Avantages de l'e-mail formel pour votre entreprise

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Author: Viola Eva
Publié le juillet 18, 2025   •   Dernière mise à jour le juillet 18, 2025

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Dans cet article, nous allons vous montrer comment rédiger un e-mail formel qui profite à votre réputation et à votre entreprise.

Alors que 86 pour cent des professionnels et 73 pour cent des consommateurs disent préférer les communications par email, environ 20 pour cent de tous les emails n'atteignent jamais la boîte de réception. Parmi ceux qui le font, le taux d'ouverture moyen se situe entre 15 et 20 pour cent.

Vous pouvez augmenter vos taux d'ouverture et de clics sur vos emails et garantir que votre message a un impact positif sur votre entreprise en utilisant une adresse email formelle et une structure email appropriée.

Continuez à lire pour en savoir plus !

Statistiques sur l'utilisation des emails

• Il y a 5,5 milliards de comptes email dans le monde.
• Il y a 3,9 milliards d'utilisateurs d'emails.
• Plus de 306,4 milliards d'emails sont envoyés et reçus chaque jour.
• La personne moyenne envoie et reçoit 71 emails par jour comme communication d'affaires régulière.
• 54 pour cent des emails B2B contiennent des messages marketing.
• 99 pour cent des utilisateurs vérifient leurs emails quotidiennement, et 66 pour cent d'entre eux effectuent des achats par email.
• Le taux de clic moyen des emails marketing B2B est de 4 pour cent.
• La liste continue, mais vous avez compris l'idée !

Et encore une fois, 73 pour cent des consommateurs préfèrent la communication par email, ce qui est tout à fait compréhensible à une époque de messagerie instantanée. Maintenant, imaginez avoir la possibilité d'atteindre juste un petit pourcentage de ces clients potentiels et consommateurs et combien cela ferait croître votre entreprise et votre reconnaissance sur le marché. Imaginez vous mettre en contact en utilisant une adresse email générique et peu professionnelle. Est-ce que quelqu'un ouvrirait même ce mail ?

Comment une adresse e-mail formelle bénéficierait à votre entreprise

Si vous envoyez des offres promotionnelles et des newsletters ou lancez une campagne de marketing par e-mail, votre adresse e-mail sera la première chose qui fera impression sur les destinataires, donc vous devez vous assurer qu'elle soit de bonne qualité. Une adresse e-mail formelle augmente votre crédibilité.

Voici quelques-uns des avantages d'utiliser une adresse e-mail professionnelle:

• Les clients et clients percevront votre entreprise comme une entreprise sérieuse.
• Les clients sont plus susceptibles de se souvenir de votre e-mail et de votre marque lorsque vous utilisez une adresse e-mail professionnelle.
• La seule entreprise que vous promouvez est la vôtre.

Aujourd'hui, il est presque impossible pour une startup d'être compétitive sur le marché sans une forte présence en ligne. Il est important d'avoir une adresse e-mail d'entreprise, présentable, que vous utiliserez pour développer une stratégie de marketing et de gestion de haute qualité et atteindre vos objectifs à long terme.

L'adresse e-mail elle-même est une partie intégrante de l'image de votre entreprise car elle montre à vos futurs clients le niveau de professionnalisme qu'ils peuvent attendre. Par exemple, une adresse e-mail professionnelle est un ingrédient clé dans le lancement d'une campagne de marketing par e-mail réussie ou en essayant de construire une marque et de rendre l'entreprise facilement reconnaissable sur le marché.

Pour gérer correctement votre nouvelle adresse, utilisez un client e-mail supporté qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent à vous et à votre équipe. Mailbird est continuellement mis à jour, et ses caractéristiques d'intégration fournissent tout ce dont vous avez besoin à portée de main dans un seul tableau de bord élégant.

Comment créer une adresse e-mail formelle

Créer une adresse e-mail formelle est relativement simple et facile. Vous avez besoin d'un nom de domaine qui soit bref et corresponde au nom de votre entreprise, puis trouvez le bon fournisseur. Les fournisseurs les plus populaires sur le marché sont :

• Google G Suite
• Microsoft Outlook
• iCloud
• Yahoo Mail
• AOL Mail
• Zoho Mail
• GMX Mail
• Yandex Mail
• Mail.com
• Lycos Mail

Tous ces services offrent une version gratuite ; cependant, si vous souhaitez les fonctionnalités premium, ils nécessitent généralement un abonnement mensuel. Par exemple, les forfaits de base pour Google Workplace et Microsoft Outlook commencent à partir de 6 $ par mois.

Comment rédiger un e-mail formel : éléments et conseils pour composer des e-mails formels

Dans cette section, concentrons-nous sur l'apprentissage de comment rédiger des e-mails professionnels et les principes élémentaires de l'étiquette des e-mails.

Quelle est la différence entre formel et décontracté ?

Lorsque vous devez envoyer un e-mail professionnel ou contacter quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, vous devez rédiger un e-mail formel. Le style décontracté auquel vous pourriez être habitué en écrivant à vos amis et à votre famille ne fonctionnera pas bien pour la correspondance professionnelle.

Nous avons mentionné qu'environ 20 % de tous les e-mails n'atteignent jamais la boîte de réception du destinataire. Parmi ceux qui le font, seulement environ 22 % sont ouverts. Les principales raisons pour lesquelles les e-mails ne sont pas livrés ou lus sont des lignes d'objet suspectes et des adresses e-mail douteuses. Utiliser une adresse e-mail formelle et rédiger soigneusement vos e-mails vous aidera à contourner les filtres anti-spam.

Expéditeur

Recevoir un message d'une adresse e-mail informelle est un signal d'alarme pour la plupart des utilisateurs d'e-mail.

Lorsque vous envoyez un e-mail important à partir d'adresses telles que D0gL0ver64$@example.com, ou MikeTheGreat88@example.com, le message a plus de chances d'être supprimé et d'éventuelles communications futures bloquées. À moins, bien sûr, que vous ne l'envoyiez à un ami ou à un membre de votre famille.

Lorsque vous envoyez un e-mail formel, vous devez utiliser une adresse e-mail formelle qui comprend votre nom complet, comme :

• JohnJonson@example.com
• John.Jonson@example.com
• John_Jonson@example.com

Si vous écrivez au nom d'une institution ou d'une entreprise, il est préférable d'utiliser l'e-mail fourni par l'organisation, par exemple, JohnJonson@johnsonconsulting.com. Si vous avez utilisé votre e-mail personnel ou une adresse e-mail non officielle, vous devriez apprendre comment annuler l'envoi de l'e-mail avant que le destinataire ne le lise.

Structure et ton

La différence la plus significative entre les e-mails formels et décontractés est la structure. Lorsque vous rédigez un e-mail informel, vous n'avez pas à vous soucier trop de la structure et du ton.

Par exemple, un e-mail décontracté à votre ami peut ressembler à ceci :

Avec les e-mails formels, la structure est clairement définie et doit toujours être suivie. Les e-mails formels commencent par une salutation, ont une phrase d'ouverture, le corps de l'e-mail et la section de signature. Vous devez également être attentif au ton.

Les e-mails formels ne doivent pas contenir de langage informel, d'abréviations, de contractions, d'argot, et d'émoticônes. Notez que plusieurs polices, surtout les polices script, les polices fantaisie et les polices manuscrites, ne sont pas appropriées pour un e-mail formel.

Les meilleures options pour les e-mails formels incluent des polices communes et faciles à lire :

• Times New Roman
• Arial
• Calibri
• Verdana
• Georgia
• Helvetica

Utiliser une grammaire appropriée dans les e-mails formels est vital. L'objectif est que le lecteur comprenne votre message et agisse en conséquence. Pour y parvenir, corrigez les fautes d'orthographe, vérifiez la grammaire et les noms propres, et assurez-vous qu'il n'y a pas de fautes de frappe. Utilisez Grammarly ou le service Essay Tigers pour vous assurer que votre orthographe est correcte.

Voici un exemple d'un e-mail formel :

Cet exemple et l'exemple précédent transmettent tous deux le même message, mais de manières très différentes.

Examinons de plus près tous les éléments.

Quels sont les éléments d'un e-mail formel ?

• Ligne d'objet — la première chose que le lecteur voit dans sa boîte de réception.
• Salutation — une salutation personnalisée pour votre lecteur.
• Introduction — précisant l'objet de l'e-mail.
• Corps — le texte de l'e-mail.
• Clôture — une phrase de type "meilleurs vœux" et votre signature.

Ligne d'objet

Un e-mail formel nécessite une ligne d'objet plus détaillée qui n'est pas trompeuse ou manquante d'informations, par exemple :

La longueur idéale de la ligne d'objet se situe entre six et dix mots.

En raison des filtres anti-spam, certains mots déclencheurs devraient être évités :

• Achetez maintenant
• Achetez directement
• Cliquez ici
• Offre expirée
• Nouveaux clients seulement
• Offre spéciale
• Offre exclusive
• Postulez maintenant
• Une fois dans une vie
• Urgent
• Veuillez lire
• Ne pas supprimer
• etc.

Salutation

La salutation ou le salut est parfois omis dans la communication informelle. Il est toujours présent dans les e-mails formels, que vous vous adressiez à un individu ou à un groupe.

Lorsque vous envoyez un e-mail formel, essayez de faire de votre mieux pour apprendre le nom ou le titre du destinataire de l'e-mail. Incluez des titres honorifiques (M., Mme, Professeur, Docteur/Dr.) lorsque cela est approprié. Si vous ne connaissez pas leur nom ou leur titre, il est souvent préférable d'utiliser un simple "Bonjour" plutôt que le célèbre "À qui de droit".

Les salutations formelles ressemblent à ceci :

Pas comme ça :

Introduction

L'introduction est utilisée pour transmettre l'objet de l'e-mail. Cependant, si vous écrivez à quelqu'un pour la première fois, vous devriez également vous présenter brièvement. Un e-mail décontracté à un ami n'exige souvent aucune introduction.

Une introduction d'e-mail formel peut ressembler à ceci :

Je m'appelle Rebecca Greene et je suis une spécialiste du marketing par e-mail et fondatrice de White Marketing Services, LLC. Je voudrais vous inviter à participer à notre formation gratuite de deux semaines sur le marketing par e-mail.

Corps

Dans un e-mail informel, vous n'avez peut-être pas besoin d'élaborer sur l'objet de l'e-mail. Dans la communication professionnelle formelle, vous devez utiliser le corps pour fournir des détails supplémentaires sur le sujet de l'e-mail. Le lecteur peut ne pas connaître autant que vous ou votre entreprise, donc c'est l'endroit pour donner des informations importantes. Assurez-vous d'être clair et concis pour éviter de confondre les lecteurs.

Texte du corps d'exemple :

Clôture

Dans les e-mails décontractés, la clôture est souvent omise ou très informelle, comme :

En revanche, les e-mails formels nécessitent une clôture plus formelle. Quelques exemples de clôtures d'e-mails formels acceptables incluent :

La clôture de votre e-mail doit être suivie d'une signature professionnelle qui rappelle au lecteur qui vous êtes et fournit des informations sur la façon de vous joindre.

Comment conclure un e-mail

Une signature d'e-mail professionnelle est un élément essentiel d'un e-mail formel car elle :

• Facilite la communication
• Aide à établir votre identité de marque
• Crée une impression durable

Les signatures d'e-mail personnalisées sont devenues si populaires que les professionnels ont prononcé le terme "marketing de signature par e-mail". Les signatures et bannières de marque attireront l'attention du lecteur bien plus que les signatures non marquées. De plus, ajouter un lien à votre signature d'e-mail peut exponentiellement augmenter votre nombre de followers sur les réseaux sociaux.

Cependant, ajouter des liens vers les réseaux sociaux ne fonctionne que si vous êtes sûr de la qualité de votre profil social. Si vous ne publiez pas régulièrement du contenu de qualité et ne communiquez pas avec vos abonnés, diriger davantage de personnes vers votre profil de moindre qualité peut nuire à votre réputation.

La plupart des utilisateurs préfèrent utiliser des modèles de signature pour créer une signature d'e-mail professionnelle qui obtient des résultats. Simplement indiquer votre nom à la fin de l'e-mail ne poussera pas à l'action. Ajouter quelques éléments graphiques et des informations de contact suscite l'intérêt et l'engagement.

Pour maximiser l'utilisation de votre signature d'e-mail, vous pouvez ajouter :

• Votre titre ou position
• Organisation affiliée
• Informations de contact (numéro de téléphone, site web, adresse de bureau, liens vers les réseaux sociaux)
• Votre photo ou logo d'entreprise
• Appel à l'action ou preuve sociale
• Une carte de visite numérique est également un ajout élégant. Incorporez un QR Code pour fournir un accès facile à vos profils professionnels ou sociaux

Une fois que vous avez créé votre signature d'e-mail personnalisée (ou si vous visez un véritable "effet wow", un graphiste), vous pouvez l'ajouter à la fonction de signature automatique pour tous vos e-mails.

Conseils supplémentaires pour créer des signatures d'e-mail :

• Gardez-le simple et concis
• Utilisez une ou deux couleurs de marque pour attirer l'attention
• Séparez les différents éléments par de l'espace blanc et des séparateurs
• Incluez des badges ou certificats de récompense
• Concevez pour mobile (taille de texte, icônes espacées)

Avant d'envoyer : 5 conseils pour améliorer la rédaction d'e-mails formels

Bien que la structure soit importante, il existe également certaines règles et recommandations pour rédiger des e-mails formels :

Restez réservé sur ce que vous écrivez

Vous ne devez jamais écrire dans un e-mail quelque chose que vous n'êtes pas prêt à dire en public. Plus souvent qu'autrement, la mauvaise personne dans la section CC peut transformer votre communication professionnelle en un véritable scandale. Donc, vérifiez doublement le contenu et les personnes à qui vous l'envoyez.

Présentez-vous toujours lorsque vous parlez à des étrangers

Tout format d'e-mail formel comprend une introduction. Ne supposez pas que les gens savent qui vous êtes ou ce que votre nouvelle entreprise représente lorsque vous les contactez pour la première fois. Au lieu de cela, prenez le temps de rédiger une brève introduction à votre sujet, votre nom de famille et votre entreprise. Gardez-le simple et élégant et fournissez uniquement les informations importantes.

Soyez ponctuel

Il n'y a rien de pire que d'attendre une réponse. Si vous souhaitez développer votre liste de clients et avoir des clients satisfaits, alors répondre rapidement est crucial. En fait, 24 à 48 heures est acceptable, et tout dépasser deux jours peut être considéré comme négligent.

Évitez d’envoyer des messages d’un mot

Utiliser des phrases très courtes et des messages d'un mot ne favorisera pas la communication. De plus, utiliser des mots informels tels que "bien" et "ok" ne fera pas bonne impression sur vos pairs.

N'utilisez pas de langage SMS, d'émoticônes, de jargon ou d'argot

Écrire un e-mail n'est pas un message instantané et cela ne doit pas être traité comme tel. Après tout, ce sont deux canaux de communication distincts pour une raison. Il n'est pas acceptable pour des professionnels d'utiliser des expressions telles que 4u ou Gr8 dans un e-mail professionnel. Vous risquez de paraître non professionnel auprès de vos collègues et clients.

Voici un exemple d'e-mail formel :

Augmentez la notoriété de votre marque avec votre adresse e-mail professionnelle

Maintenant que vous savez comment rédiger un e-mail formel, il est important de souligner un autre avantage de l'e-mail dans les affaires.

Une adresse e-mail est une identification électronique attribuée par le serveur. Par exemple, dans l'adresse e-mail elon.musk@tesla.com, elon.musk est l'identifiant e-mail. Lorsque vous utilisez une adresse e-mail professionnelle pour promouvoir votre entreprise, vous assumez une responsabilité professionnelle qui transmet une image de fiabilité et de compétence. Si les clients pensent que votre entreprise est compétente et propose un excellent produit/service, ils répondront.

Cependant, leur première impression peut également être leur dernière si vous ne vous marquez pas correctement avec une adresse e-mail professionnelle et le bon contenu d'e-mail. Si vous êtes une entreprise individuelle, un e-mail professionnel pour les freelances est recommandé. La présentation de vos services à la communauté des affaires doit sembler respectable, et l'adresse e-mail doit refléter votre professionnalisme. N'oubliez pas, votre e-mail est un reflet de vous et de votre entreprise !

Conclusion

Avoir une adresse e-mail professionnelle pour communiquer avec les clients et les clients présente de nombreux avantages. Les gens vous prendront au sérieux, et votre marque deviendra reconnaissable. Un e-mail personnalisé peut également vous aider à promouvoir votre entreprise.

Savoir comment écrire un e-mail va de pair avec avoir une adresse e-mail professionnelle. Écrire un e-mail formel est très simple; il suffit de suivre les étapes simples ci-dessus.

Une communication formelle appropriée avec vos clients ne vous fera pas seulement paraître professionnel, mais elle peut également contribuer à une stratégie marketing qui atteindra vos objectifs à long terme ! Alors, qu'attendez-vous ? Suivez les étapes pour rédiger un e-mail professionnel et commencez à vous connecter avec vos clients et clients !

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About the Author:
Viola Eva

SEO Consultant from Flow SEO
Founder of Flow SEO | Search Marketing for SaaS

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