Jak napisać wiadomość poza biurem? [12 szablonów]
![Jak napisać wiadomość poza biurem? [12 szablonów]](https://www.getmailbird.com/assets/components/phpthumbof/cache/out-of-office-message.2768a551cc775192dd0c87daa34aecc5.webp)
Możesz wygrzewać się na słońcu na plaży lub szusować po stokach, ale twoi współpracownicy, klienci i inni partnerzy biznesowi wciąż są w biurze i mogą nie wiedzieć, że jesteś niedostępny.
Niepowiadomienie ludzi o tym, że jesteś poza biurem, może cię prześladować, zwłaszcza jeśli oczekują szybkiej odpowiedzi. Przed udaniem się na tak bardzo potrzebny czas wolny, konieczne jest skonfigurowanie odpowiedzi poza biurem. Na wypadek, gdybyś czuł się zagubiony, przygotowaliśmy 7 wiadomości poza biurem, aby Cię zainspirować.
Co to jest wiadomość poza biurem?
Wiadomość poza biurem (lub wiadomość OOO) to wiadomość e-mail skonfigurowana do automatycznego wysyłania do każdego, kto napisze do ciebie e-mail, gdy nie możesz sprawdzić lub odpowiedzieć na swoje e-maile przez jakiś czas. Dzięki niej ludzie wiedzą, dlaczego nie odezwiesz się do nich od razu i co mogą zrobić lub z kim mogą porozmawiać podczas Twojej nieobecności.
Jak napisać dobrą wiadomość poza biurem?
Odhaczyłeś wszystkie swoje zadania i twoja skrzynka odbiorcza jest pusta. Przed wyjazdem na przerwę, niezależnie od tego, czy jest to szybka weekendowa ucieczka, czy długie letnie wakacje, pozostaje jeszcze jedno zadanie do wykonania: skonfigurowanie wiadomości e-mail poza biurem. Prawdopodobnie będziesz musiał to zrobić również dla innych narzędzi komunikacji w pracy.
Źle skonfigurowana wiadomość poza biurem lub nie skonfigurowanie jej w ogóle może powodować problemy zarówno podczas nieobecności, jak i po powrocie.
Na przykład, jeśli nie powiesz, kiedy wrócisz, Twój zespół i klienci mogą wysyłać do Ciebie e-maile. Może to zapełnić skrzynkę odbiorczą i utrudnić powrót na właściwe tory po urlopie. Ponadto, jeśli nie udostępnisz danych kontaktowych osoby, która może pomóc podczas twojej nieobecności, projekty mogą utknąć w martwym punkcie, a klienci mogą poczuć się zaniedbani.
Jak więc napisać dobrą wiadomość poza biurem? Oto kilka istotnych wskazówek, które mogą ci w tym pomóc:
- Zbierz ważne informacje: Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz wszystkie szczegóły, które chcesz zawrzeć w swojej wiadomości.
- Profesjonalne praktyki e-mailowe: Stosuj te same wytyczne dotyczące profesjonalnego pisania wiadomości e-mail, których normalnie byś przestrzegał.
- Temat wiadomości: Stwórz jasny i, w razie potrzeby, sprytny temat, który wskaże, że jesteś poza biurem.
- Powitanie: Rozpocznij od uprzejmego powitania, aby serdecznie zwrócić się do nadawcy.
- Zwięzłość jest kluczowa: Treść wiadomości poza biurem powinna być zwięzła i na temat.
- Dodaj podziękowanie: Dołącz uprzejmą notatkę, taką jak "Dziękuję za e-mail" lub komentarz wybiegający w przyszłość, taki jak "Z niecierpliwością czekam na kontakt po moim powrocie"
- Zakończenie: Zakończ standardowym podpisem i swoim profesjonalnym podpisem, który zwykle zawiera Twoje stanowisko i dane kontaktowe.
- Przegląd: Zanim sfinalizujesz swoją wiadomość, przeczytaj ją uważnie, aby sprawdzić, czy nie ma w niej błędów lub literówek.
Pamiętaj, że celem jest informowanie i kierowanie, a nie szczegółowe wyjaśnianie nieobecności. Zachowaj profesjonalny, informacyjny i, jeśli to możliwe, nieco osobisty charakter, aby zachować ludzki charakter.
Co zawrzeć w wiadomości e-mail poza biurem?
W wiadomości poza biurem warto zawrzeć podstawowe informacje, takie jak:
- Powód nieobecności
- Jak długo będziesz poza biurem i kiedy wrócisz
- Z kim się skontaktować (i jego numer telefonu), jeśli sprawa jest pilna. Uwzględnij te informacje, a Twoja wiadomość z wakacji będzie idealna.
W zależności od tego, czym się zajmujesz i czego mogą potrzebować Twoje kontakty, możesz chcieć podać więcej informacji. Wiele usług poczty e-mail pozwala skonfigurować dwie różne odpowiedzi poza biurem w tym samym czasie: jedną dla osób, z którymi pracujesz bezpośrednio, a drugą dla osób spoza firmy.
Czego unikać w wiadomości poza biurem?
Podczas konfigurowania wiadomości poza biurem kluczowy jest profesjonalizm i zwięzłość. Oto, czego zazwyczaj należy unikać: Nadmiernego rozpisywania się: Twoja automatyczna odpowiedź powinna być zwięzła. Nie ma potrzeby zdradzać zbyt wiele na temat tego, dokąd się wybierasz i dlaczego. Pozwala to skupić się na najważniejszych informacjach.
Obietnice natychmiastowej odpowiedzi: Nie sugeruj, że odpowiesz na e-maile natychmiast po powrocie. Bardziej realistycznie jest dać sobie trochę czasu na nadrobienie zaległości.
Angażowanie innych bez zgody: Zawsze pytaj współpracowników, czy możesz uwzględnić ich jako osoby kontaktowe w nagłych wypadkach w odpowiedzi poza biurem. Muszą oni wyrazić zgodę na obsługę dodatkowych zapytań w twoim zastępstwie.
Szablony wiadomości poza biurem
Jak wygląda dobra odpowiedź poza biurem?
Poniżej znajdziesz 8 różnych odpowiedzi poza biurem, z których możesz czerpać inspirację podczas tworzenia własnych.
Przykładowa wiadomość urlopowa poza biurem
Wysyłanie wiadomości na wakacje może być trudne. Oto świetna wiadomość na wakacje.
Cześć,
Dziękuję za wiadomość e-mail. Będę poza biurem od mm/dd do mm/dd i będę miał ograniczony dostęp do poczty e-mail / nie będę miał dostępu do poczty e-mail. Jeśli sprawa jest pilna, proszę o kontakt z [NAME] pod adresem [EMAIL] lub [PHONE]. Dołożę wszelkich starań, aby niezwłocznie odpowiedzieć na wiadomość e-mail po powrocie w dniu mm/dd.
Pozdrawiam,
NAZWISKO
Nie zawsze mamy czas na bycie sprytnym lub kreatywnym i to jest w porządku! U podstaw wiadomości e-mail z odpowiedzią na urlop leży po prostu poinformowanie nadawcy, że jesteś poza biurem i kiedy może spodziewać się odpowiedzi.
Elementy świetnej odpowiedzi poza biurem to
- Jak długo Cię nie będzie
- Kiedy wrócisz, oraz
- Z kim się skontaktować (i jego numer telefonu), jeśli sprawa jest pilna. Uwzględnij te informacje, a Twoja wiadomość urlopowa będzie idealna.
Generowanie leadów
Czy kiedykolwiek myślałeś o wiadomości poza biurem jako o narzędziu do generowania leadów? Cóż, teraz powinieneś! Stworzenie okazji do pozyskania potencjalnych klientów w wakacyjnej wiadomości jest całkiem proste. Wystarczy dodać trochę polotu na końcu wiadomości i zacząć zbierać leady!
Witam i dziękuję za wiadomość. Obecnie jestem poza biurem do mm/dd z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Jeśli Twoja prośba jest pilna, skontaktuj się z [NAZWISKO] pod [EMAIL lub TELEFON].
W międzyczasie, czy wiesz, że mamy cotygodniowy / comiesięczny biuletyn? Tak, dobrze słyszałeś! Cotygodniowa dawka wszystkich ulubionych treści [COMPANY] wysyłana bezpośrednio do skrzynki odbiorczej. Aby upewnić się, że nie przegapisz wszystkich dobrych rzeczy, zapisz się do naszego newslettera tutaj.
Na pewno odezwę się do ciebie, gdy wrócę mm/dd.
Dzięki
Oprócz zapisania się do newslettera, możesz wykorzystać tę okazję, aby zachęcić do udziału w webinarium, zapisania się na kurs online, pobrania białej księgi lub jakiejkolwiek innej taktyki generowania leadów, którą wdraża Twój zespół sprzedaży i marketingu.
Szablon wiadomości OOO dotyczącej promocji treści
Profesjonalny podpis e-mail jest niezwykle skutecznym narzędziem do budowania marki. Ale czy wiesz, że profesjonalny podpis e-mail w formacie HTML może być również świetnym narzędziem do generowania leadów? To prawda! Dodaj klikalny baner lub wezwanie do działania do podpisu wiadomości e-mail poza biurem i zachęć ludzi do odwiedzenia Twojego sklepu internetowego, zapisania się na webinar lub pobrania ebooka. Generatory online, takie jak Newoldstamp lub MySignature, mogą pomóc zautomatyzować proces przyjmowania podpisów w całej firmie.
Jeśli generowanie leadów nie jest kluczową strategią Twoich działań sprzedażowych lub marketingowych, możesz wykorzystać swoją wiadomość poza biurem, aby przyciągnąć więcej uwagi do swoich treści. Dodaj trochę wartości do swojej wiadomości e-mail, łącząc się z interesującym zasobem online opracowanym przez Twoją firmę. Możesz także użyć wiadomości z automatyczną odpowiedzią, aby ulepszyć swoją strategię promocji.
Cześć,
Dziękuję za wiadomość e-mail. Jestem teraz poza biurem i nie wrócę do mm/dd. Na szczęście dla Ciebie, nasze zasoby nigdy nie biorą wolnego i mamy ten niesamowity ebook / białą księgę / infografikę na temat [TYTUŁ], który myślę, że Ci się spodoba.
Odezwę się, jak tylko wrócę do biura.
Najlepszy
Szablon wiadomości o korkach poza biurem
Cześć,
Dzięki za kontakt. Niestety, jestem poza biurem od mm/dd do mm/dd z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Jeśli twoje pytanie może poczekać, odpowiem na e-maile, które przegapiłem po powrocie [DZIEŃ]. Jeśli nie, skontaktuj się z [NAZWISKO] na [EMAIL] lub [TELEFON], a on / ona zajmie się tobą.
Czy napisałeś do mnie w sprawie [USŁUGA, KTÓRĄ ŚWIADCZYSZ]? Świetnie! Przeczytaj, co mówią nasi klienci o tym, jak niesamowite było ich doświadczenie. (Link do opinii klientów lub studiów przypadku)
Odezwę się tak szybko, jak to możliwe.
Dzięki!
Być może nie masz żadnych treści do promowania lub po prostu chcesz przyciągnąć ruch do swojej witryny za pomocą odpowiedzi spoza biura. Świetnie! Wakacyjna odpowiedź to świetny sposób na zrobienie tego. W zależności od strony, do której prowadzi link, wiadomość zwrotna może być inna, ale oto przykład.
Networking lub nowy biznes
Choć bardzo byśmy tego chcieli, nie każda wiadomość wyjazdowa dotyczy wakacji. Czasami potrzebujesz odpowiedzi poza biurem na podróż służbową lub konferencję. Zamiast po prostu mówić ludziom, że jesteś poza domem, dlaczego nie wykorzystać tej okazji, aby zachęcić do nawiązywania kontaktów lub nowych połączeń biznesowych?
Cześć!
Dziękuję za wiadomość. Jestem poza biurem na tej niesamowitej konferencji [MIESIĄC] [DZIEŃ]-[DZIEŃ]. Czy Ty też tam będziesz? Chętnie nawiążę kontakt! Nasza firma będzie wystawiać się na stoisku ###. Zapraszam do odwiedzenia! / [NAZWISKO], nasz [TYTUŁ], będzie przekazywał wiedzę podczas swojego wystąpienia [DZIEŃ] o [GODZINA] w [LOKALIZACJA]. Nie będziesz chciał tego przegapić!
Śledź i tweetuj mnie @Twitter_Handle, aby uzyskać przemyślenia i rozmowy na temat konferencji. Czekamy na wiadomość od Ciebie!
Pozdrawiam serdecznie,
NAZWA
Zaangażowanie w mediach społecznościowych
Odsetek osób śledzących marki w mediach społecznościowych waha się od 44% do 53% (w zależności od platformy), a 53% osób śledzących marki w mediach społecznościowych jest bardziej lojalnych wobec tych marek. Ma więc sens, że firmy chcą budować swoją publiczność w mediach społecznościowych, zwłaszcza w celu tworzenia lojalnych klientów.
Jednak większość ludzi nie szuka kont marki w mediach społecznościowych. Bardziej prawdopodobne jest, że będą Cię śledzić, jeśli zostaną o to poproszeni lub otrzymają taką możliwość, co można zrobić w odpowiedzi na wakacje.
Cześć!
Przepraszam, że mnie przegapiłeś. Jestem poza biurem od mm/dd do mm/dd i odpowiem na moje e-maile po powrocie [DZIEŃ].
Aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami w [FIRMA], śledź nas na Facebooku / Twitterze / LinkedIn / Instagramie / Pinterest / itp. (Na Twitterze jesteśmy naprawdę zabawni, zaufaj mi)
Odezwę się tak szybko, jak to możliwe.
Dzięki!
Zabawne/sprytne
" wiadomości biurowych to te zabawne i sprytne. Istnieje mnóstwo przykładów, od nadania osobowości swojemu "robotowi autorespondera", przez używanie GIF-ów i memów, po żartowanie z tego, co faktycznie robisz na wakacjach. Takie wiadomości mogą dodać osobistego charakteru do automatycznych odpowiedzi. Oto kilka przykładów sprytnych wiadomości poza biurem:
Słyszałem, że nadchodzi zima, więc postanowiłem pojechać do [CIEPŁEGO MIEJSCA]. Będę popijać koktajle na plaży do mm/dd i nie będę sprawdzać poczty e-mail. Trzymajcie się ciepło!
Przykro mi to mówić, ale jestem na wakacjach do dnia mm/dd i nie będę sprawdzać e-maili. Jestem pewien, że prawdopodobnie nie chcesz tego słyszeć, ponieważ sam pracujesz, więc oto filmik z kotem na pocieszenie. Wrócę z podróży w [DZIEŃ]. Miłego tygodnia!
ZŁA WIADOMOŚĆ: Jestem poza biurem na wakacjach do mm/dd. Odpowiem na wszystkie e-maile po powrocie.
DOBRA WIADOMOŚĆ: Mój kolega [NAZWISKO] łaskawie zaoferował, że zostanie z tyłu i zajmie się moją pracą. Jest superbohaterem. Jeśli twoja prośba jest pilna, możesz skontaktować się z nim pod adresem [EMAIL].
Miłego tygodnia!
Wakacyjna wiadomość poza biurem
Jeśli planujesz wyjechać na wakacje, warto poinformować współpracowników o swojej nieobecności i dacie powrotu. Wiadomość poza biurem to skuteczny sposób na zrobienie tego. Poniżej znajduje się prosty szablon:
Temat: Out of Office: [Twoje imię i nazwisko]
Cześć!
Dziękuję za wiadomość e-mail. Obecnie jestem na wakacjach do [Data powrotu]. Odezwę się jak najszybciej po powrocie.
Jeśli potrzebujesz pomocy od razu, skontaktuj się z [Alternate Contact Name] pod adresem [Alternate Contact Email]. Są oni dostępni, aby ci pomóc.
Dziękuję za zrozumienie i czekam na odpowiedź na wiadomość e-mail po moim powrocie.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje imię i nazwisko]
Wiadomość o chorobie poza biurem
Nieoczekiwana choroba oznacza konieczność przygotowania szybkiej odpowiedzi poza biurem. Oto zwięzły szablon, który zapewnia przejrzystość i uprzejmość:
Temat: Poza biurem: [Twoje imię i nazwisko]
Cześć,
Jestem obecnie poza biurem z powodu choroby i nie będę sprawdzał wiadomości e-mail, dopóki nie wrócę.
W pilnych sprawach proszę o kontakt z [Alternate Contact Name] pod adresem [Alternate Contact Email]. Są gotowi pomóc w moim zastępstwie.
Wasza wyrozumiałość jest bardzo mile widziana i nie mogę się doczekać powrotu do zdrowia.
Najlepsze życzenia,
[Twoje imię i nazwisko]
Prosta wiadomość poza biurem na jeden dzień
Nawet jeśli wyjeżdżasz tylko na jeden dzień, wiadomość poza biurem to dobry pomysł. Oto szablon, który jest idealny na krótkie nieobecności:
Temat: Poza biurem: [Twoje imię i nazwisko]
Witam,
Dziękuję za wiadomość. Jestem poza biurem dzisiaj, [Data], i wrócę jutro, [Data powrotu]. Odpowiem na wiadomość e-mail, gdy tylko wrócę.
Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [Alternate Contact Name] pod adresem [Alternate Contact Email].
Dziękuję za zrozumienie.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje imię i nazwisko]
Świąteczna wiadomość poza biurem
W okresie świątecznym miło jest zostawić świąteczną wiadomość poza biurem. Oto jeden, który rozprzestrzenia radość, a jednocześnie jest informacyjny:
Temat: Season's Greetings: [Twoje imię i nazwisko]
Witam,
Dziękuję za wiadomość e-mail. Jestem poza biurem z powodu świąt Bożego Narodzenia od [Data rozpoczęcia] do [Data zakończenia]. Wrócę i będę gotowy do odpowiadania na e-maile w dniu [Data powrotu].
Jeśli Twoja sprawa jest pilna, skontaktuj się z [Alternate Contact Name] pod adresem [Alternate Contact Email], który z przyjemnością pomoże Ci podczas mojej nieobecności.
Życzę wesołych Świąt Bożego Narodzenia i radosnego okresu świątecznego!
Ciepłe pozdrowienia,
[Twoje imię i nazwisko]
Bonus: Wiadomość o urlopie macierzyńskim poza biurem
W niektórych przypadkach możesz być nieobecny z powodów innych niż urlop. Pamiętaj, aby skonfigurować odpowiedź poza biurem dla długoterminowego zwolnienia lekarskiego i urlopu macierzyńskiego.
Dziękujemy za kontakt. Obecnie przebywam na urlopie macierzyńskim/ojcowskim i cieszę się czasem spędzonym z nowym członkiem rodziny. Planuję wrócić do pracy w dniu [Data powrotu].
W pilnych sprawach proszę o kontakt z [Alternate Contact Name] pod adresem [Alternate Contact Email], który zapewni ciągłość i chętnie pomoże podczas mojej nieobecności.
Zrozumienie jest bardzo cenne w tym szczególnym czasie. Z niecierpliwością czekam na ponowne nawiązanie kontaktu po moim powrocie.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje imię i nazwisko]
Aby urozmaicić wiadomości z automatyczną odpowiedzią, możesz wysłać obraz zamiast zwykłej wiadomości e-mail z odpowiedzią, jak pokazano w poniższym przykładzie.
Chcesz dodać obraz, ale edytować go na własny użytek? Odwiedź Venngage, aby edytować szablon. Znajdziesz tam wiele innych szablonów do wyboru.
Podsumowanie
Podobnie jak wiele osób, możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, że twoja wiadomość wyjazdowa jest wyjątkową okazją do bycia niezapomnianym i sprawienia komuś przyjemności, poza zwykłym poinformowaniem go, że jesteś poza biurem. Nie musi być długa ani skomplikowana - wystarczy, że będzie przemyślana i interesująca. Tak więc, następnym razem, gdy będziesz konfigurować swój wakacyjny responder, użyj go, aby poinformować, pomóc lub zachwycić nadawcę wiadomości e-mail. Będzie to zabawne ćwiczenie dla ciebie i miła niespodzianka dla nich!
Jaką najlepszą wiadomość otrzymałeś lub napisałeś poza biurem? Daj nam znać w komentarzach!
Często zadawane pytania
Co to jest dobra wiadomość poza biurem?
Wiadomość poza biurem to autoresponder, który został starannie zaprojektowany do wysyłania do tych, którzy próbują się z tobą skontaktować, gdy jesteś poza biurem.
Jak skonfigurować wiadomość poza biurem?
Proces jest prosty. W ustawieniach poczty e-mail wybierz opcję Plik. Teraz wybierz Automatyczne odpowiedzi z podanej listy. W tym momencie wpisz wiadomość autorespondera. Następnie wybierz OK, aby ją zapisać.
Dlaczego wiadomość poza biurem jest ważna?
Wiadomość poza biurem jest ważna, ponieważ pozwala informować ludzi i mówi im, jak postępować pod twoją nieobecność. Możesz także wybrać opcje dla pilnych spraw w wiadomości poza biurem.
Co należy powiedzieć w wiadomości poza biurem?
Wiadomość poza biurem powinna zawierać okres, w którym będziesz poza biurem, najlepiej wraz z dokładnymi datami. Powinieneś również podać, z kim posłaniec powinien się skontaktować w nagłych przypadkach. Możesz również dołączyć promocje i linki społecznościowe.
