Преимущества формального email для вашего бизнеса
В этой статье мы покажем, как написать формальный email, который улучшит вашу репутацию и ваш бизнес.
Хотя 86 процентов профессионалов и 73 процента потребителей говорят, что предпочитают общение по электронной почте, около 20 процентов всех электронных писем никогда не достигают папки «Входящие». Из тех, что доходят, средний коэффициент открытий составляет от 15 до 20 процентов.
Вы можете повысить свои показатели открытия писем и кликов, а также убедиться, что ваше сообщение окажет положительное воздействие на ваш бизнес, используя официальные адреса электронной почты и правильную структуру письма.
Продолжайте читать, чтобы узнать больше!
Статистика использования электронной почты
- В мире существует 5.5 миллиарда учетных записей электронной почты.
- Количество пользователей электронной почты составляет 3.9 миллиарда.
- Каждый день отправляется и принимается более 306.4 миллиарда писем.
- В среднем человек отправляет и получает 71 письмо в день в рамках обычной деловой коммуникации.
- 54 процента B2B писем содержат маркетинговые сообщения.
- 99 процентов пользователей проверяют свою почту ежедневно, и 66 процентов из них совершают покупки через электронную почту.
- Средний показатель кликабельности B2B маркетинговых писем составляет 4 процента.
- Список можно продолжать, но вы поняли идею!
И еще раз, 73 процента потребителей предпочитают общение по электронной почте, что вполне понятно в эпоху мгновенных сообщений. Теперь представьте, что у вас есть возможность достучаться хотя бы до небольшого процента этих потенциальных клиентов и потребителей и как это поможет вашему бизнесу и узнаваемости на рынке. Представьте, что вы связываетесь, используя общий, непрофессиональный адрес электронной почты. Откроет ли кто-то такое письмо?
Как официальный адрес электронной почты может принести пользу вашему бизнесу
Если вы отправляете рекламные предложения и рассылки или запускаете маркетинговую электронную кампанию, ваш адрес электронной почты станет первым, что произведет впечатление на получателей, поэтому вы должны убедиться, что он хороший. Официальный адрес электронной почты повышает вашу надежность.
Вот несколько преимуществ использования профессионального адреса электронной почты:
- Клиенты будут воспринимать ваш бизнес как серьезную компанию.
- Клиенты с большей вероятностью запомнят ваш адрес электронной почты и бренд, если вы используете профессиональный адрес электронной почты.
- Единственный бизнес, который вы продвигаете, это ваш собственный.
Сегодня практически невозможно стартапу быть конкурентоспособным на рынке без сильного онлайн-присутствия. Важно иметь корпоративный, презентабельный адрес электронной почты, который вы будете использовать для разработки качественной маркетинговой и управленческой стратегии и достижения долгосрочных целей.
Сам адрес электронной почты является неотъемлемой частью имиджа вашей компании, потому что он показывает вашим будущим клиентам уровень профессионализма, которого они могут ожидать. Например, профессиональный адрес электронной почты является ключевым компонентом в запуске успешной кампании по email-маркетингу или попытках создать бренд и сделать компанию легко узнаваемой на рынке.
Чтобы правильно управлять вашим новым адресом, используйте поддерживаемый email-клиент, который может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Mailbird постоянно обновляется, а его функции интеграции предлагают все, что вам нужно, прямо под рукой в одном элегантном интерфейсе.
Как создать официальный адрес электронной почты
Создание официального адреса электронной почты относительно простое и незатейливое. Вам нужно выбрать доменное имя, которое будет кратким и соответствующим названию вашей компании, а затем найти подходящего провайдера. На рынке наиболее популярны следующие провайдеры:
- Google G Suite
- Microsoft Outlook
- iCloud
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- Zoho Mail
- GMX Mail
- Yandex Mail
- Mail.com
- Lycos Mail
Все из них предлагают бесплатную версию; однако, если вы хотите получить премиум-функции, обычно требуется месячная подписка. Например, базовые бизнес-пакеты для Google Workplace и Microsoft Outlook стоят от ? в месяц.
Как написать формальное электронное письмо: элементы и советы по составлению формальных писем
В этом разделе давайте сосредоточимся на том, как написать профессиональные письма и основных принципах этикета электронной переписки.
В чем разница между формальным и неформальным стилем?
Когда вам нужно отправить деловое письмо или обратиться к кому-то, кого вы не знаете хорошо, вам нужно будет написать формальное письмо. Неформальный стиль, к которому вы, возможно, привыкли, когда пишете своим друзьям и родственникам, не будет хорошо подходить для деловой переписки.
Мы упоминали, что около 20 процентов всех писем никогда не доходят до почтового ящика получателя. Из тех, которые доходят, лишь около 22 процента открываются. Главными причинами, по которым письма не доставляются или не читаются, являются спамные темы и подозрительные адреса электронной почты. Использование формального адреса электронной почты и тщательное составление ваших писем поможет обойти фильтры спама.
Отправитель
Получение сообщения с неформального адреса электронной почты является тревожным знаком для большинства пользователей электронной почты.
Когда вы отправляете важное письмо с адресов, таких как D0gL0ver64$@example.com или MikeTheGreat88@example.com, сообщение, скорее всего, будет удалено, а дальнейшая связь заблокирована. Если, конечно, вы не отправляете его другу или члену семьи.
При отправке формального письма вам следует использовать формальный адрес электронной почты, который включает ваше полное имя, например:
- JohnJonson@example.com
- John.Jonson@example.com
- John_Jonson@example.com
Если вы пишете от имени учреждения или бизнеса, лучше использовать электронную почту, предоставленную организацией, например, JohnJonson@johnsonconsulting.com. Если вы использовали свою личную электронную почту или неофициальный адрес электронной почты, вам следует узнать, как отменить отправку письма перед тем, как получатель его прочитает.
Структура и тон
Самое значительное отличие между формальными и неформальными письмами - это структура. Когда вы пишете неформальное письмо, вам не нужно слишком беспокоиться о структуре и тоне.
Например, неформальное письмо другу может выглядеть так:
В формальных письмах структура четко определена и должна всегда соблюдаться. Формальные письма начинаются с приветствия, содержат вводное предложение, основную часть письма и раздел с подписью. Вам также следует внимательно относиться к тону.
В формальных письмах не должно быть неформального языка, сокращений, сжатий, сленгов и смайлов. Обратите внимание, что использование нескольких шрифтов, особенно шрифтов типа "писанина", причудливых шрифтов и шрифтов от руки, неуместно для формального письма.
Лучшие варианты для формальных писем включают обычные, легко читаемые шрифты:
- Times New Roman
- Arial
- Calibri
- Verdana
- Georgia
- Helvetica
Использование правильной грамматики в формальных письмах имеет первостепенное значение. Цель состоит в том, чтобы читатель понял ваше сообщение и предпринял необходимые действия. Для достижения этой цели исправьте все орфографические ошибки, проверьте грамматику и правильность имен собственных, и убедитесь, что нет опечаток. Используйте Grammarly или сервис Essay Tigers, чтобы убедиться, что ваша орфография правильна.
Вот пример формального письма:
|
Здравствуйте, Майкл, Я пишу по поводу фотографий с выпускного для класса 2020 года. Пожалуйста, вышлите их до 4 октября, 17:30, чтобы мы могли включить их в альбом класса, который мы создаем на следующей неделе. Если мы должны ожидать задержку в доставке, дайте нам знать как можно скорее. С уважением, Джоан Смит Профессор социологии, Гарвардский университет [joan.smith@harvard.edu] [+ 1 234 5678] |
Это и предыдущий пример передают одно и то же сообщение, но очень разными способами.
Давайте подробнее рассмотрим все элементы.
Каковы элементы формального письма?
- Тема — первое, что видит читатель в своем почтовом ящике.
- Приветствие — персонализированное приветствие для вашего читателя.
- Введение — указание цели письма.
- Основная часть — текст письма.
- Заключение — фраза типа "с наилучшими пожеланиями" и ваша подпись.
Тема
Формальное письмо требует более детализированной темы, которая не вводит в заблуждение и не имеет недостатка в информации, например:
|
Предоставьте фотографии с выпускного класса 2020 года: до 4 октября, 17:30. |
Идеальная длина темы составляет от шести до десяти слов.
Из-за фильтров спама некоторые триггерные слова следует избегать:
- Купите сейчас
- Купите напрямую
- Нажмите сюда
- Предложение истекает
- Только для новых клиентов
- Специальное предложение
- Эксклюзивная сделка
- Подайте заявку сейчас
- Однажды в жизни
- Срочно
- Пожалуйста, прочитайте
- Не удаляйте
- и т.д.
Приветствие
Приветствие или обращение иногда опускается в неформальной переписке. Оно всегда присутствует в формальных письмах, независимо от того, обращаетесь ли вы к индивидууму или группе.
При отправке формального письма старайтесь узнать имя или титул получателя письма. Включайте почетные титулы (г-н, г-жа, профессор, доктор) когда это уместно. Если вы не знаете их имени или титула, чаще всего лучше использовать простое "Здравствуйте", чем печально известное "Тому, кого это может касаться".
Формальные приветствия выглядят так:
|
Уважаемый профессор Уайт, / Уважаемый директор по маркетингу, / Уважаемые студенты, / Уважаемый г-н Смит |
Не так:
|
Привет! / Джон, / Привет, приятель! |
Введение
Введение используется для передачи цели письма. Однако, если вы пишете кому-то в первый раз, вам также следует кратко представить себя. Неформальное письмо другу часто не требует вообще никакого представления.
Введение в формальном письме может выглядеть так:
Меня зовут Ребекка Грин, я специалист по email-маркетингу и основатель компании White Marketing Services, LLC. Я хотела бы пригласить вас принять участие в нашем двухнедельном бесплатном тренинге по email-маркетингу.
Основная часть
В неформальном письме вам может не понадобиться вдаваться в подробности о цели письма. В формальной деловой переписке вам следует использовать основную часть для предоставления дополнительных деталей о теме письма. Читатель может не знать так много о вас или вашем бизнесе, поэтому это место для предоставления важной информации. Убедитесь, что вы ясны и лаконичны, чтобы не запутать читателей.
Пример текста основной части:
|
Компания White Marketing Services стремится помочь бизнесам оптимизировать и упрощать их электронную переписку. Чтобы помочь вам достичь этого, мы организуем двухнедельный тренинг "Мастерство email-маркетинга" с 7 ноября по 21 ноября. Он включает пять живых сессий, охватывающих основные стратегии email-маркетинга, а также посвященную сессию вопросов и ответов и набор бесплатных шаблонов электронных писем. Тренинг бесплатный, но количество мест ограничено, поэтому не забудьте зарегистрироваться сейчас. |
Заключение
В неформальных письмах заключение часто опускается или очень неформально, например:
|
Удачи, приятель! / Ответь мне / Дай знать, что ты думаешь / До связи / Люблю |
В противовес этому, формальные письма требуют более формального заключения. Некоторые примеры приемлемых формальных заключений:
|
С уважением, / Искренне ваш / С уважением, / С наилучшими пожеланиями |
Ваше заключение письма должно быть дополнено профессиональной подписью, которая напомнит читателю, кто вы, и предоставит информацию о том, как с вами связаться.
Как подписать электронное письмо
Профессиональная подпись в электронном письме является важной частью формального письма, так как она:
- Способствует коммуникации
- Помогает установить вашу брендовую идентичность
- Создает долговременное впечатление
Индивидуальные подписи в электронных письмах стали настолько популярными, что профессионалы придумали термин "маркетинг подписей в электронных письмах". Брендированные подписи и баннеры привлекут внимание читателя гораздо больше, чем небрендированные подписи. Также добавление ссылки в вашу подпись может резко увеличить ваше присутствие в социальных сетях.
Однако добавление ссылок на социальные сети сработает только в том случае, если вы уверены в качестве вашего социального профиля. Если вы не постоянно публикуете качественный контент и не общаетесь со своими подписчиками, направление большего числа людей к вашему некачественному профилю может повредить вашей репутации.
Большинство пользователей предпочитают использовать шаблоны подписи для создания профессиональной подписи в электронном письме, которая даст результаты. Простое указание вашего имени в конце письма не побудит к действию. Добавление графических элементов и контактной информации пробуждает интерес и вовлеченность.
Чтобы максимизировать использование вашей подписи в электронных письмах, вы можете добавить:
- Вашу должность или позицию
- Аффилированную организацию
- Контактную информацию (номер телефона, веб-сайт, офисный адрес, ссылки на социальные сети)
- Ваше фото или логотип компании
- Призыв к действию или социальное доказательство
- Цифровая визитка также является стильным дополнением. Включите QR-код, чтобы обеспечить легкий доступ к вашему бизнесу или социальным профилям
Как только вы создадите свою персонализированную подпись в электронных письмах (или если вы стремитесь к настоящему "вау-фактору", к графическому дизайнеру), вы можете добавить ее в функцию автоматической подписи для всех ваших писем.
Дополнительные советы по созданию подписей в электронных письмах:
- Держите все просто и сжато
- Используйте один или два брендовых цвета, чтобы привлечь внимание
- Отделяйте разные элементы пустым пространством и разделителями
- Включайте награды или сертификаты в виде значков
- Дизайн для мобильных устройств (размер текста, расстояние между значками)
Перед отправкой: 5 советов по улучшению написания формальных писем
Хотя структура важна, есть определенные правила и рекомендации для написания формальных писем:
Будьте сдержанны в том, что пишете
Вы никогда не должны писать в письме то, что не готовы сказать на публике. Чаще всего неправильный человек в разделе CC может превратить вашу деловую переписку в грандиозный скандал. Поэтому дважды проверьте содержание и людей, которым вы его отправляете.
Всегда представляйтесь, когда говорите с незнакомцами
Любой формат формального письма включает введение. Не предполагайте, что люди знают, кто вы, или о чем ваш новосозданный бизнес, когда вы обращаетесь к ним в первый раз. Вместо этого потратьте время, чтобы кратко представить себя, указать свою фамилию и вашу компанию. Сделайте это просто и элегантно, предоставив только важную информацию.
Будьте своевременны
Нет ничего хуже, чем ожидание ответа. Если вы хотите увеличить свою клиентскую базу и иметь довольных клиентов, то своевременный ответ имеет решающее значение. На самом деле, 24-48 часов является приемлемым, а все, что больше двух дней, может считаться небрежным.
Избегайте отправки однострочников
Использование слишком коротких предложений и однострочников не будет способствовать коммуникации. Кроме того, использование неформальных слов, таких как "прекрасно" и "нормально", не создаст хорошего впечатления о вас у ваших коллег.
Не используйте текстовый язык, смайлы, жаргон или сленг
Написание письма — это не мгновенные сообщения, и не стоит относиться к этому как к таковому. В конце концов, это два отдельных канала связи по определенной причине. Неприемлемо, чтобы профессионалы использовали язык, как 4u или Gr8 в деловом письме. Вы рискуете выглядеть непрофессионально среди своих коллег и клиентов.
Вот пример формального письма:
Повышение Узнаваемости Бренда с Помощью Вашего Официального Email-ID
Теперь, когда вы знаете, как написать официальный email, важно отметить еще одно преимущество email в бизнесе.
Email-ID — это электронная идентификация, выделенная сервером вам. Например, в электронном адресе elon.musk@tesla.com, elon.musk является email-ID. Когда вы используете официальный email-ID для продвижения своего бизнеса, вы берете на себя профессиональную ответственность, которая передает образ надежности и компетентности. Если клиенты считают, что ваша компания квалифицирована и предлагает отличные продукты/услуги, они ответят.
Однако их первое впечатление также может быть последним, если вы неправильно позиционируете свой бизнес с помощью официального email-адреса и правильного контента email. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, рекомендуемый email для фрилансеров. Презентация ваших услуг бизнес-сообществу должна выглядеть респектабельно, а email-адрес должен отражать вашу профессиональность. Помните, ваш email — это отражение вас и вашей компании!
Заключение
Наличие профессионального адреса электронной почты для общения с клиентами приносит множество преимуществ. Люди будут воспринимать вас серьезно, и ваш бренд станет узнаваемым. Персонализированная электронная почта также может помочь вам продвигать ваш бизнес.
Знание того, как писать электронное письмо, напрямую связано с наличием профессионального адреса электронной почты. Написание официального письма очень просто; просто следуйте приведенным выше шагам.
Правильное официальное общение с вашими клиентами не только сделает вас более профессиональным, но также может способствовать маркетинговой стратегии, которая поможет достичь ваших долгосрочных целей! Так что, чего вы ждете? Следуйте шагам написания профессионального письма и начните общаться с вашими клиентами!
Часто задаваемые вопросы
Как начать официальное письмо?
Это может показаться неважным, но то, как вы начинаете профессиональное письмо, может принести пользу и даже иметь последствия. Например, использование неверной темы или приветствия, такого как "Уважаемый сэр", может сделать вашу компанию некомпетентной и стоить вам клиента. Вот шесть хороших способов начать профессиональное письмо:- Привет [Имя],- Уважаемый [Имя],- Здравствуйте,- Приветствую,- Привет, или Здравствуйте [Имя],- Привет всем.
Как написать вежливое письмо?
Знание того, как написать профессиональное письмо, важно для любого владельца бизнеса. Mailbird разработал семь шагов для обеспечения идеального написания писем.- Будьте сдержанными;- Всегда представляйтесь, когда говорите с незнакомыми людьми;- Будьте вовремя;- Избегайте отправки однословных сообщений;- Не используйте разговорный стиль, смайлики, жаргон или сленг;- Простота и ясность — ваши лучшие друзья в деловой коммуникации;- Всегда включайте тему, подпись и вашу фамилию (также простую и изящную).
Как начать письмо к человеку, которого вы не знаете?
Отправляя письмо человеку, которого они не знают, люди часто выбирают чрезмерно формальную фразу, такую как "Кому это может касаться" или "Уважаемый сэр/госпожа". Такие фразы следует избегать, как и приветствия, которые слишком неформальны, такие как "Привет". Вместо "Уважаемого сэра" начните письмо с простого "Здравствуйте".
Как закрыть официальное письмо?
Умение закрыть официальное письмо так же важно, как и умение его начать. Закрывать фразой, такой как "Дайте мне знать", не лучший вариант. Вот некоторые общие способы закончить письмо. Ваша подпись должна следовать:- С наилучшими пожеланиями,- Искренне,- С уважением,- С добрыми пожеланиями,- Спасибо,- Тёплые пожелания,- С благодарностью,- Большое спасибо.
Что можно написать вместо "с наилучшими пожеланиями"?
Если вы хотите развить близкую, личную связь с вашими клиентами, письма, которые вы пишете, не обязательно должны быть формальными. Вы можете завершать их тёплыми приветствиями и окончаниями. "С наилучшими пожеланиями" слишком часто используется, вот некоторые альтернативы:- Искренне ваш,- С уважением,- Искренне,- С наилучшими пожеланиями,- Искренне,- С наилучшими пожеланиями,- С благодарностью.
