Distratto da "Hai posta!"
Ti è mai capitato di trovarti nel loop di controllare costantemente e-mail distraenti quando il tuo tempo dovrebbe essere focalizzato sulla produttività? Hai la sensazione di sviluppare una tendenza all'ADHD quando sei online o controlli la tua e-mail? Bene, non sei solo, perché uno studio condotto dalla Loughborough University nel Regno Unito ha rivelato che il 70% delle e-mail in arrivo viene gestito entro 6 secondi. Ci è voluto in media 64 secondi a un dipendente per riprendere la concentrazione lavorativa dopo l'interruzione dell'e-mail. Quando pensi a quante e-mail ricevi in un giorno, quanto è un deterrente per il lavoro l'e-mail per te?
Certo, alcuni di noi preferiscono avere notifiche e-mail che riempiono il nostro schermo del computer, come il Las Vegas strip. Bene, Mailbird può offrirti anche questo. Tuttavia, questo post è per coloro di voi che preferiscono un'applicazione e-mail più silenziosa. Sì, Mailbird può anche abbassare il volume, così puoi rimanere concentrato sul lavoro. Ricordi tanto tempo fa quando AOL dominava il mondo delle e-mail con il semplice suono "Hai una nuova e-mail!"? Ha persino ispirato un film romantico sdolcinato con Meg Ryan e Tom Hanks. Quando sentivi quel suono, era emozionante, come ricevere un pacco per posta che non vedevi l'ora di aprire. Oggigiorno, maggiore è l'uso dell'e-mail e più utilizziamo l'e-mail nelle nostre attività quotidiane, costruendo relazioni e mettendo le cose in atto, quella novità di "Hai una nuova e-mail!" è un po' svanita.
Nello sviluppo di Mailbird, ci siamo resi conto che non c'è giusto o sbagliato, e che si tratta tutto di preferenze quando si tratta di e-mail. Possiamo discutere all'infinito su cosa sia buono o cattivo riguardo all'e-mail, ma possiamo risolvere questo problema offrendo opzioni per le molte preferenze esistenti. Abbiamo incoraggiato la nostra comunità online a aiutarci a trovare una bella notifica per la ricezione di nuove e-mail, e dopo alcuni ottimi suggerimenti siamo giunti su un bel suono per Mailbird. Non abbiamo dimenticato coloro che vogliono l'opzione di disattivare le distrazioni da e-mail. Ecco perché ci piacerebbe condividere il metodo per eliminare le distrazioni da e-mail, così potrai diventare una macchina della produttività!
I social network sono un altro colpevole delle distrazioni su Internet quando si lavora al computer. Ora, abbiamo opzioni per disattivare i commenti in modo da non ricevere una notifica ogni volta che qualcuno risponde a una discussione, perché a chi importa di sentire tutti gli altri e la loro madre fare gli auguri al tuo amico per il compleanno, o quanto sia bella la foto del tramonto sulla spiaggia di tuo cugino. Cosa fare? Riserva del tempo per lavorare e un tempo per controllare la tua e-mail/reti sociali, non lasciare che le due attività si sovrappongano. Resisti, resisti, resisti perché sappiamo quanto sia allettante perdersi in quel pazzo, emozionante mondo di Internet.
Pianifica il tuo tempo libero e il tuo tempo di lavoro. Quando è tempo di mettersi al lavoro, dopo aver controllato la tua e-mail e goduto del parco giochi online, spegnilo, chiudilo…mettiti al lavoro. Una grande tattica per la produttività e la gestione del tempo per aiutarci a evitare le distrazioni da e-mail è la tecnica del Pomodoro, qualcosa che utilizziamo presso l'incubatore di startup Contenga International. La mente umana può rimanere concentrata su un compito per un certo periodo di tempo prima che la fatica incida sulla produttività, quindi prendi un timer o usa http://mytomatoes.com/ e fai 25 minuti di lavoro solido e ininterrotto, poi fai una pausa di 5 minuti; questo è un Pomodoro, io sono nel mezzo del mio tempo di produttività di 25 minuti - 10 minuti rimanenti! Dopo aver completato 4 Pomodoro, fai una pausa di 15-30 minuti. Posso terminare di controllare la mia e-mail in 1-2 Pomodoro, poi spegnerlo.
Un altro grande strumento per spegnere le distrazioni nel tuo ambiente fisico è collegare delle cuffie. La selezione musicale è super importante qui. Scegli qualcosa che non ti faccia sentire come se fosse il momento del karaoke, qualcosa con limitati o nessun testo. Invece scegli musica che sia rilassante, con un ritmo costante, melodica, strumentale, anche un po' jazz. Ora, è comprensibile che alcuni di voi potrebbero fare affidamento sull'e-mail per il proprio lavoro e non possano semplicemente chiudere l'applicazione e-mail. Con l'inevitabilità della distrazione e-mail, rivedi e determina rapidamente se richiede un'azione urgente e immediata. Se tua sorella non sta partorendo o il tuo conto bancario online non è stato appena hackerato, ignora le e-mail. Impegnati a dedicare un certo periodo di tempo per elaborare le e-mail dopo aver completato il tuo compito.
Un'altra alternativa è addestrare i tuoi contatti e-mail a comprendere quando sei impegnato in un altro compito importante. Se ti stanno cercando con insistenza, in Mailbird puoi inviare una *risposta rapida* per far sapere loro che tornerai a loro a breve. Questo ha effettivamente funzionato per me quando non ho ricevuto risposta in qualche giorno dal destinatario della mia e-mail. Ho inviato un seguito per controllare e assicurarmi che avessero ricevuto la mia nota. Dopo aver inviato un'e-mail di follow-up, ho ricevuto una risposta rapida che mi informava che si sarebbero fatti sentire a breve. Ora mi sento a mio agio sapendo che sono a conoscenza che aspetto con impazienza la loro risposta. Posso rispettare il loro tempo e fidarmi che mi risponderanno.
Se devi tenere aperta la tua email, allora impostala per distrarti solo con notifiche di importanza. In Mailbird puoi contrassegnare le tue conversazioni e-mail come *importanti*, e agire solo sulle e-mail contrassegnate come tali. Tuttavia, renditi conto che quasi la metà di ciò che arriva nella tua casella di posta può essere ignorato o eliminato. Non essere un accumulatore di e-mail, finirai per sprecare più del tuo tempo prezioso cercando di rimanere concentrato sul lavoro. Invece di reagire all'e-mail, sii proattivo e fai leva sulla tua capacità di organizzazione, in modo da non sentirti più programmato a reagire alla tua casella di posta come un cane di Pavlov. Invece, prendi il controllo della tua produttività e fai in modo che l'e-mail lavori per te. Avremo un grande post in arrivo su strumenti per migliorare l'usabilità e il controllo dell'e-mail. Per ora, evita lo scenario in cui l'e-mail ti ha condizionato a reagire. Invece, fai in modo che l'e-mail lavori per te e semplifica la tua esperienza con Mailbird.
