I migliori modi per concludere email aziendali e professionali
L'importanza di una corretta conclusione nel redigere un'email non è diversa da qualsiasi altro tipo di scrittura aziendale: Metti le cose importanti all'inizio e alla fine; inserisci i dettagli nel mezzo.
L'importanza di una corretta chiusura nella scrittura di email non è diversa da qualsiasi altro tipo di scrittura commerciale: metti le cose importanti all'inizio e alla fine; sandwich i dettagli nel mezzo.
Come scrittore, posso sempre dire quando le chiusure delle email sono affrettate. Le aperture sono disposte come delicate pasticcini francesi su un piedistallo decorativo; le chiusure sono accumulate disordinatamente come hot dog stantii in un buffet all-you-can-eat.
Ma dovresti sempre dare autant di attenzione alle chiusure dei tuoi messaggi email quanto agli inizi. Dopotutto, la tua chiusura è l'ultima impressione che lasci al tuo lettore—quindi falla contare.
Qui ci sono cinque utili tecniche per chiudere efficacemente la tua email.
Incoraggia un invito all'azione
Gli inizi delle email pongono le basi per lo scopo del messaggio; le conclusioni possono essere utilizzate per suscitare un'azione nel lettore, che si tratti di pianificare un incontro, visitare un sito web o ordinare un prodotto. Ma non essere insistente. Sii sempre gentile e mantieni una corretta etichetta email. Un invito all'azione eccessivamente aggressivo può rovinare il messaggio accuratamente elaborato che lo precede.
Riassumi la tua email
Questo non è sempre necessario, soprattutto se la tua email è piuttosto breve. Ma per messaggi più lunghi che coprono più argomenti, è importante ricordare in modo conciso ai lettori i tuoi punti chiave prima di chiudere la tua email. È importante fare attenzione, tuttavia, a evitare di essere ripetitivi o eccessivamente verbosi, il che ci porta al consiglio successivo…
Tienilo breve
Sì, le conclusioni delle email sono importanti, ma ciò non significa che debbano essere lunghe. Se hai già espresso il tuo punto nel messaggio, non allungare la conclusione. Una conclusione prolungata può portare a noia e frustrazione—e se c'è un CTA associato all'email, potresti rovinare le possibilità che il lettore compia l'azione desiderata.
Rimani positivo
È sempre meglio concludere un messaggio su una nota positiva, anche quando lo scopo del messaggio riguarda questioni difficili o delicate. Quindi, se il messaggio affronta problemi, non soffermarti su di essi nelle righe finali. Invece, concludi il messaggio menzionando soluzioni potenziali.
Includi la tua firma email
Sebbene una firma email non faccia tecnicamente parte del messaggio principale, fornisce informazioni identitarie e di contatto preziose in un'area facile da trovare. Senza una firma email, sarai costretto a includere alcune di queste informazioni nel testo del corpo dell'email, il che potrebbe aumentare inutilmente la lunghezza della tua email.
Considerazioni finali...
Scrivere una conclusione efficace alla tua email non deve essere un processo arduo, ma non dovrebbe nemmeno essere un pensiero secondario. È un ingrediente vitale che dovrebbe completare e supportare i messaggi che lo precedono, quindi rendilo forte. Dopotutto, vuoi lasciare i lettori con un dolce sapore in bocca, non con bruciori di stomaco che li portano a cercare gli antiacidi.
