Voordelen van een Formeel e-mailadres voor uw Bedrijf
In dit artikel laten we zien hoe u een formele e-mail schrijft die gunstig is voor uw reputatie en bedrijf.
Terwijl 86 procent van de professionals en 73 procent van de consumenten zegt dat ze de voorkeur geven aan e-mailcommunicatie, bereikt ongeveer 20 procent van alle e-mails nooit de inbox. Van degenen die dat wel doen, ligt het gemiddelde openingspercentage tussen de 15 en 20 procent.
Je kunt je e-mailopeningspercentages en klikfrequenties verhogen en ervoor zorgen dat je boodschap een positieve impact op je bedrijf heeft door een formeel e-mailadres en een juiste e-mailstructuur te gebruiken.
Blijf lezen om meer te leren!
Statistieken voor E-mailgebruik
- Er zijn 5,5 miljard e-mailaccounts wereldwijd.
- Er zijn 3,9 miljard e-mailgebruikers.
- Er worden dagelijks meer dan 306,4 miljard e-mails verzonden en ontvangen.
- De gemiddelde persoon verstuurt en ontvangt 71 e-mails per dag als reguliere zakelijke communicatie.
- 54 procent van de B2B e-mails bevat marketingberichten.
- 99 procent van de gebruikers controleert dagelijks hun e-mails, en 66 procent van hen doet aankopen via e-mail.
- De gemiddelde Click-through-rate van B2B marketing e-mails is 4 procent.
- De lijst gaat verder, maar je snapt het idee!
En nogmaals, 73 procent van de consumenten geeft de voorkeur aan e-mailcommunicatie, wat volkomen begrijpelijk is in een tijdperk van instant messaging. Stel je nu voor dat je de mogelijkheid hebt om slechts een klein percentage van die potentiële klanten en consumenten te bereiken en hoezeer dat je bedrijf en erkenning op de markt zou laten groeien. Stel je voor dat je contact opneemt met een generiek, onprofessioneel e-mailadres. Zou iemand die mail zelfs openen?
Hoe een Formeel E-mailadres Uw Bedrijf Ten Goede Zou Komen
Als u promotieaanbiedingen en nieuwsbrieven verstuurt of een marketing-e-mailcampagne lanceert, is uw e-mailadres het eerste dat een indruk achterlaat bij de ontvangers, dus u moet ervoor zorgen dat het een goed e-mailadres is. Een formeel e-mailadres verhoogt uw geloofwaardigheid.
Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van een professioneel e-mailadres:
- Klanten en cliënten zullen uw bedrijf als een serieus bedrijf beschouwen.
- Klanten zullen uw e-mailadres en merk beter onthouden wanneer u een professioneel e-mailadres gebruikt.
- Het enige bedrijf dat u promoot, is het uwe.
Tegenwoordig is het bijna onmogelijk voor een startup om concurrerend te zijn op de markt zonder een sterke online aanwezigheid. Het is belangrijk om een zakelijk, presenteerbaar e-mailadres te hebben dat u zult gebruiken om een hoogwaardige marketing- en managementstrategie te ontwikkelen en uw langetermijndoelen te bereiken.
Het e-mailadres zelf is een integraal onderdeel van het imago van uw bedrijf omdat het uw toekomstige klanten het niveau van professionaliteit toont dat ze kunnen verwachten. Een professioneel e-mailadres is bijvoorbeeld een essentieel ingrediënt bij het lanceren van een succesvolle e-mailmarketingcampagne of bij het proberen om een merk op te bouwen en het bedrijf gemakkelijk herkenbaar te maken op de markt.
Om uw nieuwe adres goed te beheren, gebruikt u een ondersteunde e-mailclient die u en uw team tijd en geld kan besparen. Mailbird wordt voortdurend bijgewerkt en de integratiefuncties bieden alles wat u nodig heeft, binnen handbereik in één elegant dashboard.
Hoe een formeel e-mailadres te creëren
Een formeel e-mailadres aanmaken is relatief eenvoudig en simpel. U heeft een domeinnaam nodig die kort is en overeenkomt met de naam van uw bedrijf, en vervolgens vindt u de juiste provider. De meest populaire providers op de markt zijn:
- Google G Suite
- Microsoft Outlook
- iCloud
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- Zoho Mail
- GMX Mail
- Yandex Mail
- Mail.com
- Lycos Mail
Al deze bieden een gratis versie aan; echter, als u de premium functies wilt, is het meestal nodig om een maandabonnement te hebben. Bijvoorbeeld, de basis zakelijke pakketten voor Google Workplace en Microsoft Outlook starten vanaf ? per maand.
Hoe schrijf je een formele e-mail: Elementen en advies voor het opstellen van formele e-mails
In dit gedeelte richten we ons op het leren hoe je professionele e-mails schrijft en de elementaire principes van e-mail etiquette.
Wat is het verschil tussen formeel en informeel?
Wanneer je een zakelijke e-mail moet versturen of iemand moet benaderen die je niet goed kent, moet je een formele e-mail schrijven. De informele stijl die je misschien gebruikt bij het schrijven naar vrienden en familie zal niet goed werken voor zakelijke correspondentie.
We hebben vermeld dat ongeveer 20 procent van alle e-mails nooit de inbox van de ontvanger bereikt. Van diegenen die dat wel doen, wordt slechts ongeveer 22 procent geopend. De belangrijkste redenen waarom e-mails niet worden afgeleverd of gelezen, zijn spamachtige onderwerpregels en verdachte e-mailadressen. Het gebruik van een formeel e-mailadres en het zorgvuldig opstellen van je e-mails zal helpen om de spamfilters te omzeilen.
Afzender
Het ontvangen van een bericht van een informeel e-mailadres is een rode vlag voor de meeste e-mailgebruikers.
Wanneer je een belangrijke e-mail verstuurt vanaf adressen zoals D0gL0ver64$@example.com of MikeTheGreat88@example.com, is de kans groot dat het bericht wordt verwijderd en toekomstige communicatie geblokkeerd. Tenzij je het natuurlijk naar een vriend of familielid verstuurt.
Bij het versturen van een formele e-mail moet je een formeel e-mailadres gebruiken dat je volledige naam bevat, zoals:
- JohnJonson@example.com
- John.Jonson@example.com
- John_Jonson@example.com
Als je namens een instelling of een bedrijf schrijft, is het het beste om het e-mailadres dat door de organisatie is verstrekt te gebruiken, bijvoorbeeld JohnJonson@johnsonconsulting.com. Als je je persoonlijke e-mail of een onofficieel e-mailadres hebt gebruikt, dan moet je leren hoe je de e-mail kunt intrekken voordat de ontvanger deze leest.
Structuur en toon
Het meest significante verschil tussen formele en informele e-mails is de structuur. Wanneer je een informele e-mail schrijft, hoef je je niet veel zorgen te maken over structuur en toon.
Een informele e-mail naar je vriend kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Bij formele e-mails is de structuur duidelijk gedefinieerd en moet deze altijd worden gevolgd. Formele e-mails beginnen met een aanhef, hebben een openingszin, een hoofdtekst en de handtekeningsectie. Je moet ook op de toon letten.
Formele e-mails mogen geen informele taal, afkortingen, verkleinwoorden, slang of emoticons bevatten. Merk op dat meerdere lettertypen, vooral schreefletters, bijzondere lettertypen en handschriften, niet geschikt zijn voor een formele e-mail.
De beste opties voor formele e-mails zijn gewone, goed leesbare lettertypen:
- Times New Roman
- Arial
- Calibri
- Verdana
- Georgia
- Helvetica
Correcte grammatica in formele e-mails is van vitaal belang. Het doel is dat de lezer je boodschap begrijpt en actie onderneemt. Om dit te bereiken, corrigeer je spellingfouten, controleer je grammatica en juiste namen en zorg je ervoor dat er geen typfouten zijn. Gebruik Grammarly of de Essay Tigers service om ervoor te zorgen dat je spelling correct is.
Hier is een voorbeeld van een formele e-mail:
|
Hallo Michael, Ik schrijf over de afstudeerfoto's voor de klas van 2020. Stuur ze alsjeblieft voor 4 oktober om 17:30 uur, zodat we ze kunnen opnemen in het klasalbum dat we volgende week maken. Als we een vertraging in de levering moeten verwachten, laat het ons dan zo snel mogelijk weten. Met vriendelijke groet, Joan Smith Professor Sociologie, Harvard Universiteit [joan.smith@harvard.edu] [+ 1 234 5678] |
Dit en het vorige voorbeeld dragen beide hetzelfde bericht over, maar op zeer verschillende manieren.
Laten we een blik werpen op alle elementen.
Wat zijn de elementen van een formele e-mail?
- Onderwerpregel — het eerste wat de lezer in zijn inbox ziet.
- Groet — een gepersonaliseerde aanhef voor je lezer.
- Intro — het doel van de e-mail aangeven.
- Hoofdtekst — de tekst van de e-mail.
- Afsluiting — een "beste wensen" type zin en je handtekening.
Onderwerpregel
Een formele e-mail vereist een meer gedetailleerde onderwerpregel die niet misleidend of informatie ontbreekt, bijvoorbeeld:
|
Dien afstudeerfoto's van de klas van 2020 in: 4 oktober om 17:30 uur. |
De ideale lengte van een onderwerpregel ligt tussen zes en tien woorden.
Vanwege spamfilters moeten bepaalde triggerwoorden worden vermeden:
- Koop nu
- Koop direct
- Klik hier
- Aanbieding verloopt
- Alleen nieuwe klanten
- Speciale aanbieding
- Exclusieve deal
- Aanmelden nu
- Een kans van je leven
- Urgent
- Lees dit alsjeblieft
- Verwijder dit niet
- enz.
Groet
Een aanhef of groet wordt soms overgeslagen in informele communicatie. Het is altijd aanwezig in formele e-mails, ongeacht of je een individu of een groep aanspreekt.
Bij het verzenden van een formele e-mail, probeer je best de naam of de titel van de e-mailontvanger te leren. Voeg een aanspreektitel (de heer, mevrouw, professor, dokter/Dr.) toe wanneer dat gepast is. Als je hun naam of titel niet weet, is het vaak beter om een simpele "Hallo" te gebruiken dan de beruchte "Aan wie het aangaat".
Formele aanheffen zien er als volgt uit:
|
Geachte professor White, / Geachte Chief Marketing Officer, / Geachte studenten, / Geachte heer Smith |
Niet zo:
|
Hé! / John, / Groeten maat! |
Intro
De introductie wordt gebruikt om het doel van de e-mail over te brengen. Als je echter voor de eerste keer naar iemand schrijft, moet je jezelf ook kort voorstellen. Een informele e-mail naar een vriend vereist vaak helemaal geen introductie.
Een formele e-mailintroductie kan er als volgt uitzien:
Mijn naam is Rebecca Greene, en ik ben e-mailmarketeer en oprichter van White Marketing Services, LLC. Ik wil je uitnodigen om deel te nemen aan onze twee weken gratis training in e-mailmarketing.
Hoofdtekst
In een informele e-mail hoef je misschien niet verder uit te weiden over het doel van de e-mail. In formele zakelijke communicatie moet je de hoofdtekst gebruiken om aanvullende details over het onderwerp van de e-mail te geven. De lezer weet misschien niet zoveel over jou of je bedrijf, dus dit is de plek om belangrijke informatie te geven. Zorg ervoor dat je duidelijk en beknopt bent om verwarring bij de lezers te voorkomen.
Voorbeeld hoofdtekst:
|
White Marketing Services is toegewijd aan het helpen van bedrijven om hun e-mailcommunicatie te stroomlijnen en te optimaliseren. Om je hierbij te helpen, organiseren we een twee weken durende training "Meesteren van de Kunst van E-mailmarketing" van 7 november tot 21 november. Het omvat vijf live sessies die de essentiële strategieën voor e-mailmarketing behandelen, evenals een speciale Q&A-sessie en een verzameling gratis e-mailtemplates. De training is gratis, maar het aantal plaatsen is beperkt, dus zorg ervoor dat je je nu aanmeldt. |
Afsluiting
In informele e-mails wordt de afsluiting vaak overgeslagen of is deze erg informeel, zoals:
|
Gezellig maat! / Laat me weten wat je denkt / TTYL / Liefs |
In tegenstelling tot dit vereisen formele e-mails een meer formele afsluiting. Enkele voorbeelden van acceptabele formele e-mailafsluitingen zijn:
|
Met vriendelijke groet, / Hoogachtend / Met respect, / Vriendelijke groeten |
Je e-mailafsluiting moet worden gevolgd door een professionele handtekening die de lezer herinnert aan wie je bent en informatie geeft over hoe ze je kunnen bereiken.
Hoe signeer je een e-mail?
Een professionele e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van een formele e-mail, omdat het:
- De communicatie vergemakkelijkt
- Helpt bij het vaststellen van je merkidentiteit
- Een blijvende indruk creëert
Aangepaste e-mailhandtekeningen zijn zo populair geworden dat professionals de term 'e-mailhandtekeningmarketing' hebben bedacht. Gebrandmerkte handtekeningen en banners trekken de aandacht van de lezer veel meer dan niet-gebrandmerkte handtekeningen. Bovendien kan het toevoegen van een link aan je e-mailhandtekening je sociale media-volgers exponentieel verhogen.
Het toevoegen van sociale media-links werkt echter alleen wanneer je zeker bent van de kwaliteit van je sociale profiel. Als je niet consistent kwaliteitsinhoud plaatst en communiceert met je volgers, kan het leiden naar je suboptimale profiel je reputatie schaden.
De meeste gebruikers geven de voorkeur aan het gebruik van handtekeningtemplates om een professionele e-mailhandtekening te creëren die resultaten oplevert. Enkel je naam aan het einde van de e-mail vermelden zal geen actie uitlokken. Het toevoegen van wat grafische elementen en contactinformatie wekt interesse en betrokkenheid.
Om het gebruik van je e-mailhandtekening te maximaliseren, kun je toevoegen:
- Je functietitel of positie
- Affiliate organisatie
- Contactinformatie (telefoonnummer, website, kantooradres, sociale media-links)
- Jouw foto of het bedrijfslogo
- Call to action of sociale bewijs
- A digitale visitekaartje is ook een stijlvol toevoeging. Voeg een QR-code toe voor gemakkelijke toegang tot je zakelijke of sociale profielen
Zodra je je gepersonaliseerde e-mailhandtekening hebt gemaakt (of als je streeft naar een echte "wow-factor", een grafisch ontwerper), kun je deze aan de auto-handtekenfunctie voor al je e-mails toevoegen.
Extra tips voor het maken van e-mailhandtekeningen:
- Houd het eenvoudig en beknopt
- Gebruik een of twee merk-kleuren om de aandacht te trekken
- Scheidt verschillende elementen met witruimte en scheidingselementen
- Neem onderscheidingen of certificeringsbadges op
- Ontwerp voor mobiel (lettergrootte, ruimte tussen iconen)
Voor je verstuurt: 5 tips om formeel e-mails schrijven te verbeteren
Hoewel de structuur belangrijk is, zijn er ook bepaalde regels en aanbevelingen voor het schrijven van formele e-mails:
Wees terughoudend in wat je schrijft
Je moet nooit iets in een e-mail schrijven dat je niet bereid bent publiekelijk te zeggen. Vaak kan de verkeerde persoon in de CC-sectie je zakelijke communicatie in een complete schandaal veranderen. Controleer daarom de inhoud en de personen naar wie je het verstuurt.
Stel jezelf altijd voor wanneer je met vreemden spreekt
Elk formeel e-mailformaat omvat een introductie. Neem niet aan dat mensen weten wie je bent of waar jouw recent opgerichte bedrijf over gaat wanneer je voor de eerste keer contact met hen opneemt. Neem in plaats daarvan de tijd om een korte introductie over jezelf, je achternaam en je bedrijf te schrijven. Houd het simpel en elegant en geef alleen belangrijke informatie.
Wees tijdig
Er is niets erger dan wachten op een antwoord. Als je je klantenbestand wilt laten groeien en tevreden klanten wilt hebben, is het cruciaal om tijdig te reageren. In feite is 24 tot 48 uur acceptabel, en alles boven de twee dagen kan als nalatig worden beschouwd.
Vermijd het verzenden van een-zinnen
Het gebruik van extra-korte zinnen en een-zinnen zal de communicatie niet bevorderen. Bovendien zal het gebruik van informele woorden zoals goed en oké geen goede indruk maken op je collega's.
Gebruik geen sms-taal, emoticons, jargon of slang
Een e-mail schrijven is niet instant messaging en moet niet als zodanig worden behandeld. Immers, dit zijn twee afzonderlijke communicatiemiddelen om een reden. Het is niet acceptabel voor professionals om taalgebruik zoals 4u of Gr8 in een zakelijke e-mail te gebruiken. Je loopt het risico onprofessioneel over te komen bij je collega's en klanten.
Hier is een voorbeeld van een formele e-mail:
Verhoog de Merkbekendheid met uw Formele E-mailadres
Nu u weet hoe u een formele e-mail moet schrijven, is het belangrijk om nog een voordeel van e-mail in het bedrijfsleven te benadrukken.
Een e-mailadres is een elektronische identificatie die door de server aan u is toegewezen. Bijvoorbeeld, in het elon.musk@tesla.com e-mailadres is elon.musk het e-mailadres. Wanneer u een formeel e-mailadres gebruikt om uw bedrijf te promoten, neemt u een professionele verantwoordelijkheid op zich die een beeld van betrouwbaarheid en competentie uitstraalt. Als klanten denken dat uw bedrijf bekwaam is en een uitstekend product/dienst te bieden heeft, zullen ze reageren.
Hun eerste indruk kan echter ook hun laatste zijn als u uw bedrijf niet op de juiste manier positioneert met een formeel e-mailadres en de juiste e-mailinhoud. Als u een eenmansbedrijf bent, wordt een professioneel e-mailadres voor freelancers aanbevolen. De presentatie van uw diensten aan de zakelijke gemeenschap moet betrouwbaar lijken, en het e-mailadres moet uw professionaliteit weerspiegelen. Vergeet niet, uw e-mail is een afspiegeling van uzelf en uw bedrijf!
Afsluiting
Het hebben van een professioneel e-mailadres voor communicatie met klanten komt met veel voordelen. Mensen zullen je serieus nemen en je merk wordt herkenbaar. Een gepersonaliseerd e-mailadres kan je ook helpen om je bedrijf te promoten.
Weten hoe je een e-mail moet schrijven gaat hand in hand met het hebben van een professioneel e-mailadres. Het schrijven van een formele e-mail is heel eenvoudig; volg gewoon de duidelijke stappen hierboven.
Juiste formele communicatie met je klanten geeft je niet alleen een professionele uitstraling, maar kan ook bijdragen aan een marketingstrategie die je langetermijndoelen zal realiseren! Dus, waar wacht je nog op? Volg de stappen voor het schrijven van een professionele e-mail en begin verbinding te maken met je klanten!
Veelgestelde Vragen
Hoe begin je een formele e-mail?
Het lijkt misschien niet belangrijk, maar de manier waarop je een professionele e-mail begint, kan voordelen bieden en zelfs gevolgen hebben. Bijvoorbeeld, het gebruik van de verkeerde onderwerpregel of een aanhef zoals "Geachte heer" kan je bedrijf incompetent doen lijken en je een klant kosten. Hier zijn zes goede manieren om een professionele e-mail te beginnen:- Hallo [Naam],- Geachte [Naam],- Groet,- Hoi daar,- Hallo, of Hallo [Naam],- Hoi iedereen.
Hoe schrijf je een beleefde e-mail?
Weten hoe je een professionele e-mail schrijft, is belangrijk voor elke ondernemer. Mailbird heeft zeven stappen ontwikkeld om perfect e-mailen te waarborgen.- Wees gereserveerd;- Stel jezelf altijd voor wanneer je met vreemden praat;- Wees tijdig;- Vermijd het versturen van eenregelige berichten;- Gebruik geen sms-taal, emoticons, jargon of slang;- Eenvoud en helderheid zijn je beste vrienden in zakelijke communicatie;- Vergeet niet een onderwerpregel, handtekening en je achternaam op te nemen (ook eenvoudig en elegant).
Hoe begin je een e-mail naar iemand die je niet kent?
Wanneer mensen een e-mail naar iemand sturen die ze niet kennen, kiezen ze vaak voor een te formele zin zoals "Aan wie het aangaat" of "Geachte heer/mevrouw." Dergelijke zinnen moeten vermeden worden, evenals te casual begroetingen, zoals "Hoi." In plaats van "Geachte heer", begin je je e-mail met een eenvoudige: "Hallo."
Hoe sluit je een formele e-mail af?
Weten hoe je een formele e-mail afsluit, is net zo belangrijk als weten hoe je er eentje begint. Afsluiten met een zin zoals "Laat het me weten" is geen goed idee. Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren om een e-mail te beëindigen. Je handtekening moet volgen:- Met vriendelijke groet,- Hoogachtend,- Groet,- Vriendelijke groeten,- Dank u,- Warme wensen,- Met dank,- Veel dank.
Wat kan ik schrijven in plaats van "beste wensen"?
Als je een hechte, persoonlijke band met je klanten en cliënten wilt ontwikkelen, hoeven de e-mails die je schrijft niet formeel te zijn. Je kunt ze afsluiten met warme begroetingen en afsluitingen. "Beste wensen," is overgebruikt, dus hier zijn enkele alternatieven:- Zeer oprecht,- Met respect,- Oprecht,- Met vriendelijke groet,- Oprecht,- Met vriendelijke groeten,- Met dank.
