Um Guia para Alcançar Resultados de Longo Prazo para Equipas Remotas

O Estado do Trabalho Remoto Até 2020 e Além

De acordo com o relatório de 2019 da Buffer, 99% dos entrevistados expressaram disposição para trabalhar remotamente pelo menos ocasionalmente, enfatizando o desejo de flexibilidade e a capacidade de trabalhar de qualquer local. Esta preferência indica que as empresas que não oferecem opções de trabalho remoto correm o risco de perder talentos valiosos.

À medida que a Geração Z, nascida após 2000, entra no mercado de trabalho, sua familiaridade com a tecnologia e adaptabilidade a novas ferramentas moldarão o futuro dos ambientes de trabalho.

Embora o trabalho remoto seja predominante no desenvolvimento de software, não é exclusivo dos papéis tecnológicos. Profissionais de várias áreas, incluindo marketing, educação e saúde, estão adotando o trabalho remoto, demonstrando uma produtividade significativa com apenas um laptop e uma conexão à Internet. Esta tendência está se tornando a norma à medida que as indústrias se abrem para arranjos de trabalho flexíveis.

Algumas empresas são totalmente remotas ou foram fundadas online, como Buffer, Doist e Hubstaff. A transição para o trabalho remoto é viável para empresas de todos os tamanhos, como evidenciado pelas ações de gigantes da tecnologia como Google, Facebook e Twitter durante as quarentenas impostas pela pandemia. Essas empresas implementaram políticas de trabalho remoto prolongadas, demonstrando a viabilidade das operações remotas.

A mudança para o trabalho remoto pode aliviar desafios como os altos custos de habitação em centros tecnológicos, permitindo que os funcionários se mudem para áreas mais acessíveis. Pequenas empresas também podem transitar para o trabalho remoto e prosperar, como visto em grandes empresas.

Vamos explorar as características distintas do trabalho remoto em comparação com os ambientes de escritório tradicionais.

Como é o Trabalho Remoto Diferente? Problemas Associados ao Teletrabalho

Nesta seção, exploramos três grandes problemas associados ao teletrabalho. Cada problema pode ter tanto resultados negativos como positivos, destacando a necessidade de conscientização e gestão estratégica.

Comunicação

A comunicação é frequentemente percebida como o aspecto mais afetado do trabalho remoto devido à falta de presença física. Enquanto interações pessoais podem aumentar a moral, a comunicação remota exige o uso eficaz de ferramentas digitais para manter a conectividade.

A abundância de ferramentas de comunicação como Skype, Slack, Zoom e Asana pode ser esmagadora. Selecionar a ferramenta certa depende das necessidades e preferências da sua equipa. Garantir canais de comunicação claros é essencial, já que alguns funcionários podem ter dificuldades em se expressar sem pistas visuais.

O trabalho remoto também carece das interações espontâneas de um ambiente de escritório, o que pode levar a sentimentos de isolamento. A solidão é uma preocupação significativa, pois pode afetar a saúde mental e a produtividade. De acordo com pesquisas, a solidão está ligada à depressão, estresse e diminuição da função cognitiva.

A comunicação online permite estabelecer regras e expectativas, como tempos de resposta, e pode reduzir interrupções no local de trabalho. Chats de vídeo e canais informais podem ajudar a manter um senso de comunidade e combater a solidão.

• Medos
  • Requer ferramentas adicionais para se manter (mensageiros, ferramentas de videoconferência, etc.)
  • Dificuldade em explicar coisas sem a presença pessoal
  • Sem 'conversas de bebedouro' e conexões amigáveis
  • Solidão e sentimentos de isolamento
• Realidade
  • Existem muito menos distrações e mais foco se toda a sua comunicação for online.
  • Quase não há diferença entre uma reunião numa sala de reuniões ou uma videoconferência, portanto todas as suas reuniões e sessões de brainstorming podem ser transferidas para o online.
  • A comunicação amigável ainda existe (chats informais, reuniões online, etc.) — é uma questão de cultura corporativa.

• Requer ferramentas adicionais para se manter (mensageiros, ferramentas de videoconferência, etc.)
• Dificuldade em explicar coisas sem a presença pessoal
• Sem 'conversas de bebedouro' e conexões amigáveis
• Solidão e sentimentos de isolamento

• Existem muito menos distrações e mais foco se toda a sua comunicação for online.
• Quase não há diferença entre uma reunião numa sala de reuniões ou uma videoconferência, portanto todas as suas reuniões e sessões de brainstorming podem ser transferidas para o online.
• A comunicação amigável ainda existe (chats informais, reuniões online, etc.) — é uma questão de cultura corporativa.

Tempo & Produtividade no Trabalho Remoto

Preocupações sobre produtividade frequentemente surgem em ambientes de trabalho remoto, já que rastrear e gerenciar tarefas pode ser desafiador sem supervisão física. No entanto, isso pode ser solucionado contratando indivíduos auto-motivados e utilizando ferramentas de gerenciamento de projetos.

O trabalho remoto oferece a vantagem da flexibilidade, permitindo que os funcionários adaptem o seu ambiente de trabalho para máxima produtividade. Estudos, como o realizado pela Airtasker, mostram que trabalhadores remotos frequentemente superam seus colegas de escritório.

Ferramentas de gerenciamento de projetos e rastreamento de tempo, como Trello, Asana e Everhour, ajudam a manter a responsabilidade e assegurar que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente.

• Medos
  • A equipa não será capaz de gerenciar a sua jornada de trabalho corretamente (como prioridades erradas ou muito tempo gasto em uma tarefa).
  • É difícil controlar o tempo e as tarefas online.
  • As pessoas não serão capazes de se concentrar e a produtividade ao trabalhar de casa poderá sofrer (como ambiente ou distrações).
• Realidade
  • É importante contratar pessoas auto-motivadas que possam trabalhar sem um "pagador."
  • Existem ferramentas para o rastreamento de tarefas (por exemplo, Trello e Asana) e software de rastreamento de tempo (por exemplo, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), que mantêm o controle tanto para gerentes como para funcionários.
  • A pesquisa mostra que a produtividade aumenta quando as pessoas mudam para um ambiente remoto.
  • Ainda é importante criar um ambiente de trabalho confortável e livre de distrações. Pode ser um quarto separado (ou pelo menos uma mesa) ou um espaço de co-working.

• A equipa não será capaz de gerenciar a sua jornada de trabalho corretamente (como prioridades erradas ou muito tempo gasto em uma tarefa).
• É difícil controlar o tempo e as tarefas online.
• As pessoas não serão capazes de se concentrar e a produtividade ao trabalhar de casa poderá sofrer (como ambiente ou distrações).

• É importante contratar pessoas auto-motivadas que possam trabalhar sem um "pagador."
• Existem ferramentas para o rastreamento de tarefas (por exemplo, Trello e Asana) e software de rastreamento de tempo (por exemplo, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), que mantêm o controle tanto para gerentes como para funcionários.
• A pesquisa mostra que a produtividade aumenta quando as pessoas mudam para um ambiente remoto.
• Ainda é importante criar um ambiente de trabalho confortável e livre de distrações. Pode ser um quarto separado (ou pelo menos uma mesa) ou um espaço de co-working.

Saúde e Hábitos

A pandemia de Covid-19 provocou piadas sobre ganho de peso e vestuário informal de trabalho, mas essas não devem ser vistas como a norma. O trabalho remoto pode levar a hábitos pouco saudáveis devido à redução da atividade física e mudanças na rotina.

Trabalhar em excesso é outra preocupação, já que trabalhadores remotos podem ter dificuldades em manter limites entre o tempo de trabalho e o pessoal. No entanto, o trabalho remoto oferece a oportunidade de estilos de vida mais saudáveis, pois os funcionários podem evitar deslocamentos estressantes e criar rotinas que promovam o bem-estar.

• Medos:
  • Dieta pobre, falta de exercício e maus hábitos de sono
  • Trabalho excessivo
• Realidade:
  • Essas coisas são pessoais, não dependem da configuração do trabalho
  • Pode ser difícil nas primeiras semanas por causa de um novo sistema, mas geralmente, as pessoas tendem a manter uma vida mais saudável e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho ao trabalhar remotamente (sono, alimentação, esportes, etc. — têm mais liberdade para se ajustar ao seu próprio ritmo e não passam horas no transporte)

• Dieta pobre, falta de exercício e maus hábitos de sono
• Trabalho excessivo

• Essas coisas são pessoais, não dependem da configuração do trabalho
• Pode ser difícil nas primeiras semanas por causa de um novo sistema, mas geralmente, as pessoas tendem a manter uma vida mais saudável e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho ao trabalhar remotamente (sono, alimentação, esportes, etc. — têm mais liberdade para se ajustar ao seu próprio ritmo e não passam horas no transporte)

Embora essas preocupações sejam válidas, não são exclusivas do trabalho remoto. Abordar esses problemas requer responsabilidade pessoal e esforço consciente, independentemente do ambiente de trabalho.

Como Construir uma Equipa Remota e Manter os Seus Colaboradores Produtivos

Reconhecer os potenciais desafios e fraquezas da equipa permite um planeamento estratégico para os abordar. Aqui estão algumas estratégias para construir uma equipa remota de sucesso e maximizar a produtividade.

A Comunicação É Fundamental. Como É Estabelecida?

Brie Reynolds da Remote.co e FlexJobs destaca a importância da comunicação em equipas remotas. Feedback e interação regulares são cruciais para manter a produtividade e o envolvimento.

Passo 0: Seja fácil de contactar e o primeiro a dizer olá

Inicie o contacto com os membros da equipa para promover uma comunicação aberta e construir confiança. Check-ins regulares mostram que você valoriza as suas contribuições além do trabalho produzido.

• Pergunte como estão a fazer, pessoal e profissionalmente, porque se importa com eles mais do que apenas como uma unidade de trabalho.
• Dê feedback honesto porque, se eles estão a fazer algo certo — precisam de saber, e se estão a fazer algo errado — também precisam de saber.
• Incentive o bom trabalho que têm feito, porque online não há palmadinhas nas costas ou elogios espontâneos como há no escritório, e afirmar que você sabe quão bem estão a fazer o seu trabalho significa mais do que você pode pensar.

Estar em contacto, dar críticas construtivas honestas e reconhecer um bom trabalho ajudam a criar confiança e, inadvertidamente, tornam mais fácil para os colaboradores pegar o telefone ou escrever-lhe no chat se precisarem de esclarecer algo sobre uma tarefa ou se algo correr mal.

Passo 1: Defina as expectativas de comunicação

Estabeleça diretrizes claras de comunicação sobre tempos de resposta, métodos de comunicação preferidos e formatos de mensagens para otimizar as interações.

• o tempo de resposta
• o que requer uma chamada telefónica, uma mensagem de chat ou um e-mail
• formato de uma mensagem ou e-mail

No que diz respeito ao último ponto, ensine as suas pessoas a contextualizar a comunicação. Por exemplo, se um colaborador descreve um problema, incentive-o ou incentivá-la a incluir que soluções parecem adequadas para a questão — isso promove a auto-organização e também significa que a sua equipa pode lidar com um problema quando você estiver offline.

Passo 2: Estabeleça check-ins e reuniões regulares

Reuniões e check-ins regulares garantem alinhamento, identificam potenciais problemas e oferecem uma oportunidade para feedback e apoio.

• Garante que a sua equipa está no caminho certo.
• Identifica onde você está a atrasar.
• Garante que os seus colaboradores não assumem mais trabalho do que conseguem realizar.
• Mostra o quadro geral de quando um projeto pode ser realisticamente finalizado.

Passo 3: Defina objetivos claros por semana, mês e ano

Objetivos e metas claramente definidos mantêm a equipa focada e motivada. Dividir projetos em tarefas gerenciáveis ajuda a prevenir procrastinação e burnout.

Portanto, qualquer projeto ou meta precisa ser distribuído em partes menores.

Passo 4: Crie um ambiente de aprendizagem

Incentive o aprendizado com os erros tratando-os como oportunidades de crescimento. Essa abordagem promove uma cultura de melhoria contínua e inovação.

Além disso, se você tratar um erro como algo que pode ser corrigido e não como o fim do mundo, as pessoas têm mais probabilidade de admitir que algo está errado.

Passo 5: Incentive a união da equipa

Mantenha a unidade da equipa através de canais de comunicação informais e eventos sociais virtuais. Compreender as preferências individuais para videochamadas assegura um ambiente confortável para todos os colaboradores.

No entanto, se decidir realizar videochamadas, é uma boa ideia conversar com todos os seus colaboradores um-a-um para determinar se estão à vontade com esse tipo de arranjo. Isso garante que você não os force a uma situação na qual não queiram estar.

Ferramentas para comunicação online

Vários aplicativos estão disponíveis para manter a comunicação online com a sua equipa remota, incluindo e-mail, chat, chamadas de vídeo e aplicativos de integração:

• Mailbird: para gerir contas de e-mail e comunicação de e-mail empresarial
• Slack: para criar canais de comunicação, conversar com colegas, chamadas áudio/vídeo
• Zoom ou Lark: videoconferências com uma opção de chat
• BambooHR: para integração de novos colaboradores e manter informações de contacto

Tempo e Produtividade. Como Alcançar Resultados?

A produtividade é um conceito elusivo. Uma definição de dicionário diria que é uma medida de eficácia em termos de entrada/saída. Embora o tempo seja um fator na produtividade, muitas pessoas avaliam isso pela quantidade de tempo gasto a trabalhar e não pelos resultados. Com o trabalho remoto, quando você não vê as pessoas dia após dia, os resultados do seu trabalho ganham destaque.

Você é um líder de equipa produtivo?

Passo 0: Foque nos resultados, mas o tempo também importa

Já pensou que as pessoas deveriam parar de tentar ser mais produtivas e simplesmente mostrar resultados? Algumas pessoas são talentosas em parecer ocupadas durante oito horas seguidas, mas no final do dia, não muito trabalho é feito.

Uma maneira de se tornar produtivo é dividir suas tarefas em subtarefas menores e medir o tempo que precisa para realizar cada uma até ao padrão. Por um lado, você está mais propenso a progredir numa tarefa porque tem um algoritmo claramente definido. Por outro lado, cronometrar cada subtarefa permitirá estimar o tempo necessário para tarefas semelhantes no futuro.

Há uma estatística flutuando na internet que os humanos têm um tempo de atenção extremamente curto, até dizendo que diminuiu de 12 para 8 segundos nos últimos vinte anos. Mas esses números são pouco confiáveis.

Os psicólogos dizem que é difícil medir o tempo de atenção de qualquer ser vivo. No entanto, você pode medir sua capacidade de foco: use um cronómetro para cronometrar seu trabalho e pare-o sempre que sua mente se desvia do assunto.

Passo 1: Dê aos seus colaboradores a propriedade da sua parte do trabalho

Além disso, deixe cada membro da sua equipa ver o quadro geral (esboço do projeto ou roteiro, fale sobre isso em reuniões) e mostre como ele ou ela se encaixa neste quadro. A responsabilidade não vem de ordens ou instruções sobre uma tarefa, mas de saber que o seu trabalho afeta os resultados de um projeto. Isso pode ser feito através de:

• Dando-lhes a maioria dos votos numa tarefa — há apenas uma pessoa que pode ser responsável por uma tarefa específica.
• Dando-lhes uma imagem clara do que "ótimo" e "completo" parece, e o escopo da tarefa.
• Desenhando uma linha entre tarefas onde você pode "safamente" cometer erros e aquelas onde há pouco espaço para erro.

Passo 2: Priorize o trabalho

Fazer as tarefas mais simples primeiro em vez de arrastá-las para sempre, fazendo as tarefas urgentes primeiro porque são sensíveis ao tempo — isso é lógico, mas saber qual tarefa é urgente e o que levará ou deve levar menos tempo nem sempre é claro. Você pode ajudar sua equipa a priorizar:

• Usando declarações como "isto é urgente, por favor complete até…" ou "isto não deve levar muito tempo," e "deixe-me saber se precisar de ajuda para priorizar o seu trabalho para hoje."
• Adicionando um código de cores ou palavras ao título se estiver a usar um gestor de tarefas com quadros Kanban.

O Jira tem um sistema de status para tarefas, como normal, urgente ou a bloquear o restante do trabalho. No entanto, se você estiver a utilizar estados, também deve definir o que cada estado significa para a sua equipa. Como com a etiqueta de comunicação, defina a sua linha do tempo esperada para cada estado.

Outro aspeto do trabalho urgente é que os colaboradores podem ter outras tarefas igualmente urgentes em progresso. No mundo ideal, tais tarefas não existiriam, mas se existirem na sua equipa, assegure-se de:

• Perguntar quais outras tarefas os colaboradores têm em progresso.
• Ver se alguma delas é urgente.
• Perguntar quanto tempo seria necessário para terminar essas tarefas
• Delegar a outra pessoa.

Passo 3: Limite o trabalho em progresso

Alguns colaboradores podem planejar mais trabalho por dia do que conseguem realisticamente lidar. Pode ser desmotivador se você planejou fazer cinco tarefas mas conseguiu apenas uma. Também é desmotivador para outros trabalhadores que contavam com uma tarefa a ser finalizada.

Se você tiver colaboradores do tipo conquistador — aqueles que consideram cada tarefa essencial e querem enfrentar todas as tarefas de uma vez — trabalhe com eles na priorização e crie uma tabela com tipos de tarefas e o tempo exigido para as completar totalmente. Pode levar algum tempo para preencher a tabela, e você terá que monitorá-la por um tempo para verificar se os colaboradores aprenderam a avaliar suas capacidades corretamente. Se um dia de 7 horas for suficiente para completar apenas três tarefas, não há necessidade de planejar cinco.

Por outro lado, você deve monitorar se os membros da sua equipa não têm muitas tarefas abertas (em progresso) com prazos aproximadamente iguais. Isso é multitasking, e não deve existir no local de trabalho. É uma coisa escovar os dentes e ver TV e outra fazer duas tarefas que exigem função cognitiva. Nossos cérebros não conseguem gerenciar duas coisas que exigem muito esforço mental para serem concluídas, então se você tentar, nenhuma das tarefas terá sucesso. A multitarefa é um inimigo da produtividade.

Ferramentas a usar para o tempo e produtividade

O software realmente mudou a forma como a produtividade dos colaboradores remotos é medida, e aqui estão alguns exemplos úteis:

• Asana, Trello ou Jira — gestores de tarefas com quadros Kanban, funcionalidades e planos de preço variados — oferecem flexibilidade para diferentes fluxos de trabalho. Por exemplo, o Jira suporta modelos de problemas para tickets, pontos de história e gestão detalhada de tarefas com modelos de subtarefas e modelos épicos, tornando-o adequado para equipas que precisam de capacidades avançadas de rastreamento e relatórios.
• Toggle ou Hourstack— para rastreamento de tempo
• Zapier— para integrar diferentes aplicações web

Cuidando do Ambiente de Trabalho

Uma ligação à Internet e um portátil pessoal podem ser suficientes em alguns casos, mas dependendo do tipo de trabalho que os membros da sua equipa estão a fazer, eles podem precisar de mais. Por exemplo, se um dos seus colaboradores lida com suporte ao cliente, certifique-se de que ele ou ela tenha um auricular apropriado e um pequeno sistema telefónico para negócios com software VoIP. Para fins de compartilhamento de tela, muitos trabalhadores remotos consideram também um software de co-navegação.

Não menos importante é levar em conta o ambiente de trabalho que um trabalhador tem em casa. Existem requisitos na ergonomia do local de trabalho se estamos a falar de um escritório: as condições térmicas, humidade, iluminação e poluição sonora. As condições térmicas aceitáveis standard são entre 23-26 graus C no verão e 20-23 no inverno. Isso pode não ser adequado para alguém que tem sempre calor ou uma condição médica, mas a ideia é garantir que a sua equipa trabalhe em conforto.

No que diz respeito à humidade, para a temperatura padrão, a humidade padrão é de 50%. O Executive Health and Safety também diz que uma faixa de 40 a 70% deve afetar a percepção da temperatura, mas mais uma vez, também dependerá da pessoa.

Você provavelmente já ouviu que se deve obter o máximo de luz solar possível. Isso pode não ser possível dependendo das condições de vida dos membros da sua equipa, mas certifique-se de que eles saibam que a recomendação para trabalho normal de escritório e para trabalhar com um computador é de 500 lumen por metro quadrado. Este número ajudará a comprar uma lâmpada apropriada para a sala de trabalho.

O ruído é outra coisa à qual algumas pessoas podem ser mais sensíveis do que outras. No entanto, estudos mostram que o ruído branco — o tipo de ruído que oceanos, florestas e, curiosamente, alguns aparelhos domésticos produzem — pode promover a criatividade e a produtividade. De fato, pesquisas indicam que 85 dB de som é demasiado distrativo, enquanto 70 dB é ideal para um trabalho produtivo.

Portanto, se um colaborador vive em um ambiente quente, e não há como instalar ar condicionado, pode ser uma boa ideia enviar-lhe um refrescador de ar como um presente de aniversário antecipado, algo que seja acessível e contribua para um nível apropriado de poluição sonora e humidade.

É também uma boa ideia oferecer compensação parcial ou total por um espaço de coworking, conforme o seu orçamento permite.

Está a Sua Casa em Chamas? Espie e Elimine o Burnout

O burnout é real. A melhor maneira de preveni-lo é por meio de um estilo de vida saudável, comendo alimentos de alta qualidade, sendo fisicamente ativo, indo para a cama a horas certas, trabalhando com um cronograma e tendo descanso suficiente. Na realidade, no entanto, a vida está cheia de surpresas, agradáveis e não muito, e às vezes, você simplesmente flui com as circunstâncias.

Não precisamos de dados estatísticos para saber que a maioria das pessoas está estressada, e isso se traduz em um desempenho de trabalho pobre.

Sinais de burnout

• Aumento da irritabilidade: responder de forma brusca aos outros no trabalho e em casa
• Queda no desempenho: o estresse consome muita energia, e torna-se mais difícil realizar as mesmas tarefas com um nível de eficiência igual ao de antes.
• Trabalho excessivo: compensando a falta de esforço
• Exaustão constante: sentir-se como se estivesse a correr uma colina o dia todo, mas não conseguir adormecer

Algumas coisas para ajudar a prevenir o burnout

• Política de férias aberta: tire um dia de folga sempre que precisar, desde que não desapareça do radar enquanto há tarefas que o projeto e outros membros da equipe dependem.
• Dias de saúde mental: para um detox digital, quando você precisa redefinir sua mente, se reequilibrar e lidar com suas ansiedades sem a pressão do trabalho
• Opções para um estilo de vida saudável: uma associação a uma ginásio, sessões de terapia, participação em eventos desportivos — qualquer coisa que o seu orçamento permita
• Ambiente amigável e flexibilidade: um ambiente onde a sua opinião importa, e você não será gritado se algo correr mal

Perguntas Frequentes

Alguns estudos mostram que as pessoas tornam-se mais produtivas quando mudam para o trabalho remoto. Elas também têm maior probabilidade de fazer escolhas de estilo de vida saudáveis.

Quando se trata da sua produtividade pessoal, a melhor maneira de começar é organizando um espaço dedicado ao trabalho. Você também deve avaliar seu ambiente online e offline — ferramentas, papelaria, uma cadeira confortável — e garantir que você se cerque de itens com propósito. No entanto, a parte mais difícil, mas mais benéfica, é aprender a priorizar seu trabalho e limitar a quantidade de trabalho que você tem em andamento.

A produtividade pode cair ao trabalhar de casa. Isso depende do seu estado mental, do número de distrações que você tem em casa e da sua experiência com trabalho remoto. Por exemplo, se você nunca trabalhou remotamente e tem filhos, sua produtividade provavelmente vai cair. Por outro lado, se você trabalhou remotamente no passado, é altamente disciplinado e sua casa é tranquila na maior parte do dia, então seu nível de produtividade pode ser ainda melhor do que no escritório.

Trabalhar remotamente implica que você está fazendo seu trabalho enquanto está localizado em um lugar com uma população menos concentrada. Trabalhar remotamente significa fazer seu trabalho sem estar presente em um escritório físico. Ambas as expressões não mudam o conceito de trabalho remoto — trabalhar de qualquer lugar que tenha uma conexão à Internet, seja sua casa, um café ou um escritório pessoal.