Najlepsze sposoby na zakończenie biznesowych i profesjonalnych e-maili
Znaczenie właściwego zakończenia w pisaniu e-maili jest takie samo jak w każdym innym rodzaju pisma biznesowego: najważniejsze rzeczy powinny być umieszczone na początku i na końcu, szczegóły w środku.
Znaczenie właściwego zakończenia w pisaniu e-maili nie różni się od żadnego innego rodzaju pisania biznesowego: Umieść ważne rzeczy na początku i na końcu; umieść szczegóły w środku.
Jako pisarz, zawsze mogę powiedzieć, kiedy zakończenia e-maili są pospieszne. Wprowadzenia są układane jak delikatne francuskie wypieki na dekoracyjnym pedestale; zakończenia są złożone chaotycznie jak czerstwe mini parówki na bufecie all-you-can-eat.
Ale zawsze powinieneś poświęcić tyle samo uwagi zakończeniom swoich wiadomości e-mail, co ich początkom. W końcu, twoje zakończenie to ostatnie wrażenie, jakie zostawiasz u swojego czytelnika — więc zrób, by się liczyło.
Oto pięć wskazówek, które możesz wykorzystać, aby skutecznie zakończyć swojego e-maila.
Zachęć do działania
Początki e-maili stanowią fundament dla celu wiadomości; zakończenia mogą być używane do wywołania działania od czytelnika — od umówienia spotkania po odwiedzenie strony internetowej lub zamówienie produktu. Ale nie bądź natarczywy. Zawsze bądź uprzejmy i zachowuj odpowiednią etykietę e-mailową. Zbyt agresywne wezwanie do działania może zrujnować starannie skonstruowaną wiadomość, która je poprzedza.
Podsumuj swój e-mail
To nie zawsze jest konieczne, zwłaszcza jeśli twój e-mail jest dość krótki. Ale w przypadku dłuższych wiadomości, które poruszają wiele tematów, ważne jest, aby zwięźle przypomnieć czytelnikom o kluczowych punktach przed zakończeniem e-maila. Należy jednak uważać, aby uniknąć powtarzania się lub zbytniego rozwlekłości, co prowadzi nas do następnej wskazówki…
Trzymaj to krótko
Tak, zakończenia e-maili są ważne, ale to nie oznacza, że muszą być długie. Jeśli już wyraziłeś swoją myśl w wiadomości, nie przeciągaj zakończenia. Przedłużone zakończenie może prowadzić do znudzenia i frustracji - a jeśli z e-mailem związane jest wezwanie do działania, możesz zrujnować swoje szanse na to, że czytelnik podejmie pożądaną akcję.
Zachowaj pozytywne nastawienie
Zawsze lepiej zakończyć wiadomość w pozytywnym tonie - nawet gdy cel wiadomości dotyczy trudnych lub delikatnych kwestii. Jeśli więc wiadomość porusza problemy, nie skupiaj się na nich w swoich końcowych liniach. Zamiast tego zakończ wiadomość, wspominając o potencjalnych rozwiązaniach.
Dołącz swoją sygnaturę e-mailową
Chociaż sygnatura e-mailowa nie jest technicznie częścią podstawowej wiadomości, dostarcza cennych informacji tożsamości i kontaktowych w łatwo dostępnym miejscu. Bez sygnatury e-mailowej będziesz musiał umieścić część tych informacji w treści e-maila, co może niepotrzebnie zwiększyć długość Twojego e-maila.
Myśli na zakończenie…
Pisanie efektywnego zakończenia e-maila nie musi być żmudnym procesem — ale nie powinno być też traktowane jako sprawa drugorzędna. To kluczowy składnik, który powinien uzupełniać i wspierać przesłania prowadzące do niego — zadbaj, aby było mocne. W końcu chcesz pozostawić czytelników z przyjemnym smakiem w ustach, a nie zgagą, przez którą będą sięgać po leki zobojętniające kwas.
