Beneficios del Correo Formal para Tu Negocio
En este artículo, te mostraremos cómo escribir un correo formal que beneficie tu reputación y tu negocio.
Mientras que el 86 por ciento de los profesionales y el 73 por ciento de los consumidores dicen que prefieren la comunicación por correo electrónico, alrededor del 20 por ciento de todos los correos electrónicos nunca llegan a la bandeja de entrada. De aquellos que sí lo hacen, la tasa de apertura promedio está entre el 15 y el 20 por ciento.
Puedes aumentar tus tasas de apertura de correo electrónico y tasas de clics y asegurar que tu mensaje tenga un impacto positivo en tu negocio utilizando una dirección de correo electrónico formal y una estructura adecuada en el correo electrónico.
¡Sigue leyendo para aprender más!
Estadísticas de Uso del Correo Electrónico
- Hay 5.5 mil millones de cuentas de correo electrónico en todo el mundo.
- Hay 3.9 mil millones de usuarios de correo electrónico.
- Se envían y reciben más de 306.4 mil millones de correos electrónicos diariamente.
- La persona promedio envía y recibe 71 correos electrónicos al día como comunicación empresarial regular.
- El 54 por ciento de los correos electrónicos B2B contienen mensajes de marketing.
- El 99 por ciento de los usuarios revisan sus correos electrónicos a diario, y el 66 por ciento de ellos realizan compras a través del correo electrónico.
- La tasa de clics promedio de los correos electrónicos de marketing B2B es de 4 por ciento.
- ¡La lista continúa, pero ya entiendes la idea!
Y una vez más, el 73 por ciento de los consumidores prefieren la comunicación por correo electrónico, lo cual es más que comprensible en una era de mensajería instantánea. Ahora, imagina tener la posibilidad de alcanzar solo un pequeño porcentaje de esos clientes y consumidores potenciales y cuánto crecería tu negocio y reconocimiento en el mercado. Imagina ponerte en contacto utilizando una dirección de correo electrónico genérica y poco profesional. ¿Alguien abriría ese correo?
Cómo una dirección de correo electrónico formal beneficiaría a su negocio
Si está enviando ofertas promocionales y boletines o lanzando una campaña de correo electrónico de marketing, su dirección de correo electrónico será lo primero que impresionará a los destinatarios, por lo que debe asegurarse de que sea una buena. Una dirección de correo electrónico formal aumenta su credibilidad.
Aquí hay algunos de los beneficios de usar una dirección de correo electrónico profesional:
- Los clientes y consumidores percibirán su negocio como una empresa seria.
- Los clientes recordarán más fácilmente su correo electrónico y su marca cuando use una dirección de correo electrónico profesional.
- La única empresa que está promoviendo es la suya.
Hoy en día, es casi imposible para una startup ser competitiva en el mercado sin una fuerte presencia en línea. Es importante tener una dirección de correo electrónico corporativa y presentable que utilizará para desarrollar una estrategia de marketing y gestión de alta calidad y lograr sus objetivos a largo plazo.
La dirección de correo electrónico en sí es una parte integral de la imagen de su empresa porque muestra a sus futuros clientes el nivel de profesionalismo que pueden esperar. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico profesional es un ingrediente clave para lanzar una campaña de marketing por correo electrónico exitosa o intentar construir una marca y hacer que la empresa sea fácilmente reconocible en el mercado.
Para gestionar su nueva dirección adecuadamente, utilice un cliente de correo electrónico compatible que pueda ahorrarle a usted y a su equipo tiempo y dinero. Mailbird se actualiza continuamente, y sus integración características proporcionan todo lo que necesita al alcance de su mano en un elegante panel de control.
Cómo Crear una Dirección de Correo Electrónico Formal
Crear una dirección de correo electrónico formal es relativamente sencillo y simple. Necesitas un nombre de dominio que sea breve y corresponda al nombre de tu empresa, luego encuentra el proveedor adecuado. Los proveedores más populares en el mercado son:
- Google G Suite
- Microsoft Outlook
- iCloud
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- Zoho Mail
- GMX Mail
- Yandex Mail
- Mail.com
- Lycos Mail
Todos estos ofrecen una versión gratuita; sin embargo, si quieres las funciones premium, generalmente requieren tener una suscripción mensual. Por ejemplo, los paquetes básicos para negocios de Google Workplace y Microsoft Outlook tienen un costo desde ? al mes.
Cómo Escribir un Correo Electrónico Formal: Elementos y Consejos para Componer Correos Electrónicos Formales
En esta sección, centrémonos en aprender cómo escribir correos electrónicos profesionales y los principios elementales de la etiqueta en el correo electrónico.
¿Cuál es la Diferencia entre Formal e Informal?
Cuando necesitas enviar un correo electrónico comercial o contactar a alguien que no conoces bien, deberás escribir un correo electrónico formal. El estilo informal al que podrías estar acostumbrado al escribir a amigos y familiares no funciona bien para la correspondencia empresarial.
Hemos mencionado que alrededor del 20 por ciento de todos los correos electrónicos nunca llegan a la bandeja de entrada del destinatario. De aquellos que sí, solo aproximadamente el 22 por ciento se abren. Las principales razones por las que los correos electrónicos no se entregan o no se leen son los asuntos en forma de spam y las direcciones de correo electrónico sospechosas. Usar una dirección de correo electrónico formal y redactar cuidadosamente tus correos electrónicos ayudará a sortear los filtros de spam.
Remitente
Recibir un mensaje de una dirección de correo electrónico informal es una señal de alerta para la mayoría de los usuarios de correo electrónico.
Cuando envías un correo importante desde direcciones como D0gL0ver64$@example.com, o MikeTheGreat88@example.com, es muy probable que el mensaje sea eliminado y que se bloquee la comunicación futura. A menos, por supuesto, que lo envíes a un amigo o familiar.
Al enviar un correo electrónico formal, deberías usar una dirección de correo electrónico formal que incluya tu nombre completo, como:
- JohnJonson@example.com
- John.Jonson@example.com
- John_Jonson@example.com
Si estás escribiendo en nombre de una institución o negocio, lo mejor es usar el correo proporcionado por la organización, p. ej., JohnJonson@johnsonconsulting.com. Si has utilizado tu correo personal o dirección de correo no oficial, deberías aprender cómo retractarte del correo antes de que el receptor lo lea.
Estructura y tono
La diferencia más significativa entre correos formales e informales es la estructura. Cuando escribes un correo informal, no tienes que preocuparte demasiado por la estructura y el tono.
Por ejemplo, un correo informal a tu amigo puede verse de esta manera:
Con los correos formales, la estructura está claramente definida y siempre debe ser seguida. Los correos formales comienzan con un saludo, tienen una frase de apertura, el cuerpo del correo y la sección de firma. También debes tener en cuenta el tono.
Los correos formales no deben contener lenguaje informal, abreviaturas, contracciones, jerga y emoticonos. Ten en cuenta que múltiples fuentes, especialmente fuentes cursivas, fuentes de novedad y fuentes de escritura, no son apropiadas para un correo formal.
Las mejores opciones para correos formales incluyen fuentes comunes y de fácil lectura:
- Times New Roman
- Arial
- Calibri
- Verdana
- Georgia
- Helvetica
Usar la gramática adecuada en los correos formales es vital. El objetivo es que el lector entienda tu mensaje y tome acción. Para lograr esto, corrige cualquier error de ortografía, verifica la gramática y los nombres propios, y asegúrate de que no haya erratas. Usa Grammarly o el servicio de Essay Tigers para asegurarte de que tu ortografía sea correcta.
Aquí hay un ejemplo de un correo formal:
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Hola Michael, Estoy escribiendo sobre las fotos de graduación de la clase de 2020. Por favor, envíalas antes del 4 de octubre, a las 5:30 p.m., para que podamos incluirlas en el álbum de la clase que estamos creando la próxima semana. Si debemos esperar un retraso en la entrega, háznoslo saber lo antes posible. Atentamente, Joan Smith Profesora de Sociología, Universidad de Harvard [joan.smith@harvard.edu] [+ 1 234 5678] |
Este y el ejemplo anterior transmiten el mismo mensaje, pero de maneras muy diferentes.
Echemos un vistazo más de cerca a todos los elementos.
¿Cuáles son los Elementos de un Correo Electrónico Formal?
- Asunto — lo primero que el lector ve en su bandeja de entrada.
- Saludo — un saludo personalizado para tu lector.
- Introducción — indicando el propósito del correo.
- Cuerpo — el texto del correo.
- Cierre — una frase tipo "mejores deseos" y tu firma.
Asunto
Un correo electrónico formal requiere un asunto más detallado que no sea engañoso o falte información, por ejemplo:
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Enviar fotos de graduación de la clase de 2020: 4 de octubre, 5:30 p.m. |
La longitud ideal del asunto es entre seis y diez palabras.
Debido a los filtros de spam, se deben evitar algunas palabras desencadenantes:
- Compra ahora
- Compra directa
- Haz clic aquí
- La oferta expira
- Solo para nuevos clientes
- Oferta especial
- Oferta exclusiva
- Aplica ahora
- Una vez en la vida
- Urgente
- Por favor, lee
- No elimines
- etc.
Saludo
El saludo o salutación a veces se omite en la comunicación informal. Siempre está presente en correos formales, ya sea que te dirijas a un individuo o a un grupo.
Al enviar un correo electrónico formal, intenta aprender el nombre o el título del destinatario del correo. Incluye honoríficos (Sr., Sra., Profesor, Doctor/Dr.) cuando sea apropiado. Si no conoces su nombre o título, a menudo es mejor usar un simple "Hola" que el infame "A quien corresponda".
Las salutaciones formales lucen así:
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Estimado Profesor White, / Estimado Director de Marketing, / Queridos Estudiantes, / Estimado Sr. Smith |
No así:
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¡Hey! / John, / ¡Saludos amigo! |
Introducción
La introducción se utiliza para transmitir el propósito del correo. Sin embargo, si escribes a alguien por primera vez, también debes presentarte brevemente. Un correo informal a un amigo a menudo no requiere ninguna introducción.
Una introducción formal del correo puede lucir así:
Mi nombre es Rebecca Greene, y soy especialista en marketing por correo electrónico y fundadora de White Marketing Services, LLC. Me gustaría invitarte a participar en nuestro entrenamiento gratuito de dos semanas en marketing por correo electrónico.
Cuerpo
En un correo informal, es posible que no necesites elaborar sobre el propósito del correo. En la comunicación comercial formal, debes utilizar el cuerpo para proporcionar detalles adicionales sobre el asunto del correo. El lector puede no conocer tanto sobre ti o tu negocio, así que este es el lugar para dar información importante. Asegúrate de ser claro y conciso para evitar confundir a los lectores.
Ejemplo de texto del cuerpo:
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White Marketing Services se dedica a ayudar a las empresas a optimizar y agilizar su comunicación por correo electrónico. Para ayudarte a lograr esto, estamos organizando un entrenamiento de dos semanas titulado Dominando el Arte del Marketing por Correo Electrónico, del 7 de noviembre al 21 de noviembre. Incluye cinco sesiones en vivo que cubren las estrategias esenciales de marketing por correo electrónico, así como una sesión de preguntas y respuestas dedicada y una colección de plantillas de correo electrónico gratuitas. El entrenamiento es gratuito, pero el número de plazas es limitado, así que asegúrate de registrarte ahora. |
Cierre
En correos informales, el cierre a menudo se omite o es muy informal, como:
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¡Saludos amigo! / Escríbeme / Dame tu opinión / Hablamos luego / Con cariño |
En contraste, los correos formales requieren un cierre más formal. Algunos ejemplos de cierres aceptables en correos electrónicos formales incluyen:
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Atentamente, / Su seguro servidor / Respetuosamente, / Saludos cordiales |
Tu cierre de correo debe ser seguido de una firma profesional que recuerde al lector quién eres y proporcione información sobre cómo contactarte.
Cómo Firmar un Correo Electrónico
Una firma de correo electrónico profesional es una parte esencial de un correo electrónico formal ya que:
- Ayuda a la comunicación
- Ayuda a establecer tu identidad de marca
- Crea una impresión duradera
Las firmas de correo electrónico personalizadas se han vuelto tan populares que los profesionales han acuñado el término 'marketing de firma de correo electrónico'. Las firmas y pancartas de marca atraerán far más la atención del lector que las firmas no marcadas. Además, agregar un enlace a tu firma de correo electrónico puede aumentar exponencialmente tu número de seguidores en redes sociales.
Sin embargo, agregar enlaces a redes sociales solo funciona cuando tienes confianza en la calidad de tu perfil social. Si no estás publicando de manera consistente contenido de calidad y comunicándote con tus seguidores, dirigir a más personas a tu perfil mediocre puede dañar tu reputación.
La mayoría de los usuarios prefieren utilizar plantillas de firma para crear una firma de correo electrónico profesional que obtenga resultados. Simplemente declarar tu nombre al final del correo no motivará la acción. Agregar algunos elementos gráficos e información de contacto genera interés y compromiso.
Para maximizar el uso de tu firma de correo electrónico, puedes agregar:
- Tu título o posición
- Organización afiliada
- Información de contacto (número de teléfono, sitio web, dirección de la oficina, enlaces a redes sociales)
- Tu foto o logotipo de la empresa
- Llamado a la acción o prueba social
- A tarjeta de presentación digital también es una adición elegante. Incorpora un Código QR para proporcionar acceso fácil a tu negocio o perfiles sociales
Una vez que hayas creado tu firma de correo electrónico personalizada (o si aspiras a un verdadero "factor sorpresa", un diseñador gráfico), puedes agregarla a la función de firma automática para todos tus correos electrónicos.
Consejos adicionales para crear firmas de correos electrónicos:
- Mantenlo simple y conciso
- Usa uno o dos colores de marca para llamar la atención
- Separa diferentes elementos con espacio en blanco y divisores
- Incluye premios o insignias de certificación
- Diseña para móviles (tamaño del texto, íconos espaciados)
Antes de Enviar: 5 Consejos para Mejorar la Redacción de Correos Electrónicos Formales
Si bien la estructura es importante, también hay ciertas reglas y recomendaciones para redactar correos electrónicos formales:
Sé reservado sobre lo que escribes
Nunca deberías escribir en un correo algo que no estés dispuesto a decir en público. La mayoría de las veces, la persona equivocada en la sección CC puede convertir tu comunicación comercial en un escándalo total. Así que revisa el contenido y las personas a las que se lo envías.
Siempre preséntate al hablar con extraños
Cualquier formato de correo formal incluye una introducción. No asumas que las personas saben quién eres o de qué trata tu nuevo negocio cuando te contactan por primera vez. En su lugar, tómate el tiempo para escribir una breve introducción sobre ti, tu apellido y tu empresa. Hazlo simple y elegante y proporciona solo la información importante.
Sé puntual
No hay nada peor que esperar una respuesta. Si quieres hacer crecer tu lista de clientes y tener clientes satisfechos, entonces responder a tiempo es crucial. De hecho, 24 a 48 horas es aceptable, y cualquier cosa que supere los dos días puede considerarse descuidado.
Evita enviar respuestas de una línea
Usar oraciones extra cortas y respuestas de una línea no avanzará la comunicación. Además, usar palabras informales como "bueno" y "está bien" no causará una buena impresión en tus colegas.
No uses lenguaje coloquial, emoticonos, jerga o argot
Escribir un correo electrónico no es lo mismo que enviar un mensaje instantáneo y no debería ser tratado como tal. Al fin y al cabo, estos son dos canales de comunicación separados por una razón. No es aceptable que los profesionales usen un lenguaje como "4u" o "Gr8" en un correo empresarial. Estás arriesgando parecer poco profesional ante tus colegas y clientes.
Aquí hay un ejemplo de un correo formal:
Aumenta el Reconocimiento de Marca con Tu Correo Electrónico Formal
Ahora que sabes cómo escribir un correo electrónico formal, es importante señalar un beneficio más del correo electrónico en los negocios.
Un correo electrónico es una identificación electrónica asignada por el servidor a ti. Por ejemplo, en la dirección de correo elon.musk@tesla.com, elon.musk es la identificación del correo electrónico. Cuando utilizas una dirección de correo electrónico formal para promocionar tu negocio, asumes una responsabilidad profesional que transmite una imagen de confiabilidad y competencia. Si los clientes consideran que tu empresa es competente y tiene un excelente producto/servicio para ofrecer, responderán.
Sin embargo, su primera impresión también puede ser la última si no estás posicionando tu negocio correctamente con una dirección de correo electrónico formal y el contenido adecuado. Si eres un negocio unipersonal, se recomienda un correo electrónico para freelancers. La presentación de tus servicios a la comunidad empresarial debe parecer respetable, y la dirección de correo electrónico debe reflejar tu profesionalismo. Recuerda, ¡tu correo electrónico es un reflejo de ti y de tu empresa!
Conclusión
Tener una dirección de correo electrónico profesional para comunicarte con clientes y consumidores tiene muchos beneficios. La gente te tomará en serio y tu marca se volverá reconocible. Un correo electrónico personalizado también puede ayudarte a promover tu negocio.
Saber cómo escribir un correo electrónico va de la mano con tener una dirección de correo electrónico profesional. Escribir un correo electrónico formal es muy simple; solo sigue los pasos sencillos mencionados anteriormente.
Una comunicación formal adecuada con tus clientes no solo te hará parecer profesional, ¡sino que también puede contribuir a una estrategia de marketing que cumplirá tus objetivos a largo plazo! Entonces, ¿qué estás esperando? ¡Sigue los pasos para escribir un correo electrónico profesional y comienza a conectarte con tus clientes y consumidores!
FAQ
¿Cómo se empieza un correo electrónico formal?
Parece poco importante, pero la forma en que inicias un correo electrónico profesional puede ofrecer beneficios e incluso tener consecuencias. Por ejemplo, usar el asunto incorrecto o un saludo como "Estimado Señor" podría hacer que tu empresa parezca incompetente y costarte un cliente. Aquí hay seis buenas formas de comenzar un correo electrónico profesional:- Hola [Nombre],- Estimado [Nombre],- Saludos,- Hola,- Hola, o Hola [Nombre],- Hola a todos.
¿Cómo se escribe un correo electrónico educado?
Conocer cómo redactar un correo electrónico profesional es importante para cualquier propietario de un negocio. Mailbird ha desarrollado siete pasos para garantizar una redacción de correos electrónicos perfecta.- Sé reservado;- Siempre preséntate cuando hables con personas desconocidas;- Sé puntual;- Abstente de enviar mensajes de una línea;- No uses lenguaje de texto, emoticonos, jerga o slang;- La simplicidad y claridad son tus mejores amigos en la comunicación empresarial;- Siempre incluye un asunto, firma y tu apellido (también simple y elegante).
¿Cómo se empieza un correo electrónico a alguien que no conoces?
Al enviar un correo electrónico a alguien que no conocen, las personas a menudo optan por una frase demasiado formal como "A quien corresponda" o "Estimado Señor/ Señora." Tales frases deben evitarse, así como saludos que sean demasiado informales, como "Hola." En lugar de "Estimado Señor", comienza tu correo electrónico con un simple "Hola."
¿Cómo se cierra un correo electrónico formal?
Saber cómo cerrar un correo electrónico formal es tan importante como saber cómo comenzar uno. Cerrar con una frase como "Házmelo saber" no es una buena idea. Aquí hay algunas formas comunes de finalizar un correo electrónico. Tu firma debe seguir:- Saludos,- Atentamente,- Cordiales saludos,- Saludos cordiales,- Gracias,- Con los mejores deseos,- Con gratitud,- Muchas gracias.
¿Qué puedo escribir en lugar de "mejores deseos"?
Si deseas desarrollar una conexión personal y cercana con tus clientes, los correos electrónicos que escribes no necesitan ser formales. Puedes cerrarlos con saludos y despedidas cálidas. "Mejores deseos" es un término muy utilizado, así que aquí tienes algunas alternativas:- Muy sinceramente,- Respetuosamente,- Sinceramente,- Atentamente,- Sinceramente,- Saludos cordiales,- Cordiales saludos,- Con agradecimiento.
