Rozpraszają Cię powiadomienia „Masz wiadomość”?
Czy zdarza ci się wpaść w pętlę ciągłego sprawdzania rozpraszających e-maili, gdy twój czas powinien być skoncentrowany na produktywności? Czy czujesz, że masz tendencję do rozwijania ADHD, gdy jesteś w sieci lub sprawdzasz e-mail? Cóż, nie jesteś sam, ponieważ badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Loughborough w Wielkiej Brytanii ujawniło, że 70% przychodzących e-maili jest sprawdzanych w ciągu 6 sekund. Przeciętny pracownik potrzebował 64 sekundy, aby wrócić do skupienia na pracy po przerwaniu przez e-mail. Kiedy pomyślisz, ile e-maili otrzymujesz w ciągu dnia, jak wielką przeszkodą w pracy jest dla ciebie e-mail?
Oczywiście niektórzy z nas wolą mieć powiadomienia e-mailowe rozświetlające nasz ekran komputerowy, jak pasek w Las Vegas. Cóż, Mailbird może ci to zapewnić. Jednak ten wpis jest dla tych z was, którzy preferują cichsze aplikacje e-mailowe. Tak, Mailbird może również stłumić hałas, abyś mógł skupić się na pracy. Pamiętasz, jak dawno temu AOL rządził światem e-maili za pomocą prostego dźwięku „Masz pocztę!”? Nawet zainspirował wzruszający film romantyczny z Meg Ryan i Tomem Hanksem. Kiedy słyszałeś ten dźwięk, było to ekscytujące, jak otrzymanie paczki w poczcie, którą nie mogłeś się doczekać, aby otworzyć. Dzisiaj, im więcej używamy e-maila w codziennym życiu, budując relacje i podejmując działania, tym bardziej zanikła nowość „Masz pocztę!”.
Tworząc Mailbird, zdaliśmy sobie sprawę, że nie ma dobrej ani złej odpowiedzi, a chodzi tylko o preferencje, jeśli chodzi o e-mail. Możemy w nieskończoność dyskutować na temat tego, co jest dobre i złe w e-mailu, ale możemy to rozwiązać, oferując opcje dla różnych upodobań. Zachęcaliśmy naszą społeczność internetową do pomocy w znalezieniu przyjemnego dźwięku na powiadomienie o nowych e-mailach, a po wielu świetnych sugestiach zdecydowaliśmy się na przyjemny dźwięk dla Mailbird. Nie zapomnieliśmy także o tych, którzy chcą mieć możliwość wyłączenia rozproszeń e-mailowych. Dlatego chętnie podzielimy się metodą na szaleństwo eliminacji rozproszeń e-mailowych, abyś stał się maszyną produktywności!
Strony sieci społecznościowych są kolejnym winowajcą rozproszeń w Internecie podczas pracy na komputerze. Teraz mamy opcje, aby przestać obserwować komentarze, abyśmy nie byli powiadamiani za każdym razem, gdy ktoś odpowiada na dyskusję, ponieważ kogo obchodzi, że każdy i jego matka składają życzenia twojemu przyjacielowi z okazji urodzin, czy też jak świetne jest zdjęcie zachodu słońca twojego kuzyna na plaży. Co zrobić? Ustal czas na pracę i czas na sprawdzanie poczty e-mailowej/sieci społecznościowych, nie pozwól, aby te dwie aktywności się nakładały. Opieraj się pokusie, ponieważ wiemy, jak łatwo zgubić się w tym szalonym, ekscytującym świecie internetu.
Zapewnij sobie czas na zabawę i czas na pracę. Kiedy przychodzi czas, aby wziąć się do pracy, po sprawdzeniu e-maili i cieszeniu się internetowym placem zabaw, wyłącz go, zamknij... weź się do pracy. Doskonałą strategią dla produktywności i zarządzania czasem, która pomaga nam unikać rozproszeń e-mailowych, jest technika Pomodoro, której używamy w inkubatorze startupowym Contenga International. Ludzki umysł może skoncentrować się na zadaniu tylko przez pewien czas, zanim zmęczenie odbierze produktywność, więc chwyć stoper lub użyj http://mytomatoes.com/ i wykonaj 25 minut solidnej, nieprzerwanej pracy, a następnie zrób przerwę na 5 minut; to jeden Pomodoro, jestem w trakcie mojego 25-minutowego czasu mocy produktywności - 10 minut do końca! Po ukończeniu 4 Pomodoro, należy wziąć 15-30 minut przerwy. Mogę zakończyć sprawdzanie e-maila w 1-2 Pomodoro, a potem to wyłączyć.
Kolejnym doskonałym narzędziem do wyłączenia wszelkich rozproszeń w twoim fizycznym otoczeniu jest podłączenie słuchawek. Wybór muzyki jest tutaj niezwykle ważny. Wybierz coś, co nie sprawi, że poczujesz, że nadszedł czas na karaoke, coś z ograniczoną ilością lub bez tekstu. Zamiast tego wybierz muzykę, która jest kojąca, z regularnym rytmem, melodyjna, instrumentalna, a nawet trochę jazzowa. Teraz rozumiem, że niektórzy z was mogą polegać na e-mailu w swojej pracy i nie mogą po prostu zamknąć aplikacji e-mailowej. W związku z nieuchronnością rozproszeń e-mailowych szybko przejrzyj i określ, czy wymaga to pilnego działania. Jeśli twoja siostra nie rodzi lub twoje konto bankowe online nie zostało właśnie zhackowane, zignoruj te e-maile. Ustal ramy czasowe na przetworzenie e-maili po ukończeniu swojego zadania.
Kolejną alternatywą jest nauczenie swoich kontaktów e-mailowych, aby rozumiały, kiedy jesteś zajęty innym ważnym zadaniem. Jeśli błagają o twoją uwagę, w Mailbird możesz wysłać *szybką odpowiedź*, informując ich, że wkrótce się do nich odezwiesz. To naprawdę zadziałało w moim przypadku, gdy nie otrzymałem odpowiedzi w ciągu kilku dni od odbiorcy mojego e-maila. Wysłałem follow-up, aby sprawdzić, czy otrzymali mój komunikat. Po wysłaniu e-maila przypominającego, szybko otrzymałem odpowiedź informującą mnie, że wkrótce się do mnie odezwą. Teraz czuję się spokojnie, wiedząc, że są świadomi, że z niecierpliwością czekam na ich odpowiedź. Mogę szanować ich czas i ufać, że się do mnie odezwą.
Jeśli musisz mieć otwarty e-mail, ustaw go tak, aby informował cię tylko o ważnych powiadomieniach. W Mailbird możesz oznaczyć swoje rozmowy e-mailowe jako *ważne* i działać tylko na e-maile oznaczone w ten sposób. Jednak zdaj sobie sprawę, że prawie połowę tego, co przychodzi do twojej skrzynki odbiorczej, można zignorować lub usunąć. Nie bądź zbieraczem e-maili, skończysz marnując więcej swojego cennego czasu, próbując skupić się na pracy. Zamiast reagować na e-maile, bądź proaktywny i aktywuj swoje organizacyjne umiejętności, aby nie czuć się uwarunkowanym do reagowania na swoją skrzynkę odbiorczą jak pies Pawłowa. Zamiast tego przejmij kontrolę nad swoją produktywnością i spraw, aby e-mail pracował dla ciebie. Mamy w planach świetny post na temat narzędzi do poprawy użyteczności i kontroli e-maila. Na razie unikaj sytuacji, w której e-mail przyzwyczaił cię do reakcji. Zamiast tego spraw, aby e-mail działał dla ciebie i uprość swoje doświadczenie z Mailbird.
