6 powody, dla których ludzie nie znoszą otrzymywać Twoich e-maili
Czy ludzie naprawdę cieszą się, że od Ciebie dostają e-maile?
Sprawdź 6 głównych błędów, które prowadzą do tego, że ludzie nienawidzą e-maili od innych.
6 powodów, dla których ludzie nienawidzą otrzymywać Twoje e-maile od Jasona Ephraima
Czy któreś brzmi znajomo? Nie martw się! Dodaliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci je naprawić.
Podsumowanie:
- Ludzie nienawidzą, gdy pytają cię o coś, a ty każesz im czekać na odpowiedź, która może nigdy nie nadejść. Przykład: Oni: "Czy masz gotowy raport na piątek?" Ty: "Dzisiaj byłem poza biurem. Strasznie zajęty!" Rozwiązanie: Nawet jeśli to szybka odpowiedź "okay", odpowiadaj ludziom bezpośrednio lub daj im znać, kiedy mogą się spodziewać odpowiedzi.
- Przekazujesz to, co naprawdę potrzebujesz od odbiorców w sposób, który jest mylący lub łatwy do przeoczenia. Przykład: Ty: "Naprawdę byłem zajęty zbieraniem danych do rocznego raportu. Trudno znaleźć dane dla indeksu 23. Czy możesz to znaleźć? Będę pracować nad resztą raportu….." Rozwiązanie: Powtórz swoją prośbę lub rozwiń ją w osobnej części wiadomości (najlepiej blisko początku lub końca).
- Nieustannie używasz e-maila, gdy szybciej lub klarowniej byłoby użyć czatu, telefonu lub spotkać się osobiście. Przykład: Każdy wątek e-mailowy, który zaczyna się rozrastać na więcej niż kilka wymian, lub obejmuje więcej niż kilka osób. Rozwiązanie: Nie bój się zapytać o przeniesienie rozmowy na lepszy nośnik. Poproś o umówienie spotkania, rozmowy telefonicznej, a nawet o obiad.
- Twoje dowcipne lub sarkastyczne uwagi są często odbierane dosłownie lub negatywnie. Innym razem są po prostu mylące. Przykład: Ty: "Wiesz, co mówią o kobietach i e-mailach…" Rozwiązanie: Jeśli coś może być niejednoznaczne lub odebrane negatywnie, lepiej tego nie mówić. Jeśli musisz to uwzględnić, sformułuj to na tyle jasno, na ile to możliwe.
- Wysyłasz pilne prośby w e-mailach, oczekując natychmiastowej uwagi. Przykład: Ty: "Muszę to mieć zrobione dla klienta w ciągu 30 minut." Rozwiązanie: Jeśli spodziewasz się potrzebować czegokolwiek od odbiorcy w ciągu najbliższych kilku dni, przejdź do rozmowy telefonicznej lub porozmawiaj z nimi osobiście.
- Twoje e-maile to jeden duży kawałek słów, które brakuje podkreślenia, co uniemożliwia czytelnikom ich przeglądanie. Przykład: Każdy akapit dłuższy niż 6 linijek, z wieloma ważnymi punktami lub nieposiadający list, nagłówków czy punktów wypunktowanych. Rozwiązanie: Ludzie przeglądają, więc ułatw im to za pomocą akapitów oddzielonych punktami, list wypunktowanych, wyraźnych nagłówków oraz prośb o działania w osobnym akapicie.
