Beste manieren om zakelijke en professionele e-mails af te sluiten
Het belang van een goed einde in e-mail schrijven is net zo belangrijk als elk ander type zakelijk schrijven: Plaats de belangrijke zaken aan het begin en einde, en details in het midden.
Het belang van een goede afsluiting in e-mail schrijven is niet anders dan bij elk ander type bedrijfscommunicatie: Zet de belangrijkste dingen aan het begin en het einde; verwerk de details in het midden.
Als schrijver kan ik altijd zien wanneer e-mailafsluitingen gehaast zijn. Openingszinnen zijn gepresenteerd als delicate Franse gebakjes op een decoratief voetstuk; sluitingszinnen zijn achteloos opgestapeld als ouwe cocktailworstjes bij een all-you-can-eat buffet.
Maar je zou altijd evenveel aandacht aan de afsluitingen van je e-mailberichten moeten besteden als aan de openingen. Je afsluiting is immers de laatste indruk die je achterlaat bij je lezer—dus zorg ervoor dat het telt.
Hier zijn vijf tips die je kunt gebruiken om je e-mail effectief af te sluiten.
Moedig een oproep tot actie aan
Emailbeginselen leggen de basis voor het doel van een boodschap; eindigingen kunnen worden gebruikt om een actie van de lezer uit te lokken - van het plannen van een vergadering tot het bezoeken van een website tot het bestellen van een product. Maar wees niet opdringerig. Wees altijd beleefd en handhaaf correcte e-mail etiquette. Een te agressieve oproep tot actie kan de zorgvuldig geformuleerde boodschap die daarop volgt vernietigen.
Samenvatting van je e-mail
Dit is niet altijd nodig, vooral niet als je e-mail vrij kort is. Maar voor langere berichten die meerdere onderwerpen behandelen, is het belangrijk om lezers kort te herinneren aan je belangrijkste punten voordat je je e-mail afsluit. Er moet echter voorzichtig mee omgaan worden om herhaling of overmaat aan woorden te vermijden, wat ons bij de volgende tip brengt…
Houd het kort
Ja, e-mailafsluitingen zijn belangrijk, maar dat betekent niet dat ze lang moeten zijn. Als je je punt al in het bericht hebt gemaakt, sleur dan de afsluiting niet. Een langdurige afsluiting kan leiden tot verveling en frustratie—en als er een CTA aan de e-mail is gekoppeld, kun je je kansen verpesten dat de lezer de gewenste actie onderneemt.
Blijf positief
Het is altijd beter om een bericht op een positieve noot te beëindigen - zelfs als het doel van het bericht moeilijke of gevoelige kwesties betreft. Als het bericht problemen aankaart, blijf dan niet op deze problemen hangen in je afsluitende zinnen. Eindig het bericht in plaats daarvan door mogelijke oplossingen te noemen.
Voeg je e-mailhandtekening toe
Hoewel een e-mailhandtekening technisch gezien geen onderdeel van de kernboodschap is, biedt het waardevolle identiteit en contactinformatie in één gemakkelijk te vinden gebied. Zonder een e-mailhandtekening ben je gedwongen om een deel van deze informatie in de hoofdtekst van de e-mail op te nemen, wat je e-maillengte onnodig kan verhogen.
Afsluitende gedachten…
Het schrijven van een effectieve afsluiting van je e-mail hoeft geen moeizame opgave te zijn—maar het mag ook geen bijzaak zijn. Het is een essentieel ingrediënt dat de boodschappen die eraan voorafgaan moet aanvullen en ondersteunen—dus maak het sterk. Tenslotte wil je dat lezers met een zoete smaak achterblijven, niet met brandend maagzuur waardoor ze naar de antacida grijpen.
