Лучшие способы завершить деловые и профессиональные имейлы
Завершение имейла так же важно, как и в любом другом деловом письме: начните с главного и завершите его, оставив детали в середине.
Важность правильного завершения в написании электронной почты ничем не отличается от любого другого типа делового письма: важные вещи нужно вынести в начало и конец; детали помещаются в середину.
Как писатель, я всегда могу сказать, когда окончания писем торопливы. Открывающие строки выкладываются, как деликатные французские пирожные на декоративном пьедестале; закрывающие строки навалены небрежно, как несвежие коктейльные сосиски на шведском столе «всё, что можете съесть».
Но вы всегда должны уделять столько же внимания окончаниям ваших электронных сообщений, сколько и началу. В конце концов, ваше завершение — это последнее впечатление, которое вы оставляете у вашего читателя — так что сделайте его значимым.
Вот пять советов, которые вы можете использовать для эффективного завершения вашего письма.
Поощрите к действию
Начало письма закладывает основу для цели сообщения; завершение может быть использовано для побуждения читателя к действию — от планирования встречи до посещения веб-сайта или заказа продукта. Но не будьте настойчивыми. Всегда вежливо и придерживайтесь надлежащей электронной этики. Слишком агрессивный призыв к действию может испортить тщательно продуманное сообщение, которое ему предшествует.
Подведите итоги вашего письма
Это не всегда необходимо, особенно если ваше письмо довольно короткое. Но для более длинных сообщений, которые касаются нескольких тем, важно кратко напомнить читателям о ваших ключевых моментах перед завершением письма. Однако нужно остерегаться повторений или излишней многословности, что ведет нас к следующему совету…
Сделайте его коротким
Да, завершения писем важны, но это не значит, что они должны быть длинными. Если вы уже донесли свою мысль в сообщении, не затягивайте завершение. Затянутое окончание может привести к скуке и разочарованию — и если у письма есть CTA, вы можете испортить свои шансы на то, что читатель выполнит желаемое действие.
Оставайтесь позитивными
Всегда лучше завершить сообщение на хорошей ноте, даже если цель сообщения связана с трудными или деликатными вопросами. Поэтому, если сообщение затрагивает проблемы, не акцентируйте на них внимание в заключительных строках. Вместо этого завершите сообщение, упомянув потенциальные решения.
Включите свою электронную подпись
Хотя электронная подпись технически не является частью основного сообщения, она предоставляет ценную информацию об идентификации и контактах в одном легко доступном месте. Без электронной подписи вам придется включать часть этой информации в текст письма, что может ненужным образом увеличить его длину.
Заключительные мысли…
Написание эффективного завершения вашего письма не должно быть трудным процессом, но и не должно быть захудалым. Это важный элемент, который должен дополнять и поддерживать сообщения, предшествующие ему, так что сделайте его сильным. В конце концов, вы хотите, чтобы у читателей остался приятный привкус, а не изжога, заставляющая их хвататься за антациды.
