Meilleures façons de conclure des emails professionnels
L'importance d'une bonne conclusion dans la rédaction d'emails n'est pas différente de toute autre rédaction professionnelle : commencez et terminez par l'essentiel, placez les détails au milieu.
L'importance d'une bonne conclusion dans l'écriture d'e-mails n'est pas différente de celle de tout autre type d'écriture professionnelle : mettez les choses importantes au début et à la fin ; placez les détails au milieu.
En tant qu'écrivain, je peux toujours dire quand les conclusions des e-mails sont précipitées. Les lignes d'ouverture sont disposées comme de délicates pâtisseries françaises sur un piédestal décoratif ; les lignes de clôture sont entassées de manière désordonnée comme des petits canapés rassis lors d'un buffet à volonté.
Mais vous devez toujours réfléchir autant à la fin de vos messages électroniques qu'au début. Après tout, votre conclusion est la dernière impression que vous laissez à votre lecteur, alors faites en sorte qu'elle compte.
Voici cinq conseils que vous pouvez utiliser pour conclure efficacement votre e-mail.
Encouragez un appel à l'action
Les débuts d'email posent les bases du but d'un message ; les fins peuvent être utilisées pour susciter une action de la part du lecteur - que ce soit planifier une réunion, visiter un site web ou commander un produit. Mais ne soyez pas insistant. Soyez toujours poli et respectez une étiquette mail appropriée. Un appel à l'action trop agressif peut ruiner le message soigneusement élaboré qui le précède.
Résumez votre email
Cela n’est pas toujours nécessaire, surtout si votre email est assez court. Mais pour les messages plus longs qui abordent plusieurs sujets, il est important de rappeler succinctement à vos lecteurs vos points clés avant de conclure votre email. Il faut cependant faire attention à éviter d'être répétitif ou trop verbeux, ce qui nous amène au conseil suivant…
Restez bref
Oui, les fins d'email sont importantes, mais cela ne signifie pas qu'elles doivent être longues. Si vous avez déjà fait passer votre message, ne prolongez pas la fin. Une fin prolongée peut conduire à l'ennui et à la frustration—et s'il y a un CTA associé à l'email, vous risquez de ruiner vos chances que le lecteur effectue l'action souhaitée.
Restez positif
Il est toujours préférable de conclure un message sur une note positive, même lorsque le but du message concerne des questions difficiles ou délicates. Donc, si le message aborde des problèmes, ne s'attardez pas sur eux dans vos lignes de clôture. Au lieu de cela, terminez le message en mentionnant des solutions potentielles.
Inclure votre signature d'email
Bien qu'une signature d'email ne fasse pas techniquement partie du message principal, elle fournit des informations d'identité et de contact précieuses dans un endroit facile à localiser. Sans signature d'email, vous serez forcé d'inclure certaines de ces informations dans le corps de l'email, ce qui peut augmenter inutilement la longueur de votre email.
Pensées de conclusion…
Rédiger une conclusion efficace pour votre email ne doit pas être un processus ardu, mais cela ne devrait pas non plus être une pensée après coup. C'est un ingrédient vital qui doit compléter et soutenir les messages qui le précèdent — alors rendez-le fort. Après tout, vous voulez laisser aux lecteurs un goût agréable dans la bouche, pas de brûlures d'estomac qui les inciteront à saisir des antiacides.
