e-mail de suivi pour vérifier et m'assurer qu'il avait bien reçu ma note. Après l'envoi de cet e-mail de suivi, j'ai reçu une réponse rapide m'informant qu'ils reviendraient vers moi sous peu. Maintenant, je peux être à l'aise en sachant qu'ils sont conscients que j'attends leur réponse avec impatience. Je peux respecter leur temps et leur faire confiance pour qu'ils reviennent vers moi.
Si vous devez garder votre e-mail ouvert, réglez-le pour qu'il ne vous dérange que par des notifications importantes. Dans Mailbird, vous pouvez marquer vos conversations par e-mail comme *importantes*, et agir uniquement sur les e-mails marqués en ce sens. Cependant, sachez qu'une grande partie de ce qui arrive dans votre boîte de réception peut être ignorée ou supprimée. Ne soyez pas un accumulateur d'e-mails, vous finirez par perdre plus de votre temps précieux lorsque vous essayez de rester concentré sur votre travail. Au lieu de réagir aux e-mails, soyez proactif et muscler votre organisation, afin de ne plus vous sentir conditionné à réagir à votre boîte de réception comme un chien de Pavlov. Au lieu de cela, prenez le contrôle de votre productivité et faites en sorte que les e-mails travaillent pour vous. Nous aurons un excellent article à venir sur les outils pour améliorer l'utilité et le contrôle des e-mails. Pour l'instant, évitez le scénario où les e-mails vous conditionnent à réagir. Au lieu de cela, faites en sorte que les e-mails travaillent pour vous et simplifiez votre expérience avec Mailbird.
