Руководство по Достижению Долгосрочных Результатов для Удаленных Команд

Состояние удаленной работы до 2020 года и далее

Согласно отчету Buffer за 2019 год, 99% опрошенных выразили готовность работать удаленно по крайней мере изредка, подчеркивая желание гибкости и возможности работать из любого места. Эта предпочтение указывает на то, что компании, не предлагающие варианты удаленной работы, рискуют потерять ценные таланты.

Поскольку поколение Z, родившееся после 2000 года, вступает в рабочую силу, их знакомство с технологией и адаптивность к новым инструментам будут определять будущее рабочих сред.

Хотя удаленная работа распространена в разработке программного обеспечения, она не ограничивается только техническими ролями. Профессионалы из различных областей, включая маркетинг, образование и здравоохранение, принимают удаленную работу, демонстрируя значительную продуктивность только с ноутбуком и Интернет-соединением. Эта тенденция становится нормой, поскольку отрасли открываются для гибких рабочих соглашений.

Некоторые компании полностью удаленные или были основаны онлайн, такие как Buffer, Doist и Hubstaff. Переход на удаленную работу осуществляется для бизнеса любого размера, чему свидетелем стали действия таких технологических гигантов, как Google, Facebook и Twitter во время пандемических карантинов. Эти компании внедрили расширенные политики удаленной работы, демонстрируя жизнеспособность удаленных операций.

Переход на удаленную работу может смягчить проблемы, такие как высокие расходы на жилье в центрах технологий, позволяя сотрудникам переехать в более доступные районы. Малые компании также могут перейти на удаленную работу и процветать, как это видно на примере более крупных предприятий.

Давайте рассмотрим основные характеристики удаленной работы по сравнению с традиционными офисными условиями.

Чем отличается удаленная работа? Проблемы, связанные с телеработой

В этом разделе мы рассматриваем три основные проблемы, связанные с телеработой. Каждая проблема может иметь как отрицательные, так и положительные последствия, подчеркивая необходимость осознания и стратегического управления.

Коммуникация

Коммуникация часто воспринимается как наиболее пострадавший аспект удаленной работы из-за отсутствия физического присутствия. Хотя личные встречи могут повысить моральный дух, удаленная коммуникация требует эффективного использования цифровых инструментов для поддержания связи.

Изобилие инструментов общения, таких как Skype, Slack, Zoom и Asana, может быть подавляющим. Выбор подходящего инструмента зависит от потребностей и предпочтений вашей команды. Обеспечение четких каналов связи имеет важное значение, поскольку некоторые сотрудники могут испытывать трудности с самовыражением без визуальных подсказок.

Удаленная работа также лишена спонтанных взаимодействий офисной среды, что может привести к чувству изоляции. Одиночество является значительной проблемой, так как оно может повлиять на психическое здоровье и продуктивность. Исследования показывают, что одиночество связано с депрессией, стрессом и снижением когнитивных функций.

Онлайн-коммуникация позволяет устанавливать правила и ожидания, такие как время ответов, и может сократить рабочие перерывы. Видеочаты и неформальные каналы могут помочь поддерживать чувство общности и бороться с одиночеством.

• Страхи
  • Требует дополнительных инструментов для поддержки (мессенджеры, инструменты видеоконференций и др.)
  • Трудно объяснять вещи без личного присутствия
  • Нет "разговоров у кулера" и дружеских связей
  • Одиночество и чувства изоляции
• Реальность
  • Существует гораздо меньше отвлекающих факторов и больше фокуса, если все ваше общение идет онлайн.
  • Почти нет разницы между встречей в конференц-зале и видеоконференцией, поэтому все ваши встречи и мозговые штурмы могут быть перенесены онлайн.
  • Дружеское общение все еще существует (неформальные беседы, онлайн-встречи и др.) — это вопрос корпоративной культуры.

• Требует дополнительных инструментов для поддержки (мессенджеры, инструменты видеоконференций и др.)
• Трудно объяснять вещи без личного присутствия
• Нет "разговоров у кулера" и дружеских связей
• Одиночество и чувства изоляции

• Существует гораздо меньше отвлекающих факторов и больше фокуса, если все ваше общение идет онлайн.
• Почти нет разницы между встречей в конференц-зале и видеоконференцией, поэтому все ваши встречи и мозговые штурмы могут быть перенесены онлайн.
• Дружеское общение все еще существует (неформальные беседы, онлайн-встречи и др.) — это вопрос корпоративной культуры.

Время и продуктивность удаленной работы

Проблемы с продуктивностью часто возникают в условиях удаленной работы, так как отслеживание и управление задачами могут быть сложными без физического надзора. Тем не менее, это можно решить, нанимая самомотивированных людей и используя инструменты управления проектами.

Удаленная работа предлагает преимущества гибкости, позволяя сотрудникам адаптировать свое рабочее окружение для максимальной продуктивности. Исследования, такие как проведенное Airtasker, показывают, что удаленные работники часто преуспевают по сравнению с коллегами, работающими в офисе.

Инструменты управления проектами и отслеживания времени, такие как Trello, Asana и Everhour, помогают поддерживать ответственность и обеспечивать эффективное выполнение задач.

• Страхи
  • Команда не сможет правильно управлять своим рабочим днем (например, неправильные приоритеты или слишком много времени, потраченного на задачу).
  • Трудно контролировать время и задачи в интернете.
  • Люди не смогут сосредоточиться, и продуктивность работы из дома пострадает (например, атмосфера или отвлекающие факторы).
• Реальность
  • Важно нанимать самомотивированных людей, которые могут работать без "палки".
  • Существуют инструменты для отслеживания задач (например, Trello и Asana) и программное обеспечение для отслеживания времени (например, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), которые поддерживают контроль как для менеджеров, так и для сотрудников.
  • Исследования показывают, что продуктивность увеличивается, когда люди переходят на удаленный формат.
  • Всё еще важно создать комфортное рабочее место без отвлекающих факторов. Это может быть отдельная комната (или хотя бы стол) или коворкинг.

• Команда не сможет правильно управлять своим рабочим днем (например, неправильные приоритеты или слишком много времени, потраченного на задачу).
• Трудно контролировать время и задачи в интернете.
• Люди не смогут сосредоточиться, и продуктивность работы из дома пострадает (например, атмосфера или отвлекающие факторы).

• Важно нанимать самомотивированных людей, которые могут работать без "палки".
• Существуют инструменты для отслеживания задач (например, Trello и Asana) и программное обеспечение для отслеживания времени (например, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), которые поддерживают контроль как для менеджеров, так и для сотрудников.
• Исследования показывают, что продуктивность увеличивается, когда люди переключаются на удаленный формат.
• Всё еще важно создать комфортное рабочее место без отвлекающих факторов. Это может быть отдельная комната (или хотя бы стол) или коворкинг.

Здоровье и привычки

Пандемия Covid-19 вызвала шутки о наборе веса и неформальной рабочей одежде, но их не стоит воспринимать как норму. Удаленная работа может привести к нездоровым привычкам из-за снижения физической активности и изменений в распорядке.

Переработка — еще одна проблема, поскольку удаленные работники могут испытывать трудности с поддержанием границ между рабочим и личным временем. Тем не менее, удаленная работа предоставляет возможность для более здорового образа жизни, так как сотрудники могут избежать стрессовых поездок на работу и создать распорядки, способствующие благополучию.

• Страхи:
  • Плохое питание, отсутствие физической активности и плохие привычки сна
  • Переработка
• Реальность:
  • Эти вещи личные и не зависят от рабочего формата
  • В первые несколько недель может быть трудно из-за новой системы, но в общем, люди склонны поддерживать более здоровую жизнь и лучший баланс между работой и жизнью, работая удаленно (сон, питание, спорт и др. — у них больше свободы адаптироваться к своему ритму и не тратить часы на транспорт)

• Плохое питание, отсутствие физической активности и плохие привычки сна
• Переработка

• Эти вещи личные и не зависят от рабочего формата
• В первые несколько недель может быть трудно из-за новой системы, но в общем, люди склонны поддерживать более здоровую жизнь и лучший баланс между работой и жизнью, работая удаленно (сон, питание, спорт и др. — у них больше свободы адаптироваться к своему ритму и не тратить часы на транспорт)

Хотя эти проблемы обоснованны, они не являются эксклюзивными для удаленной работы. Решение этих вопросов требует личной ответственности и сознательных усилий, независимо от рабочего формата.

Как создать удалённую команду и поддерживать продуктивность ваших сотрудников

Признание потенциальных проблем и слабых мест в команде позволяет стратегически планировать их решение. Вот несколько стратегий для создания успешной удалённой команды и максимизации продуктивности.

Коммуникация — это ключ. Как её установить?

Бри Рейнольдс из Remote.co и FlexJobs подчеркивает важность общения в удалённых командах. Регулярная обратная связь и взаимодействие имеют решающее значение для поддержания продуктивности и вовлечённости.

Шаг 0: Будьте на связи и первыми, кто скажет привет

Инициируйте контакт с членами команды, чтобы способствовать открытому общению и укреплению доверия. Регулярные проверки показывают, что вы цените их вклад не только в рабочих задачах.

• Спросите, как у них дела как в личной, так и в профессиональной жизни, потому что вам не безразличны они лишь как рабочая единица.
• Дайте честную обратную связь, потому что если они делают что-то правильно — им нужно об этом знать, а если что-то не так — они тоже должны это понимать.
• Поощряйте хорошую работу, которую они выполняют, потому что в онлайн-формате нет похлопываний по спине или спонтанной похвалы, как в офисе, и то, что вы знаете, насколько хорошо они справляются, имеет большее значение, чем вы думаете.

Поддержание связи, честная конструктивная критика и признание хорошей работы помогают создать доверие и, случайно, облегчают сотрудникам возможность позвонить вам или написать в чате, если им нужно прояснить что-то по задаче или что-то пошло не так.

Шаг 1: Определите ожидания в общении

Установите чёткие рекомендации по общению, включая время ответа, предпочитаемые методы связи и форматы сообщений для упрощения взаимодействия.

• время ответа
• что требует телефонного звонка, сообщения в чате или электронной почты
• формат сообщения или электронного письма

Что касается последнего пункта, обучите своих сотрудников, как контекстуализировать общение. Например, если сотрудник описывает проблему, советуйте ему или ей включить подходящие решения для данной проблемы — это способствует самоорганизации и позволяет вашей команде справиться с проблемой, когда вас нет на месте.

Шаг 2: Установите регулярные проверки и встречи

Регулярные встречи и проверки обеспечивают согласованность, выявляют потенциальные проблемы и предоставляют возможность для обратной связи и поддержки.

• Обеспечивают, чтобы ваша команда была на правильном пути.
• Выявляют, где вы отстаёте.
• Обеспечивают, чтобы ваши сотрудники не брали на себя больше работы, чем могут выполнить.
• Показывают общую картину того, когда проект может быть завершён на самом деле.

Шаг 3: Установите чёткие цели по неделям, месяцам и годам

Чётко определённые цели и задачи помогают команде сосредоточиться и сохранить мотивацию. Разбив проекты на управляемые задачи, вы предотвращаете прокрастинацию и выгорание.

Таким образом, любой проект или цель должны быть распределены на меньшие части.

Шаг 4: Создайте среду для обучения

Поощряйте обучение на ошибках, рассматривая их как возможности для роста. Такой подход способствует культуре постоянного совершенствования и инноваций.

Кроме того, если вы рассматриваете ошибку как нечто, что можно исправить, а не как конец света, люди с большей вероятностью признают, что что-то пошло не так.

Шаг 5: Поощряйте командное единство

Поддерживайте единство команды через неформальные каналы общения и виртуальные социальные мероприятия. Понимание индивидуальных предпочтений сотрудников для видеочатов обеспечивает комфортную обстановку для всех.

Тем не менее, если вы решите провести видеочаты, разумно поговорить с каждым из своих сотрудников один на один, чтобы определить, комфортно ли им с подобным форматом. Это гарантирует, что вы не принуждаете их в ситуацию, в которой они не хотят находиться.

Инструменты для онлайн-коммуникации

Существует множество приложений для поддержания онлайн-коммуникации с вашей удалённой командой, включая электронную почту, чаты, видеозвонки и приложения для адаптации:

• Mailbird: для управления учётными записями электронной почты и деловой электронной переписки
• Slack: для создания каналов общения, переписки с коллегами, аудио/видеозвонков
• Zoom или Lark: видеоконференции с функцией чата
• BambooHR: для адаптации новых сотрудников и хранения контактной информации

Время и продуктивность. Как достичь результатов?

Продуктивность — это неуловимое понятие. В словарном определении говорится, что это мера эффективности в терминах вход/выход. Хотя время является фактором продуктивности, многие люди оценивают её по количеству времени, проведённого за работой, а не по результатам. При удалённой работе, когда вы не видите людей каждый день, результаты их работы выходят на первый план.

Являетесь ли вы продуктивным руководителем команды?

Шаг 0: Сосредоточьтесь на результатах, но время тоже имеет значение

Думали ли вы когда-либо о том, что людям следует перестать пытаться быть более продуктивными и просто показывать результаты? Некоторые люди умеют казаться занятыми восемь часов подряд, но в конце дня выполнено не так много работы.

Один из способов повысить продуктивность — разбить свои задачи на мелкие подзадачи и измерять время, необходимое для выполнения каждой из них в соответствии с нормами. С одной стороны, у вас больше шансов продвинуться в задаче, потому что у вас есть чётко определённый алгоритм. С другой стороны, измерение времени каждой подзадачи позволит оценить время, необходимое для аналогичных заданий в будущем.

Существует статистика, которая утверждает, что у людей крайне короткий промежуток концентрации, даже говорят, что он сократился с 12 до 8 секунд за последние двадцать лет. Но эти данные ненадежны.

Психологи говорят, что сложно измерить способность любого живого существа сосредоточиться. Тем не менее, вы можете измерить свою способность сосредотачиваться: используйте секундомер, чтобы отслеживать свою работу и останавливайте его каждый раз, когда ваш ум уходит в сторону.

Шаг 1: Дайте вашим сотрудникам возможность владеть своей частью работы

Кроме того, дайте каждому члену вашей команды увидеть общую картину (план проекта или дорожную карту, обсуждайте это на встречах) и показать, как он или она вписываются в эту картину. Ответственность не возникает из приказов или инструкций по задаче, а из понимания того, что ваша работа влияет на результаты проекта. Это можно сделать следующим образом:

• Дав им право решающего голоса по задаче — только один человек может быть ответственным за конкретную задачу.
• Объяснив им, как выглядит «отлично» и «завершено», и объём задачи.
• Проведя грань между задачами, где можно «безопасно» ошибаться, и теми, где ошибка почти недопустима.

Шаг 2: Приоритизируйте работу

Выполнять более простые задачи в первую очередь, а не затягивать их — это логично, но понимание того, какая задача срочная и что займет меньше всего времени, не всегда очевидно. Вы можете помочь вашей команде приоритизировать задачи, используя:

• Фразы вроде «это срочно, пожалуйста, выполните до...» или «это не должно занять много времени», и «дайте мне знать, если вам нужна помощь с приоритизацией ваших задач на сегодня».
• Добавляя цветовую кодировку или слова в заголовок, если вы используете менеджер задач с досками Канбан.

Jira имеет систему статусов для задач, таких как обычные, срочные или блокирующие остальные работы. Тем не менее, если вы используете статусы, вам также следует определить, что каждый статус означает для вашей команды. Подобно этикету общения, определите ваш ожидаемый график для каждого статуса.

Другой аспект срочной работы заключается в том, что сотрудники могут иметь другие, равноценные по срочности задачи в процессе выполнения. В идеальном мире таких задач не должно быть, но если они существуют в вашей команде, убедитесь, что:

• Спросите, какие другие задачи сотрудники выполняют в данный момент.
• Посмотрите, есть ли среди них срочные.
• Спросите, сколько времени потребуется, чтобы их завершить
• Передайте кому-то другому.

Шаг 3: Ограничение работы в процессе

Некоторые сотрудники могут планировать больше работы на день, чем они могут реально выполнить. Это может быть обескураживающим, если вы планировали выполнить пять задач, но смогли справиться только с одной. Это также угнетает других работников, которые рассчитывали на завершение задачи.

Если у вас есть сотрудники, которые относятся к типу завоевателей — тем, кто считает каждую задачу важной и хочет справляться со всеми задачами сразу — работайте с ними над приоритизацией и созданием таблицы с типами задач и временем, необходимым для их полного завершения. Это может занять некоторое время для заполнения таблицы, и вам придётся следить за ней какое-то время, чтобы убедиться, что сотрудники научились правильно оценивать свои возможности. Если 7-часового рабочего дня достаточно, чтобы выполнить только три задачи, нет смысла планировать пять.

С другой стороны, вы должны следить за тем, чтобы у ваших членов команды не было слишком много открытых задач (в процессе) с примерно одинаковыми сроками выполнения. Это многозадачность, и её не должно быть на рабочем месте. Одно дело чистить зубы и смотреть телевизор, и совершенно другое — выполнять две задачи, которые требуют умственных усилий. Наш мозг не способен управлять одновременно двумя вещами, которые требуют много умственной активности для выполнения, так что если вы попробуете, ни одна задача не будет успешной. Многозадачность — враг продуктивности.

Инструменты для времени и продуктивности

Программное обеспечение действительно изменило способ измерения продуктивности удалённых сотрудников, и вот несколько полезных примеров:

• Asana, Trello или Jira — менеджеры задач с досками Канбан, различной функциональностью и ценовыми планами, которые предлагают гибкость для различных рабочих процессов. Например, Jira поддерживает шаблоны задач для тикетов, story points и детальное управление задачами с шаблонами подзадач и эпиков, что делает её подходящей для команд, которым нужны расширенные функции отслеживания и отчётности.
• Toggle или Hourstack — для отслеживания времени
• Zapier — для интеграции различных веб-приложений

Забота о рабочей среде

Интернет-соединение и персональный ноутбук могут быть достаточными в некоторых случаях, но в зависимости от типа работы, которую выполняют ваши члены команды, им может потребоваться больше. Например, если один из ваших сотрудников работает в службе поддержки, убедитесь, что у него есть подходящая гарнитура и маленькая телефонная система для бизнеса с VoIP-поддержкой. Для совместного использования экрана многие удалённые сотрудники считают необходимым программное обеспечение для совместного просмотра.

Не менее важно учитывать рабочую среду, которая есть у работника дома. Существуют требования к эргономике рабочего места, если мы говорим об офисе: тепловые условия, влажность, освещение и уровень шума. Стандартные приемлемые тепловые условия составляют 23-26 градусов Цельсия летом и 20-23 зимой. Это может быть не подходящим для кого-то, кто постоянно ощущает жар или имеет медицинские показания, но идея заключается в том, чтобы убедиться, что ваша команда работает в комфортных условиях.

Что касается влажности, то для стандартной температуры стандартной влажностью является 50%. Управление охраны труда и здоровья также утверждает, что диапазон от 40 до 70% должен влиять на восприятие температуры, но, опять же, это зависит от человека.

Вы, вероятно, слышали, что нужно получать как можно больше солнечного света. Это может быть невозможно в зависимости от условий жизни ваших сотрудников, но убедитесь, что они знают, что рекомендация для нормальной офисной работы и работы за компьютером составляет 500 люмен на квадратный метр. Эта цифра поможет купить подходящую лампочку для рабочего помещения.

Шум — это ещё одна вещь, на которую некоторые люди могут быть более чувствительны, чем другие. Тем не менее, исследования показывают, что белый шум — это тот шум, который производят океаны, леса, и, что интересно, некоторые бытовые приборы — может способствовать креативности и продуктивности. На самом деле, исследования показывают, что 85 дБ звука слишком отвлекают, в то время как 70 дБ являются идеальными для продуктивной работы.

Итак, если сотрудник живёт в жаркой среде, и у них нет возможности установить кондиционер, возможно, стоит отправить им охладитель воздуха в качестве раннего подарка на день рождения, что является недорогим и способствует поддержанию подходящего уровня шума и влажности.

Также стоит предложить частичную или полную компенсацию за рабочее место, если ваш бюджет позволяет.

Ваш дом в огне? Следите за выгоранием и устраните его

Выгорание — это реальность. Лучший способ его предотвратить — вести здоровый образ жизни, питаться качественной едой, быть физически активным, спать в нужное время, работать по расписанию и иметь достаточный отдых. Однако на самом деле жизнь полна сюрпризов, приятных и не очень, и иногда вам просто приходится плыть по течению.

Нам не нужны статистические данные, чтобы знать, что большинство людей испытывают стресс, и это сказывается на производительности работы.

Признаки выгорания

• Повышенная раздражительность: срываться на других на работе и дома
• Снижение производительности: стресс сжигает много энергии, и становится труднее выполнять те же задачи с тем же уровнем эффективности, что и раньше.
• Переработка: чрезмерная компенсация за отсутствие усилий
• Постоянная усталость: чувство, что вы весь день бегали в гору, но не можете заснуть

Некоторые вещи, которые помогут предотвратить выгорание

• Открытая политика отпусков: берите выходной, когда это необходимо, пока вы не пропадаете с радаров, когда на проекте и других членах команды есть зависимые задачи.
• Дни психического здоровья: для цифрового детокса, когда вам нужно перезагрузить ум, вернуть себя в центр и справиться со своими тревогами без давления работы
• Варианты ведения здорового образа жизни: абонемент в спортзал, сеансы терапии, участие в спортивных мероприятиях — всё, что ваш бюджет позволяет
• Дружественная обстановка и гибкость: окружение, где ваше мнение важно, и вас не будут ругать, если что-то пойдёт не так

Часто задаваемые вопросы

Некоторые исследования показывают, что люди становятся продуктивнее, когда переходят на удаленную работу. Они также с большей вероятностью делают выбор в пользу здорового образа жизни.

Когда речь идет о вашей личной продуктивности, лучший способ начать - это организовать специальное место для работы. Вам также следует оценить свою онлайн и оффлайн среду - инструменты, канцтовары, удобное кресло - и убедиться, что вы окружаете себя целенаправленными предметами. Однако более сложная, но более полезная задача - это научиться расставлять приоритеты в своей работе и ограничивать объем выполняемой работы.

Продуктивность может снизиться при работе из дома. Это зависит от вашего психоэмоционального состояния, от количества отвлекающих факторов у вас дома и от вашего опыта удаленной работы. Например, если вы никогда не работали удаленно, и у вас есть дети, ваша продуктивность, скорее всего, снизится. С другой стороны, если вы работали удаленно в прошлом и обладаете высокой дисциплиной, и ваш дом тихий большую часть дня, то ваш уровень продуктивности может быть даже выше, чем в офисе.

Удаленная работа подразумевает, что вы выполняете свою работу, находясь в месте с менее плотным населением. Работа удаленно означает выполнение своей работы без присутствия в физическом офисе. Ни одна из формулировок не меняет концепцию удаленной работы - работать из любого места, где есть Интернет-соединение, будь то ваш дом, кафе или личный офисная комната.