Vantaggi dell'Email Formale per la Tua Azienda
In questo articolo, ti mostreremo come scrivere un'email formale che migliora la tua reputazione e la tua azienda.
Mentre l'86 percento dei professionisti e il 73 percento dei consumatori affermano di preferire la comunicazione via email, circa il 20 percento di tutte le email non raggiunge mai la casella di posta. Di quelle che lo fanno, il tasso di apertura medio è compreso tra il 15 e il 20 percento.
Puoi aumentare i tuoi tassi di apertura delle email e i tassi di clic e garantire che il tuo messaggio abbia un impatto positivo sulla tua attività utilizzando un indirizzo email formale e una struttura email adeguata.
Continua a leggere per saperne di più!
Statistiche sull'uso dell'email
- Ci sono 5,5 miliardi di account email in tutto il mondo.
- Ci sono 3,9 miliardi di utenti email.
- Oltre 306,4 miliardi di email vengono inviate e ricevute quotidianamente.
- La persona media invia e riceve 71 email al giorno come comunicazione aziendale regolare.
- Il 54 percento delle email B2B contiene messaggi di marketing.
- Il 99 percento degli utenti controlla le proprie email quotidianamente e il 66 percento di loro effettua acquisti tramite email.
- La media del tasso di clic delle email di marketing B2B è 4 percento.
- La lista continua, ma hai afferrato il concetto!
E ancora una volta, il 73 percento dei consumatori preferisce la comunicazione via email, il che è più che comprensibile in un'era di messaggistica istantanea. Ora, immagina di avere la possibilità di raggiungere solo una piccola percentuale di quei potenziali clienti e consumatori e quanto questo farebbe crescere il tuo business e la tua riconoscibilità sul mercato. Immagina di contattare utilizzando un indirizzo email generico e non professionale. Qualcuno aprirebbe mai quella mail?
Come un Indirizzo Email Formale Potrebbe Beneficiare la Tua Attività
Se stai inviando offerte promozionali e newsletter o lanciando una campagna di email marketing, il tuo indirizzo email sarà la prima cosa a fare impressione sui destinatari, quindi dovresti assicurarti che sia buono. Un indirizzo email formale aumenta la tua credibilità.
Ecco alcuni dei benefici di utilizzare un indirizzo email professionale:
- I clienti percepiranno la tua attività come una azienda seria.
- I clienti hanno maggiori probabilità di ricordare la tua email e il tuo marchio quando utilizzi un indirizzo email professionale.
- L'unico business che stai promuovendo è il tuo.
Oggi, è quasi impossibile per una startup essere competitiva nel mercato senza una forte presenza online. È importante avere un indirizzo email aziendale, presentabile, che utilizzerai per sviluppare una strategia di marketing e gestione di alta qualità e raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.
L'indirizzo email stesso è una parte integrante dell'immagine della tua azienda perché mostra ai tuoi futuri clienti il livello di professionalità che possono aspettarsi. Per esempio, un indirizzo email professionale è un ingrediente chiave per lanciare una campagna di email marketing di successo o cercare di costruire un marchio e rendere l'azienda facilmente riconoscibile sul mercato.
Per gestire correttamente il tuo nuovo indirizzo, utilizza un client email supportato che possa risparmiare tempo e denaro a te e al tuo team. Mailbird è continuamente aggiornato, e le sue funzionalità di integrazione forniscono tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano in un'unica elegante dashboard.
Come Creare un Indirizzo Email Formale
Creare un indirizzo email formale è relativamente semplice e diretto. Hai bisogno di un nome di dominio che sia breve e corrispondente al nome della tua azienda, poi trova il fornitore giusto. I fornitori più popolari sul mercato sono:
- Google G Suite
- Microsoft Outlook
- iCloud
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- Zoho Mail
- GMX Mail
- Yandex Mail
- Mail.com
- Lycos Mail
Tutti questi offrono una versione gratuita; tuttavia, se desideri le funzionalità premium, di solito richiedono un abbonamento mensile. Ad esempio, i pacchetti business di base per Google Workplace e Microsoft Outlook partono da ? al mese.
Come Scrivere una Email Formale: Elementi e Consigli per Comporre Email Formali
In questa sezione, concentriamoci sull'apprendimento di come scrivere email professionali e sui principi fondamentali dell'etichetta delle email.
Qual è la Differenza tra Formale e Informale?
Quando hai bisogno di inviare una email di lavoro o di contattare qualcuno che non conosci bene, dovrai scrivere una email formale. Lo stile informale a cui potresti essere abituato quando scrivi ai tuoi amici e familiari non funzionerà bene per la corrispondenza aziendale.
Abbiamo menzionato che circa il 20 percento di tutte le email non raggiunge mai la casella di posta del destinatario. Tra quelle che lo fanno, solo circa il 22 percento viene aperto. Le principali ragioni per cui le email non vengono consegnate o lette sono le linee oggetto di spam e indirizzi email sospetti. Utilizzare un indirizzo email formale e redigere con cura le tue email aiuterà a bypassare i filtri anti-spam.
Mittente
Ricevere un messaggio da un indirizzo email informale è un campanello d'allarme per la maggior parte degli utenti email.
Quando invii un'email importante da indirizzi come D0gL0ver64$@example.com o MikeTheGreat88@example.com, il messaggio molto probabilmente verrà eliminato e la comunicazione futura bloccata. A meno che, naturalmente, tu non lo stia inviando a un amico o a un familiare.
Quando invii una email formale, dovresti usare un indirizzo email formale che includa il tuo nome completo, come:
- JohnJonson@example.com
- John.Jonson@example.com
- John_Jonson@example.com
Se stai scrivendo per conto di un'istituzione o di un'azienda, è meglio utilizzare l'email fornita dall'organizzazione, ad esempio, JohnJonson@johnsonconsulting.com. Se hai utilizzato il tuo email personale o un indirizzo email non ufficiale, dovresti imparare come annullare l'invio dell'email prima che il destinatario la legga.
Struttura e tono
La differenza più significativa tra email formali e informali è la struttura. Quando scrivi un'email informale, non devi preoccuparti troppo della struttura e del tono.
Ad esempio, un'email informale a un amico può apparire in questo modo:
Con le email formali, la struttura è chiaramente definita e deve sempre essere seguita. Le email formali iniziano con un saluto, hanno una frase di apertura, il corpo dell'email e la sezione firma. Dovresti anche prestare attenzione al tono.
Le email formali non dovrebbero contenere linguaggio informale, abbreviazioni, contrazioni, gergo e emoticon. Nota che più font, specialmente font script, font originali e font di scrittura, non sono appropriati per un'email formale.
Le migliori opzioni per le email formali includono font comuni e facilmente leggibili:
- Times New Roman
- Arial
- Calibri
- Verdana
- Georgia
- Helvetica
Utilizzare una grammatica corretta nelle email formali è fondamentale. L'obiettivo è che il lettore comprenda il tuo messaggio e agisca di conseguenza. Per raggiungere questo obiettivo, correggi eventuali errori di ortografia, controlla la grammatica e i nomi propri e assicurati che non ci siano refusi. Usa Grammarly o il servizio Essay Tigers per assicurarti che la tua ortografia sia corretta.
Ecco un esempio di email formale:
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Ciao Michael, Ti scrivo riguardo alle foto di laurea per la classe del 2020. Per favore inviale entro il 4 ottobre, alle 17:30, così possiamo includerle nell'album della classe che stiamo creando la prossima settimana. Se dobbiamo aspettarci un ritardo nella consegna, facci sapere il prima possibile. Cordiali saluti, Joan Smith Professore di Sociologia, Università di Harvard [joan.smith@harvard.edu] [+ 1 234 5678] |
Questo e il precedente esempio trasmettono entrambi lo stesso messaggio, ma in modi molto diversi.
Diamo un'occhiata più da vicino a tutti gli elementi.
Quali Sono gli Elementi di una Email Formale?
- Oggetto — la prima cosa che il lettore vede nella propria casella di posta.
- Saluto — un saluto personalizzato per il lettore.
- Introduzione — indicazione dello scopo dell'email.
- Corpo — il testo dell'email.
- Chiusura — una frase di tipo "cordiali saluti" e la tua firma.
Oggetto
Un'email formale richiede un oggetto più dettagliato che non sia fuorviante o mancante di informazioni, ad esempio:
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Invio Foto di Laurea della Classe del 2020: 4 ottobre, 17:30. |
La lunghezza ideale dell'oggetto è tra sei e dieci parole.
A causa dei filtri anti-spam, alcuni parole attivatrici dovrebbero essere evitate:
- Compra ora
- Acquista direttamente
- Clicca qui
- Offerta scade
- Solo nuovi clienti
- Offerta speciale
- Offerta esclusiva
- Richiedi ora
- Un'opportunità nella vita
- Urgente
- Per favore leggi
- Non eliminare
- ecc.
Saluto
Il saluto o la formula di apertura a volte viene saltato nella comunicazione informale. È sempre presente nelle email formali, sia che tu stia indirizzando a un individuo che a un gruppo.
Quando invii un'email formale, cerca di conoscere il nome o il titolo del destinatario. Includi onorificenze (Sig., Sig.ra, Professore, Dottore) quando appropriato. Se non conosci il loro nome o titolo, è spesso meglio utilizzare un semplice "Ciao" piuttosto che l'infamante "A chi di competenza".
Le formule di saluto formali appariranno in questo modo:
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Gentile Professore White, / Gentile Chief Marketing Officer, / Gentili Studenti, / Gentile Sig. Smith |
Non in questo modo:
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Ehi! / John, / Salve amico! |
Introduzione
L'introduzione si usa per comunicare lo scopo dell'email. Tuttavia, se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, dovresti anche presentarti brevemente. Un'email informale a un amico spesso non richiede affatto un'introduzione.
Un'introduzione di un'email formale può apparire così:
Il mio nome è Rebecca Greene, e sono un'email marketer e fondatrice di White Marketing Services, LLC. Vorrei invitarti a partecipare al nostro corso di formazione gratuito di due settimane sul marketing via email.
Corpo
In un'email informale, potresti non dover elaborare il motivo dell'email. Nella comunicazione aziendale formale, dovresti utilizzare il corpo per fornire ulteriori dettagli sull'oggetto dell'email. Il lettore potrebbe non sapere molto su di te o sulla tua azienda, quindi questo è il posto giusto per fornire informazioni importanti. Assicurati di essere chiaro e conciso per evitare di confondere i lettori.
Testo di esempio per il corpo:
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White Marketing Services si dedica ad aiutare le aziende a semplificare e ottimizzare la loro comunicazione via email. Per aiutarti a raggiungere questo obiettivo, stiamo organizzando un corso di formazione di due settimane dal titolo Mastering the Art of Email Marketing, dal 7 novembre al 21 novembre. Include cinque sessioni in diretta che coprono le strategie essenziali per il marketing via email, oltre a una sessione di domande e risposte dedicata e una raccolta di modelli di email gratuiti. Il corso è gratuito, ma il numero di posti è limitato, quindi assicurati di registrarti ora. |
Chiusura
Nelle email informali, la chiusura viene spesso saltata o è molto informale, come ad esempio:
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Saluti amico! / Rispondimi / Fammi sapere cosa ne pensi / A presto / Amore |
Al contrario, le email formali richiedono una chiusura più formale. Alcuni esempi di chiusure di email formali accettabili includono:
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Cordiali saluti, / Distinti saluti / Rispetto, / Cordiali riguardi |
La chiusura della tua email dovrebbe essere seguita da una firma professionale che ricorda al lettore chi sei e fornisce informazioni su come contattarti.
Come Firmare un'Email
Una firma email professionale è una parte essenziale di un'email formale in quanto:
- Favorisce la comunicazione
- Aiuta a stabilire la tua identità di marca
- Crea un'impressione duratura
Le firme email personalizzate sono diventate così popolari che i professionisti hanno coniato il termine 'marketing della firma email'. Le firme e i banner brandizzati attireranno l'attenzione del lettore molto più delle firme non brandizzate. Inoltre, aggiungere un link alla tua firma email può aumentare esponenzialmente il tuo seguito sui social media.
Tuttavia, aggiungere link ai social media funziona solo quando sei sicuro della qualità del tuo profilo social. Se non pubblichi contenuti di qualità in modo coerente e non comunichi con i tuoi follower, portare più persone al tuo profilo mediocre può danneggiare la tua reputazione.
La maggior parte degli utenti preferisce utilizzare modelli di firma per creare una firma email professionale che ottiene risultati. Semplicemente indicare il tuo nome alla fine dell'email non stimolerà l'azione. Aggiungere alcuni elementi grafici e informazioni di contatto suscita interesse e coinvolgimento.
Per massimizzare l'uso della tua firma email, puoi aggiungere:
- Il tuo titolo professionale o posizione
- Organizzazione affiliata
- Informazioni di contatto (numero di telefono, sito web, indirizzo dell'ufficio, link ai social media)
- La tua foto o il logo della tua azienda
- Chiamata all'azione o prova sociale
- Un biglietto da visita digitale è anche un'aggiunta elegante. Incorpora un QR Code per fornire un accesso facile ai tuoi profili aziendali o social
Una volta creata la tua firma email personalizzata (o se stai puntando a un vero "fattore wow", una graphic designer), puoi aggiungerla alla funzione di auto-firma per tutte le tue email.
Suggerimenti extra per creare firme email:
- Mantienila semplice e concisa
- Usa uno o due colori del marchio per attirare l'attenzione
- Separa i diversi elementi con spazi bianchi e divisori
- Includi premi o badge di certificazione
- Progetta per mobile (dimensione del testo, icone distanziate)
Prima di Inviare: 5 Suggerimenti per Migliorare la Scrittura di Email Formali
Mentre la struttura è importante, ci sono anche alcune regole e raccomandazioni per scrivere email formali:
Essere riservati su ciò che scrivi
Non dovresti mai scrivere in un'email qualcosa che non sei disposto a dire in pubblico. Più spesso che mai, la persona sbagliata nella sezione CC può trasformare la tua comunicazione aziendale in uno scandalo completo. Quindi, controlla attentamente il contenuto e le persone a cui lo stai inviando.
Presentati sempre quando parli con estranei
Qualsiasi formato di email formale include un'introduzione. Non dare per scontato che le persone sappiano chi sei o di cosa si occupa la tua nuova azienda quando li contatti per la prima volta. Invece, prenditi il tempo per scrivere una breve introduzione su di te, il tuo cognome e la tua azienda. Mantienila semplice ed elegante e fornisci solo le informazioni importanti.
Essere tempestivi
Non c'è nulla di peggio che aspettare una risposta. Se vuoi far crescere la tua lista di clienti e avere clienti soddisfatti, allora è cruciale rispondere in modo tempestivo. Infatti, 24-48 ore è accettabile, e qualsiasi cosa oltre due giorni può essere considerata negligente.
Rinuncia a inviare frasi brevi
Usare frasi extra-brevi e frasi brevi non avanzerà la comunicazione. Inoltre, usare parole informali come "buono" e "va bene" non farà una buona impressione sui tuoi pari.
Non usare linguaggio da messaggi, emoticon, gergo o slang
Scrivere un'email non è come inviare un messaggio istantaneo e non dovrebbe essere trattata come tale. Dopotutto, sono due canali di comunicazione separati per una ragione. Non è accettabile per i professionisti usare un linguaggio come "4u" o "Gr8" in un'email aziendale. Rischi di sembrare poco professionale ai tuoi colleghi e clienti.
Ecco un esempio di email formale:
Aumenta la Consapevolezza del Marchio con il Tuo ID Email Aziendale
Ora che sai come scrivere un'email formale, è importante sottolineare un ulteriore vantaggio dell'email nel mondo degli affari.
Un ID email è un'identificazione elettronica assegnata dal server a te. Ad esempio, nell'indirizzo email elon.musk@tesla.com, elon.musk è l'ID email. Quando utilizzi un ID email formale per promuovere la tua attività, assumi una responsabilità professionale che trasmette un'immagine di affidabilità e competenza. Se i clienti pensano che la tua azienda sia competente e abbia un ottimo prodotto/servizio da offrire, risponderanno.
Tuttavia, la loro prima impressione può anche essere l'ultima se non stai dando una corretta immagine della tua azienda con un indirizzo email formale e il contenuto email giusto. Se sei un'attività di una sola persona, è consigliato un email per freelance professionale. La presentazione dei tuoi servizi alla comunità aziendale dovrebbe apparire rispettabile e l'indirizzo email dovrebbe riflettere la tua professionalità. Ricorda, la tua email è un riflesso di te e della tua azienda!
Conclusione
Avere un indirizzo email professionale per comunicare con clienti e consumatori comporta molti vantaggi. Le persone ti prenderanno sul serio e il tuo marchio diventerà riconoscibile. Un'email personalizzata può anche aiutarti a promuovere la tua attività.
Sapere come scrivere un'email va di pari passo con avere un indirizzo email professionale. Scrivere un'email formale è molto semplice; basta seguire i passaggi chiari sopra.
Una comunicazione formale adeguata con i tuoi clienti non solo ti farà apparire professionale, ma può anche contribuire a una strategia di marketing che realizzerà i tuoi obiettivi a lungo termine! Allora, cosa stai aspettando? Segui i passaggi per scrivere un'email professionale e inizia a connetterti con i tuoi clienti e consumatori!
FAQ
Come si inizia un'email formale?
Può sembrare poco importante, ma il modo in cui si inizia un'email professionale può portare vantaggi e avere conseguenze. Ad esempio, utilizzare l'oggetto sbagliato o un saluto come "Gentile Signore" potrebbe far sembrare la tua azienda incompetente e farti perdere un cliente. Ecco sei buoni modi per iniziare un'email professionale:- Ciao [Nome],- Gentile [Nome],- Saluti,- Ciao,- Buongiorno, o Buongiorno [Nome],- Ciao a tutti.
Come si scrive un'email cortese?
È importante sapere come scrivere un'email professionale per qualsiasi imprenditore. Mailbird ha sviluppato sette passaggi per garantire una scrittura perfetta delle email.- Essere riservati;- Presentarsi sempre quando si parla con estranei;- Essere tempestivi;- Evitare di inviare messaggi brevi;- Non utilizzare abbreviazioni, emoticon, gergo o slang;- La semplicità e la chiarezza sono i tuoi migliori amici nella comunicazione aziendale;- Includere sempre un oggetto, una firma e il proprio cognome (anche semplice ed elegante).
Come si inizia un'email a qualcuno che non si conosce?
Quando si invia un'email a qualcuno che non si conosce, le persone spesso ricorrono a frasi eccessivamente formali come "A chi di competenza" o "Gentile Signore/ Signora." Queste espressioni dovrebbero essere evitate, così come saluti troppo informali, come "Ciao." Invece di "Gentile Signore", inizia la tua email con un semplice "Buongiorno."
Come si chiude un'email formale?
È altrettanto importante sapere come chiudere un'email formale quanto saperla iniziare. Chiudere con una frase come "Fammi sapere" non è una buona idea. Ecco alcuni modi comuni per concludere un'email. La tua firma dovrebbe seguire:- Cordiali saluti,- Distinti saluti,- Saluti,- Cordiali,- Grazie,- Calorosi auguri,- Con gratitudine,- Molte grazie.
Cosa posso scrivere invece di "cordiali saluti"?
Se desideri sviluppare una connessione personale e intima con i tuoi clienti e i tuoi clienti, le email che scrivi non devono essere formali. Puoi concluderle con saluti e chiusure calorose. "Cordiali saluti," è sovrautilizzato, quindi ecco alcune alternative:- Con affetto,- Rispetto,- Con sincerità,- Cordiali saluti,- Sinceramente,- Distinti saluti,- Con gratitudine.
