Guía para Lograr Resultados Duraderos en Equipos Remotos

El Estado del Trabajo Remoto Hasta 2020 y en Adelante

Según el informe de Buffer de 2019, el 99% de los encuestados expresó su disposición a trabajar de forma remota al menos ocasionalmente, enfatizando el deseo de flexibilidad y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar. Esta preferencia indica que las empresas que no ofrezcan opciones de trabajo remoto corren el riesgo de perder talento valioso.

A medida que la Generación Z, aquellos nacidos después de 2000, entra al mercado laboral, su familiaridad con la tecnología y su adaptabilidad a nuevas herramientas darán forma al futuro de los entornos laborales.

Si bien el trabajo remoto es común en el desarrollo de software, no es exclusivo de roles tecnológicos. Profesionales de diversos campos, incluidos marketing, educación y atención médica, están adoptando el trabajo remoto, demostrando una productividad significativa con solo una laptop y una conexión a Internet. Esta tendencia se está convirtiendo en la norma a medida que las industrias se abren a arreglos laborales flexibles.

Algunas empresas son totalmente remotas o se fundaron en línea, como Buffer, Doist y Hubstaff. La transición al trabajo remoto es factible para empresas de todos los tamaños, como lo evidencian las acciones de gigantes tecnológicos como Google, Facebook y Twitter durante las cuarentenas inducidas por la pandemia. Estas empresas han implementado políticas de trabajo remoto extendidas, mostrando la viabilidad de las operaciones remotas.

El cambio al trabajo remoto puede aliviar desafíos como los altos costos de vivienda en los centros tecnológicos al permitir que los empleados se trasladen a áreas más asequibles. Las pequeñas empresas también pueden hacer la transición al trabajo remoto y prosperar, como se ha visto con empresas más grandes.

Exploramos las características distintas del trabajo remoto en comparación con los entornos de oficina tradicionales.

¿Cómo es Diferente el Trabajo Remoto? Problemas Asociados con el Teletrabajo

En esta sección, exploramos tres problemas asociados con el teletrabajo. Cada problema puede tener tanto resultados negativos como positivos, destacando la necesidad de conciencia y gestión estratégica.

Comunicación

La comunicación a menudo se percibe como el aspecto más afectado del trabajo remoto debido a la falta de presencia física. Mientras que las interacciones cara a cara pueden aumentar la moral, la comunicación remota requiere un uso efectivo de herramientas digitales para mantener la conectividad.

La abundancia de herramientas de comunicación como Skype, Slack, Zoom y Asana puede ser abrumadora. Seleccionar la herramienta correcta depende de las necesidades y preferencias de tu equipo. Asegurar canales de comunicación claros es esencial, ya que algunos empleados pueden tener dificultades para expresarse sin señales visuales.

El trabajo remoto también carece de las interacciones espontáneas de un entorno de oficina, lo que puede llevar a sentimientos de aislamiento. La soledad es una preocupación significativa, ya que puede afectar la salud mental y la productividad. Según investigaciones, la soledad está relacionada con la depresión, el estrés y la disminución de la función cognitiva.

La comunicación en línea permite establecer reglas y expectativas, como los tiempos de respuesta, y puede reducir las interrupciones en el trabajo. Las videoconferencias y los canales informales pueden ayudar a mantener un sentido de comunidad y combatir la soledad.

• Miedos
  • Requiere herramientas adicionales para sostener (mensajerías, herramientas de videoconferencia, etc.)
  • Difícil de explicar cosas sin presencia personal
  • No hay 'charlas de agua' ni conexiones amistosas
  • Soledad y sentimientos de aislamiento
• Realidad
  • Hay muchas menos distracciones y más enfoque si toda tu comunicación es en línea.
  • Casi no hay diferencia entre una reunión en una sala de reuniones o una videoconferencia, así que todas tus reuniones y sesiones de lluvia de ideas pueden ser transferidas en línea.
  • La comunicación amistosa aún existe (charlas informales, reuniones en línea, etc.) — es una cuestión de la cultura corporativa.

• Requiere herramientas adicionales para sostener (mensajerías, herramientas de videoconferencia, etc.)
• Difícil de explicar cosas sin presencia personal
• No hay 'charlas de agua' ni conexiones amistosas
• Soledad y sentimientos de aislamiento

• Hay muchas menos distracciones y más enfoque si toda tu comunicación es en línea.
• Casi no hay diferencia entre una reunión en una sala de reuniones o una videoconferencia, así que todas tus reuniones y sesiones de lluvia de ideas pueden ser transferidas en línea.
• La comunicación amistosa aún existe (charlas informales, reuniones en línea, etc.) — es una cuestión de la cultura corporativa.

Tiempo y Productividad en el Trabajo Remoto

Las preocupaciones sobre la productividad a menudo surgen en entornos de trabajo remoto, ya que rastrear y gestionar tareas puede ser un desafío sin supervisión física. Sin embargo, esto se puede abordar contratando a personas automotivadas y utilizando herramientas de gestión de proyectos.

El trabajo remoto ofrece la ventaja de flexibilidad, permitiendo a los empleados adaptar su entorno de trabajo para obtener la máxima productividad. Estudios, como el realizado por Airtasker, muestran que los trabajadores remotos a menudo superan a sus contrapartes en la oficina.

Las herramientas de gestión de proyectos y seguimiento de tiempo como Trello, Asana y Everhour ayudan a mantener la responsabilidad y asegurar que las tareas se completen de manera eficiente.

• Miedos
  • El equipo no podrá gestionar su jornada laboral adecuadamente (como prioridades incorrectas o demasiado tiempo gastado en una tarea).
  • Es difícil controlar el tiempo y las tareas en línea.
  • Las personas no podrán concentrarse y la productividad al trabajar desde casa se verá afectada (como el ambiente o las distracciones).
• Realidad
  • Es importante contratar personas automotivadas que puedan trabajar sin un "palo".
  • Existen herramientas para rastrear tareas (por ejemplo, Trello y Asana) y software de seguimiento de tiempo (por ejemplo, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), que mantienen el control tanto para los gerentes como para los empleados.
  • La investigación muestra que la productividad aumenta cuando las personas cambian a un entorno remoto.
  • Aún es importante crear un lugar de trabajo cómodo y libre de distracciones. Puede ser una habitación separada (o al menos una mesa) o un espacio de coworking.

• El equipo no podrá gestionar su jornada laboral adecuadamente (como prioridades incorrectas o demasiado tiempo gastado en una tarea).
• Es difícil controlar el tiempo y las tareas en línea.
• Las personas no podrán concentrarse y la productividad al trabajar desde casa se verá afectada (como el ambiente o las distracciones).

• Es importante contratar personas automotivadas que puedan trabajar sin un "palo".
• Existen herramientas para rastrear tareas (por ejemplo, Trello y Asana) y software de seguimiento de tiempo (por ejemplo, Everhour, Timedoctor, Toggl, My Hours), que mantienen el control tanto para los gerentes como para los empleados.
• La investigación muestra que la productividad aumenta cuando las personas cambian a un entorno remoto.
• Aún es importante crear un lugar de trabajo cómodo y libre de distracciones. Puede ser una habitación separada (o al menos una mesa) o un espacio de coworking.

Salud y Hábitos

La pandemia de Covid-19 ha provocado bromas sobre el aumento de peso y la vestimenta casual, pero esto no debe tomarse como la norma. El trabajo remoto puede llevar a hábitos poco saludables debido a la reducción de actividad física y cambios en la rutina.

El exceso de trabajo es otra preocupación, ya que los trabajadores remotos pueden tener dificultades para mantener límites entre el tiempo laboral y personal. Sin embargo, el trabajo remoto ofrece la oportunidad de estilos de vida más saludables, ya que los empleados pueden evitar desplazamientos estresantes y crear rutinas que promuevan el bienestar.

• Miedos:
  • Dieta pobre, falta de ejercicio y malos hábitos de sueño
  • Exceso de trabajo
• Realidad:
  • Estas cosas son personales, no dependen del entorno laboral
  • Puede ser difícil durante las primeras semanas debido a un nuevo sistema, pero en general, las personas tienden a mantener una vida más saludable y un mejor equilibrio entre vida laboral y personal cuando trabajan de forma remota (sueño, comida, deportes, etc. — tienen más libertad para ajustarse a su propio ritmo y no pasan horas en transporte)

• Dieta pobre, falta de ejercicio y malos hábitos de sueño
• Exceso de trabajo

• Estas cosas son personales, no dependen del entorno laboral
• Puede ser difícil durante las primeras semanas debido a un nuevo sistema, pero en general, las personas tienden a mantener una vida más saludable y un mejor equilibrio entre vida laboral y personal cuando trabajan de forma remota (sueño, comida, deportes, etc. — tienen más libertad para ajustarse a su propio ritmo y no pasan horas en transporte)

Si bien estas preocupaciones son válidas, no son exclusivas del trabajo remoto. Abordar estos problemas requiere responsabilidad personal y esfuerzo consciente, independientemente del entorno de trabajo.

Cómo construir un equipo remoto y mantener a sus empleados productivos

Reconocer los posibles desafíos y debilidades del equipo permite una planificación estratégica para abordarlos. Aquí hay algunas estrategias para construir un equipo remoto exitoso y maximizar la productividad.

La comunicación es clave. ¿Cómo se establece?

Brie Reynolds de Remote.co y FlexJobs destaca la importancia de la comunicación en los equipos remotos. La retroalimentación regular y la interacción son cruciales para mantener la productividad y el compromiso.

Paso 0: Sea fácil de contactar y el primero en saludar

Inicie el contacto con los miembros del equipo para fomentar una comunicación abierta y construir confianza. Los cheques regulares muestran que valora sus contribuciones más allá del trabajo realizado.

• Pregunte cómo están personalmente y profesionalmente porque se preocupa por ellos más que solo como una unidad de trabajo.
• Dé retroalimentación honesta porque si están haciendo algo bien — necesitan saberlo, y si están haciendo algo mal — necesitan saberlo.
• Felicite el buen trabajo que han estado haciendo porque en línea no hay palmaditas en la espalda ni alabanzas espontáneas como en la oficina, y afirmar que sabe lo bien que están haciendo su trabajo significa más de lo que podría pensar.

Estar en contacto, dar críticas constructivas honestas y reconocer el buen trabajo ayuda a crear confianza y, inadvertidamente, facilita que los empleados le llamen por teléfono o le escriban en el chat si necesitan aclarar algo sobre una tarea o si algo sale mal.

Paso 1: Defina las expectativas de comunicación

Establezca pautas de comunicación claras para los tiempos de respuesta, los métodos de comunicación preferidos y los formatos de mensajes para agilizar las interacciones.

• el tiempo de respuesta
• qué requiere una llamada telefónica, un mensaje de chat o un correo electrónico
• formato de un mensaje o correo electrónico

En cuanto al último punto, enseñe a su gente cómo contextualizar la comunicación. Por ejemplo, si un empleado describe un problema, anímelo a incluir qué soluciones parecen adecuadas para el problema — esto promueve la auto-organización y también significa que su equipo puede lidiar con un problema cuando usted está fuera.

Paso 2: Organice chequeos y reuniones regulares

Reuniones y chequeos regulares aseguran la alineación, identifican problemas potenciales y brindan una oportunidad para retroalimentación y apoyo.

• Asegura que su equipo está en buen camino.
• Identifica dónde se está rezagando.
• Asegura que sus empleados no asuman más trabajo del que pueden lograr.
• Muestra el panorama general de cuándo un proyecto puede concluirse de manera realista.

Paso 3: Establezca objetivos claros por semana, mes y año

Metas y objetivos claramente definidos mantienen al equipo enfocado y motivado. Dividir los proyectos en tareas manejables ayuda a prevenir la procrastinación y el agotamiento.

Así que, cualquier proyecto u objetivo necesita ser distribuido en partes más pequeñas.

Paso 4: Cree un ambiente de aprendizaje

Fomente el aprendizaje a partir de errores tratándolos como oportunidades de crecimiento. Este enfoque fomenta una cultura de mejora continua e innovación.

Además, si trata un error como algo que se puede remediar y no como el fin del mundo, es más probable que las personas admitan que algo está mal.

Paso 5: Fomente la unión del equipo

Mantenga la unidad del equipo a través de canales de comunicación informales y eventos sociales virtuales. Comprender las preferencias individuales para videollamadas asegura un ambiente cómodo para todos los empleados.

Sin embargo, si decide realizar videollamadas, es una buena idea hablar con cada uno de sus empleados de manera individual para determinar si se sienten cómodos con ese tipo de arreglo. Esto asegura que no los obligue a estar en una situación en la que no quieren estar.

Herramientas para la comunicación en línea

Existen varias aplicaciones disponibles para mantener la comunicación en línea con su equipo remoto, incluyendo correo electrónico, chat, videollamada y aplicaciones de incorporación:

• Mailbird: para gestionar cuentas de correo electrónico y comunicación de negocios
• Slack: para crear canales de comunicación, chatear con compañeros, llamadas de audio/video
• Zoom o Lark: videoconferencias con opción de chat
• BambooHR: para la incorporación de nuevos empleados y mantener información de contacto

Tiempo y Productividad. ¿Cómo alcanzar resultados?

La productividad es un concepto elusivo. La definición en el diccionario diría que es una medida de efectividad en términos de entrada/salida. Si bien el tiempo es un factor en la productividad, muchas personas lo evalúan según la cantidad de tiempo que pasan trabajando y no por los resultados. Con el trabajo remoto, cuando no ve a las personas día a día, los resultados de su trabajo pasan al primer plano.

¿Es usted un líder de equipo productivo?

Paso 0: Enfóquese en los resultados, pero el tiempo también importa

¿Alguna vez ha pensado que las personas deberían dejar de intentar ser más productivas y simplemente mostrar resultados? Algunas personas tienen talento para parecer ocupadas durante ocho horas seguidas, pero al final del día, no se ha hecho mucho trabajo.

Una forma de ser productivo es dividir sus tareas en sub-tareas más pequeñas y medir el tiempo que necesita para realizar cada una hasta el estándar. Por un lado, es más probable que avance en una tarea porque tiene un algoritmo claramente definido. Por otro lado, cronometrar cada sub-tarea estimará el tiempo requerido para asignaciones similares en el futuro.

Hay una estadística que circula por la web que dice que los humanos tienen un tiempo de atención extremadamente corto, incluso dicen que ha disminuido de 12 a 8 segundos en los últimos veinte años aproximadamente. Pero esas cifras no son fiables.

Los psicólogos dicen que es difícil medir el tiempo de atención de cualquier ser vivo. Sin embargo, puede medir su capacidad de enfocarse: use un cronómetro para medir su trabajo y deténgalo cada vez que su mente se desvíe del tema.

Paso 1: Dé a sus empleados propiedad de su parte del trabajo

Además, deje que cada miembro de su equipo vea el panorama general (esquema del proyecto o hoja de ruta, hable de ello en las reuniones) y muestre cómo encaja en este panorama. La responsabilidad no proviene de órdenes o instrucciones sobre una tarea, sino de saber que su trabajo afecta los resultados de un proyecto. Esto se puede hacer mediante:

• Dándole la mayoría de los votos en una tarea — solo hay una persona que puede ser responsable de una tarea particular.
• Dándole una imagen clara de cómo es "genial" y "completo", y el alcance de la tarea.
• Dibujando una línea entre tareas donde puede "cometer" errores de manera "segura" y aquellas donde hay poco margen de error.

Paso 2: Priorizar el trabajo

Hacer las tareas más simples primero en lugar de alargarlas para siempre, hacer tareas urgentes primero porque son sensibles al tiempo — eso es lógico, pero saber qué tarea es urgente y cuál tomará menos tiempo no siempre es claro. Puede ayudar a su equipo a priorizar:

• Usando declaraciones como "esto es urgente, por favor complete para…" o "esto no debería tomar mucho tiempo", y "hágame saber si necesita ayuda para priorizar su trabajo para hoy."
• Agregando un código de colores o palabras al encabezado si está usando un administrador de tareas con tableros Kanban.

Jira tiene un sistema de estados para tareas, como normal, urgente o que bloquea el resto del trabajo. Sin embargo, si está usando estados, también debería definir lo que cada estado significa para su equipo. Al igual que con la etiqueta de comunicación, defina su cronograma esperado para cada estado.

Otro aspecto del trabajo urgente es que los empleados pueden tener otras tareas igualmente urgentes en progreso. En un mundo ideal, tales tareas no existirían, pero si existan en su equipo, asegúrese de:

• Preguntar qué otras tareas tienen los empleados en progreso.
• Ver si alguna de ellas es urgente.
• Preguntar cuánto tiempo se necesitaría para terminarlas
• Delegar a otra persona.

Paso 3: Limitar el trabajo en progreso

Algunos empleados pueden planificar más trabajo por día del que pueden manejar realísticamente. Puede ser desalentador si planeó hacer cinco tareas pero solo logró una. También es desalentador para otros trabajadores que contaban con que una tarea estuviera terminada.

Si tiene empleados que son del tipo conquistador — aquellos que consideran que cada tarea es esencial y quieren abordar todas las tareas a la vez — trabaje con ellos en la priorización y cree una tabla con tipos de tareas y tiempo requerido para completarlas completamente. Puede que lleve un tiempo llenar la tabla, y deberá monitorear durante un tiempo para verificar que los empleados han aprendido a evaluar sus habilidades adecuadamente. Si una jornada de 7 horas solo es suficiente para completar tres tareas, no hay necesidad de planear cinco.

Por otro lado, debería monitorear que sus miembros del equipo no tengan demasiadas tareas abiertas (en progreso) con plazos aproximados similares. Eso es multitasking, y no debería existir en el lugar de trabajo. Es una cosa cepillarse los dientes y ver televisión, y otra hacer dos tareas que requieren función cognitiva. Nuestros cerebros no pueden gestionar dos cosas que requieren mucho esfuerzo mental para lograr, así que si lo intenta, ninguna tarea tendrá éxito. El multitasking es un enemigo de la productividad.

Herramientas para usar para tiempo y productividad

El software ha cambiado realmente cómo se mide la productividad de los empleados remotos, y aquí hay algunos ejemplos útiles:

• Asana, Trello o Jira — administradores de tareas con tableros Kanban, funcionalidad y planes de precios variables — ofrecen flexibilidad para diferentes flujos de trabajo. Por ejemplo, Jira admite plantillas de problemas para tickets, puntos de historia y gestión de tareas detallada con plantillas de subtareas y plantillas épicas, lo que lo hace adecuado para equipos que necesitan capacidades avanzadas de seguimiento e informes.
• Toggle o Hourstack— para rastrear el tiempo
• Zapier— para integrar diferentes aplicaciones web

Cuidando el entorno laboral

Una conexión a Internet y una computadora portátil personal pueden ser suficientes en algunos casos, pero dependiendo del tipo de trabajo que realicen sus miembros del equipo, pueden necesitar más. Por ejemplo, si uno de sus empleados se ocupa del soporte al cliente, asegúrese de que tenga un auricular apropiado y un pequeño sistema telefónico empresarial con software VoIP. Para la compartición de pantalla, muchos trabajadores remotos consideran un software de co-navegación también.

No menos importante es tener en cuenta el entorno de trabajo que un trabajador tiene en casa. Existen requisitos en la ergonomía laboral si hablamos de una oficina: las condiciones térmicas, humedad, iluminación y contaminación acústica. Las condiciones térmicas aceptables son de 23-26 grados C en verano y de 20-23 en invierno. Esto puede no ser apropiado para alguien que siempre tiene calor o tiene una condición médica, pero la idea es asegurarse de que su equipo trabaje en comodidad.

En cuanto a la humedad, con la temperatura estándar, la humedad estándar es del 50%. La Agencia de Salud y Seguridad también dice que un rango del 40 al 70% debería afectar la percepción de la temperatura, pero una vez más, también dependerá de la persona.

Probablemente ha oído que uno debería obtener la mayor cantidad de luz del día posible. Eso puede no ser posible dependiendo de las condiciones de vida de sus miembros del equipo, pero asegúrese de que sepan que la recomendación para el trabajo normal en oficina y trabajar con una computadora es de 500 lúmenes por metro cuadrado. Esta cifra ayudará a comprar una bombilla apropiada para la sala de trabajo.

El ruido es otra cosa a la que algunas personas pueden ser más sensibles que otras. Sin embargo, los estudios muestran que el ruido blanco — el tipo de ruido que los océanos, bosques y, curiosamente, algunos electrodomésticos producen — puede promover la creatividad y la productividad. De hecho, la investigación indica que 85 dB de sonido es demasiado distractor, mientras que 70 dB es ideal para un trabajo productivo.

Así que, si un empleado vive en un entorno caluroso, y no hay forma de que instalen aire acondicionado, podría ser una buena idea enviarles un enfriador de aire como un regalo de cumpleaños anticipado, algo que sea asequible y contribuya a un nivel apropiado de contaminación acústica y humedad.

También es una buena idea ofrecer compensación parcial o total por un espacio de coworking, según lo permita su presupuesto.

¿Está su casa en llamas? Espiar y eliminar el agotamiento

El agotamiento es real. La mejor manera de prevenirlo es llevando un estilo de vida saludable, comiendo alimentos de alta calidad, siendo físicamente activo, yendo a la cama a la hora adecuada, trabajando con un horario, y teniendo suficiente descanso. En realidad, sin embargo, la vida está llena de sorpresas, agradables y no tanto, y a veces, simplemente se fluye.

No necesitamos datos estadísticos para saber que la mayoría de las personas están estresadas, y esto se traduce en un rendimiento laboral deficiente.

Señales de agotamiento

• Irritabilidad incrementada: snaping a otros en el trabajo y en casa
• Rendimiento decreciente: el estrés quema mucha energía, y se vuelve más difícil hacer las mismas tareas con el mismo nivel de eficiencia que antes.
• Trabajar en exceso: sobrecompensar la falta de esfuerzo
• Exhaustión constante: sentir como si hubieras estado corriendo colina arriba todo el día, pero no puedes dormir

Algunas cosas para ayudar a prevenir el agotamiento

• Política de vacaciones abierta: tome un día libre siempre que lo necesite siempre que no desaparezca del radar mientras hay tareas de las cuales dependen el proyecto y otros miembros del equipo.
• Días de salud mental: para una desintoxicación digital, cuando necesitas reiniciar tu mente, centrarte y lidiar con tus ansiedades sin la presión del trabajo
• Opciones para un estilo de vida saludable: una membresía de gimnasio, sesiones de terapia, participación en eventos deportivos — cualquier cosa que permita su presupuesto
• Ambiente amigable y flexibilidad: un ambiente donde su opinión importa y no será gritado si algo sale mal

FAQ

Algunos estudios muestran que las personas se vuelven más productivas cuando cambian al trabajo remoto. También es más probable que tomen decisiones de estilo de vida saludables.

Cuando se trata de tu productividad personal, la mejor manera de comenzar es organizando un lugar dedicado para trabajar. También deberías evaluar tu entorno en línea y fuera de línea: herramientas, papelería, una silla cómoda, y asegurarte de rodearte de objetos con propósito. Sin embargo, lo más difícil pero benéfico es aprender a priorizar tu trabajo y limitar la cantidad de trabajo que tienes en progreso.

La productividad puede disminuir al trabajar desde casa. Esto depende de tu estado mental, la cantidad de distracciones que tengas en casa y tu experiencia con el trabajo remoto. Por ejemplo, si nunca has trabajado de forma remota y tienes hijos, es muy probable que tu productividad disminuya. Por otro lado, si has trabajado de forma remota en el pasado, eres altamente disciplinado y tu hogar es tranquilo la mayor parte del día, entonces tu nivel de productividad puede ser incluso mejor que en la oficina.

Trabajar de forma remota implicaría que estás realizando tu trabajo mientras te encuentras en un lugar con una población menos concentrada. Trabajar de forma remota significa hacer tu trabajo sin estar presente en una oficina física. Ninguna de las frases cambia el concepto de trabajo remoto: trabajar desde cualquier lugar que tenga conexión a Internet, ya sea tu casa, un café o una sala de oficina personal.