Unir Slack, Email e Mensagens
Nesta era digital, as apps móveis estão na moda, especialmente no que se refere a mensagens e gestão de tarefas. No entanto, a maioria das empresas continua a usar o email como principal método de comunicação corporativa. Além disso, os utilizadores privados de email estão convencidos — mesmo com todas as suas aversões ao email — de que o email nunca vai desaparecer.
É por isso que vou olhar como combinar da melhor maneira aplicativos de mensagens para equipes como Slack, e-mail e outros meios de comunicação.
Por Que Usar Aplicativos de Mensagens Como o Slack?
Hoje em dia, a maioria das equipes corporativas prefere o Slack para promover a comunicação colaborativa, especialmente em projetos. De fato, The Verge e o New York Times destacaram o Slack como o verdadeiro assassino do e-mail. Mais de dez milhões de pessoas usam o Slack todos os dias, para ser exato.
Permite que os membros dos canais se comuniquem mais rapidamente, compartilhem documentos e enviem e-mails para um canal, e tem dezenas de bots incríveis para automatizar uma série de coisas que o e-mail simplesmente não consegue. Por exemplo, o Slack oferece uma super opção de compartilhamento de código através de trechos - meu favorito pessoal.
Embora possa reduzir os e-mails entre os membros da equipe, o Slack não pode substituí-los completamente.
O Email Não Vai Morrer
A escritora da Forbes, Maureen Henderson (@GenerationMeh) acertou em cheio:
"O email é o armazenamento em nuvem do seu cérebro, facilmente dividido em pastas. Precisa de um link que o seu chefe lhe enviou na semana passada? Procure na sua caixa de entrada. Precisa confirmar o horário do seu voo de Newark? Veja aquele email de confirmação da Delta."
Um relatório do Radicati Group afirmou que estávamos enviando e recebendo 215,3 bilhões de emails todos os dias em 2016. Até 2020, esse número mudou para 306,4 bilhões de emails enviados e recebidos e espera-se que cresça para 361 bilhões.
Então, por que as pessoas ainda confiam no email?
"Pesquisas mostraram que encontramos um valor real em poder referir-nos a registros escritos das nossas vidas quotidianas, mesmo que descartemos o registro de tais minúcias como maçante no momento," explicou Henderson. "Isso também nos dá a sensação de estar conectados ao resto da equipe e envolvidos nos acontecimentos da empresa. É tudo a um clique de distância."
Além disso, apesar de muitas preocupações com a segurança, newsletters, notificações de sistema e comunicações comerciais formais (como memorandos e contratos) continuarão a ser enviadas principalmente por email. Os aplicativos de mensagens simplesmente não são adequados para isso, especialmente em configurações corporativas. Parece que não vamos fazer uma transição completa do email para o Slack; em vez disso, precisamos combinar os dois.
Como é que pode combiná-los da melhor forma?
Dado que ainda temos diferentes grupos etários na força de trabalho, incluindo pessoas que não estão prestes a deixar o seu mundo estruturado de memorandos e e-mails, e com o aumento da força de trabalho millennial ao mesmo tempo, é necessário que muitas empresas encontrem a melhor forma de combinar tanto o e-mail como os modernos aplicativos de mensagens, como o Slack.
Os utilizadores de hoje são bem conhecidos pelo Shadow IT. Estes são sistemas e soluções de TI construídos e utilizados dentro das organizações sem a aprovação explícita da organização.
A integração de aplicativos com o e-mail parece ser a forma mais lógica.
Fiquei intrigado quando encontrei Mailbird, um novo cliente de e-mail para mim. Permite integrar com mais de 30 aplicativos (incluindo Slack, Asana, WhatsApp e Facebook, entre outros) com o aplicativo atual em uso a aparecer na barra lateral direita do cliente de e-mail. Carregar em qualquer aplicativo está a um clique de distância, e achei a sua versatilidade na escolha dos aplicativos muito amigável na parte superior da barra.
O Slack foi o meu primeiro aplicativo a ativar no Mailbird. Usei-o para criar canais do Slack para comunicar os tópicos quentes dos projetos em que estamos atualmente a trabalhar. Semelhante ao Twitter, os canais têm hashtags, e também há opções para mensagens diretas e menções.
Deste modo, estou constantemente em contacto com o que se passa à volta de qualquer projeto, evento ou pessoa na empresa, enquanto continuo a acompanhar os meus e-mails, sem ter que mudar de aplicações.
Isto, para mim, é a inovação mais útil do Mailbird, uma vez que me poupa tempo enquanto torna conveniente o uso das funcionalidades do Slack, que não podem ser encontradas em qualquer aplicativo de e-mail.
Para a nossa equipe, esta integração de aplicativos de mensagens com o meu cliente de e-mail de escolha reduziu efetivamente a quantidade de e-mails que recebo. Com os aplicativos de mensagens e o e-mail agora sob um só teto, podemos referenciar entre os dois, tornando as nossas comunicações ainda mais eficazes.
Mailbird oferece o melhor de dois mundos, e gosto do facto de que pode ter a sua aplicação de mensagens numa área focada ao lado dos seus e-mails. Isto significa que é fácil mudar para o que for o seu foco principal no momento, seja e-mail ou um aplicativo de mensagens, e o outro pode ficar oculto.
A facilidade e velocidade de acesso significam que não preciso sair da minha aplicação de e-mail, e depois mudar para um navegador para a minha comunicação empresarial. Mailbird cuida de tudo isso por mim.
Como é que combina os seus aplicativos de mensagens e e-mail? Deixe-me saber na secção de comentários abaixo.
Perguntas Frequentes
Como posso enviar um email para o Slack?
Clique no ícone de "detalhes" em um canal que tem um endereço de email. Depois, selecione "Mais" e "Enviar emails para o canal" no menu.
Como o Slack é diferente do email?
Embora o email às vezes seja usado como uma ferramenta de comunicação em tempo real, esse não é o principal objetivo do email. O Slack, por outro lado, é um aplicativo de mensagens para equipes que permite comunicação instantânea com colegas e grupos, com reações, emojis e um ecossistema único de aplicativos de chat.
Como o Slack funciona?
O Slack funciona como uma ferramenta de comunicação interna da empresa. Os colegas podem conversar com qualquer pessoa nos contatos do Slack, mas também funciona como um sistema de canais criados para diferentes propósitos, como comunicação em toda a empresa ou para anúncios da empresa.
Como posso parar os emails do Slack?
Você pode fazer isso nas configurações da conta. Vá para a aba de Notificações e encontre as preferências de Notícias e Atualizações por Email. Desmarque que tipo de notícias você não deseja receber, e elas não serão mais enviadas para seu endereço de email.
